Come e cosa delegare

La delega è il concetto su cui si basa la mia professione di assistente virtuale. Infatti, i clienti affidano a me una parte di attività, per potersi dedicare al loro business principale. In questi anni passati al loro fianco ho imparato che ci sono persone naturalmente portate a delegare e persone che non lo sono affatto. C’è chi si blocca, chi ha paura, chi non ci ha mai pensato, perché delegare non è una scelta che scatta in automatico, però si può imparare!

 

Anche per te è così? Ho raccolto alcuni consigli che penso ti saranno di aiuto. Vediamo insieme quando delegare, perché, come farlo, cosa delegare e a chi.

> Quando delegare e perché

La delega è una buona idea soprattutto per chi ha una piccola attività: liberi professionisti, freelance, artigiani. Spesso noi autonomi ci occupiamo in prima persona di tutto quello che riguarda il nostro lavoro e quindi ricopriamo tanti ruoli:

  • Direttore generale
  • Reparto amministrazione
  • Reparto acquisti, vendite e post – vendita
  • Responsabile della sicurezza
  • Segreteria
  • Fattorino
  • Squadra delle pulizie

Tutto!

 

Se siamo agli inizi e con pochi clienti, abbiamo tanto tempo a disposizione e quindi non c’è problema, possiamo ancora fare da soli, ma poi i clienti arrivano e il tempo da dedicare a tutte queste attività si riduce sempre di più. Ad un certo punto succede che i ruoli da ricoprire, le incombenze e le scadenze diventano effettivamente troppe per una persona sola.

Quando è ora di delegare: i segnali

Ci sono dei segnali che ci aiutano a capire che il carico sulle nostre spalle è aumentato eccessivamente e che stiamo facendo troppe cose. Li ho elencati qui sotto, ti riconosci?

  • Non hai più una vita sociale e ti ritrovi regolarmente a lavorare la sera e nei fine settimana
  • Fai troppi errori, consegni in ritardo o non rispondi più con tempestività alle richieste dei clienti
  • Vorresti crescere, raggiungere un obiettivo di business più ambizioso, ma non hai più tempo a disposizione e non puoi soddisfare ulteriori richieste dai clienti. È come se avessi messo un tappo, un limite, alle tue possibilità di crescita.

Troppe attività da seguire: cosa fare?

Se anche tu stai vivendo una situazione simile a quella che ho appena descritto, forse è arrivato il momento di riflettere e cambiare qualcosa. Innanzitutto, dovresti riorganizzarti e rivedere il tuo modo di lavorare per capire come ottimizzare i tempi, rendere le cose più veloci e migliorare la tua produttività. E se questo non basta, allora ecco che delegare può essere la soluzione per te.

 

Delegare significa affidare ad altri l’esecuzione di qualcosa per guadagnare tempo da reinvestire nel tuo business o nella tua vita privata, per evitare l’esaurimento psico-fisico e per far crescere la tua attività.

La delega è un investimento

È un investimento che avrà un ritorno economico – perché puoi reinvestire le ore recuperato per fare il tuo lavoro vero (commercialista, coach, terapeuta, SEO Specialist e così via) – oppure può aiutarti a liberare tempo per dedicarti alla tua vita privata, alle persone care e alla salute. Puoi finalmente tornare a fare sport, vedere gli amici, stare in famiglia, portare tuo figlio in piscina perché, quando vede che lo guardi di là dal vetro, gli si illuminano gli occhi e tu non vuoi perdere questi momenti!

 

La motivazione è diversa per ognuno di noi.

 

In ogni caso la delega è un investimento e come ogni investimento, richiede la giusta attenzione, va impostato al meglio per ottenere il massimo.

> Cosa delegare

Ti stai chiedendo cosa potresti delegare? Per esempio, potresti delegare le attività che portano via troppo tempo, quelle per cui non hai le competenze e quelle che non ti piacciono o che non hai voglia di fare. In generale potresti affidare ad altri tutte le attività accessorie al tuo lavoro principale.

