Le app sul cellulare di un’Assistente Virtuale
22 Ottobre 2021 » Organizzazione, Strumenti utili
Nel mio lavoro da Assistente Virtuale uso principalmente il pc fisso alla mia scrivania: è fondamentale per me poter gestire i task che mi affidano i clienti nel modo più efficiente possibile, che significa avere a disposizione uno schermo grande dove poter aprire contemporaneamente più file o pagine internet, un accesso rapido agli archivi digitali contenenti tutte le informazioni utili e la possibilità di usare agevolmente i vari programmi che mi aiutano a svolgere le varie attività.
Quando non ho la possibilità di lavorare alla solita postazione utilizzo il portatile, mentre raramente uso il cellulare per svolgere direttamente mansioni di lavoro, piuttosto lo uso come “strumento di controllo” o di emergenza.
Le app di lavoro installate sul mio telefono
- App di social network, come Facebook e LinkedIn, mi permettono di interagire con il mio network di contatti professionali. Instagram, invece, lo uso (pochissimo) a livello solo personale.
- WhatsApp lo uso per lavoro solo in caso di emergenza o con pochi clienti che sono spesso in viaggio.
- Asana e Toggl Track sono entrambi collegati al mio account, da cui lavoro abitualmente su pc fisso. Li ho installati per eventuali emergenze fuori casa, ma non li uso quasi mai da telefono.
- Registratore vocale: lo utilizzo per registrare note/appunti/idee che mi vengono in mente mentre sono in giro e dato che non amo scrivere con la tastiera del cellulare, preferisco registrare un vocale e poi riascoltarlo una volta a casa e annotare gli spunti laddove mi serve.
- Gmail: sul telefono ho impostato entrambe le mie caselle e-mail, sia quella professionale che quella personale, in modo da poter tenere sempre sotto controllo la posta elettronica.
- Legalmail è l’app che uso per leggere la PEC.
- Le app di Google Drive e di Dropbox mi danno la possibilità di avere accesso ovunque io sia agli archivi di dati in cui trovo tutti i documenti relativi alle mie attività e a quelle che svolgo per i miei clienti.
- Google Documenti e Fogli, nel caso debba aprire o elaborare “al volo” un documento di questo tipo.
- Adobe Acrobat per l’apertura di file in formato pdf.
- Calendar è in assoluto l’app più importante tra quelle installate sul cellulare, su cui fisso appuntamenti e impegni vari sia familiari, che di lavoro.
- Zoom per partecipare a call o webinar se sono fuori sede e senza laptop. Lo schermo piccolo del telefono non è assolutamente adeguato a questo scopo, ma mi è capitato di doverlo usare, per cui preferisco avere l’app disponibile in caso di necessità.
- LastPass è una di quelle “app salvavita” perché, se sono fuori casa e devo accedere urgentemente a un sito di cui non ricordo la password, posso farlo facilmente grazie a questo prezioso archivio per le password.
- Home banking per effettuare operazioni bancarie rapidamente.
- E per finire, due app che non mi servono direttamente per lavorare, ma che mi alleggeriscono mentre lavoro: Spotify e Tide. Su Spotify ascolto qualche podcast interessante, ma più spesso ascolto musica, utile nei momenti di pausa e attività fisica, oppure come sottofondo per attività che non richiedono particolare concentrazione (archiviazione o simili). Mentre Tide è una bellissima app in cui si può impostare un timer della durata che ci occorre e una musica adatta per concentrarci o rilassarci a seconda delle necessità. È molto utile se ci si trova a lavorare in un ambiente rumoroso.
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