 

Infatti, in ogni tipo di business usiamo un certo numero di ore che dedichiamo al nucleo centrale del nostro lavoro: sono le attività per cui emettiamo fattura, per cui ci siamo formati e per cui veniamo pagati. Ma ci sono anche tante altre attività di contorno, assolutamente necessarie per il buon funzionamento dell’attività principale, ma che non ci portano introiti diretti:

  • Amministrazione
  • Customer service
  • Partecipazione agli eventi
  • Gestione delle mail
  • Gestione dei fornitori
  • Presenza e promozione online
  • Aggiornamento

Il nucleo centrale della tua attività ha bisogno del tuo intervento diretto, delle tue competenze, della tua esperienza e spesso della tua presenza. Tutto quello che resta fuori è formato da attività accessorie ed è proprio tra queste che troviamo quelle delegabili.

 

Facciamo qualche esempio:

  1. Studio di psicoterapia
    Lo studio di psicoterapia non può delegare le sedute con i pazienti, la partecipazione ai convegni, la scrittura delle perizie e delle relazioni, ma può delegare la gestione degli appuntamenti, la fatturazione, la correzione e formattazione di perizie e relazioni, la gestione di sito, blog e newsletter.
  2. Laboratorio artigiano
    Il laboratorio artigiano non può delegare la creazione del prodotto, la scelta dei materiali e la partecipazione alle fiere, ma può delegare la gestione del sito web, dello shop online, del blog e dei Social, la fatturazione, l’assistenza clienti e così via.
  3. Business Coach
    Chi si occupa di business coaching non può delegare le sessioni online e in presenza con i clienti, la creazione di corsi o nuovi pacchetti di servizi, ma può delegare la gestione delle mail, del sito web, di newsletter, blog e social media, la fatturazione, l’invio dei contratti per la firma elettronica, l’impostazione del sistema di prenotazione online e così via.
  4. Agente di commercio
    L’agente di commercio non può delegare la definizione dei prezzi, le visite ai clienti, la partecipazione a meeting e fiere, ma può delegare la gestione della posta elettronica, il customer service, la redazione dei preventivi, la fatturazione, la compilazione dei report, la trascrizione di appunti e note vocali, l’organizzazione dell’archivio digitale e la prenotazione dei viaggi.

Fai un elenco di tutto quello che fai

Come abbiamo visto, ogni attività è diversa ma ognuna ha un nucleo centrale di mansioni che non sono delegabili e tante altre mansioni di contorno che invece possono essere delegate. Per questo io suggerisco sempre di fare un elenco di tutte le micro-attività lavorative svolte ogni giorno, ogni settimana e ogni mese.

 

Ti consiglio di riportare anche le cose più piccole, infatti a volte lavoriamo in modo così automatico che non ci soffermiamo neanche a pensare a quello che stiamo facendo e perché. Fare questo elenco ti aiuterà ad avere una visione più chiara. Può essere noioso, lo capisco, ma ti assicuro che è veramente importante.

 

Una volta creata la tua lista, segui questi passaggi:

  1. Elimina tutte le attività che fanno parte del nucleo centrale del tuo lavoro e che non puoi delegare
  2. Tra quelle che restano elimina le attività che potresti anche decidere di delegare, ma che ti piacciono e che vuoi continuare a fare tu, almeno per ora

Ora dovresti avere un elenco in cui compaiono solo le attività che non ti piacciono e ti portano via troppo tempo. Ecco, hai trovato le prime attività da delegare.

 

Iniziare delegando queste mansioni sarà più semplice per te, perché, in fondo in fondo, non vedi l’ora di liberartene ed il solo pensiero che se ne occupi qualcun altro ti dà un grande senso di sollievo!

> A chi delegare

A questo punto puoi passare alla fase successiva: decidere a chi delegare. Quindi devi individuare la persona che ti aiuterà. Ancora una volta l’elenco ti tornerà utile perché, in base alle attività da delegare, puoi definire quali competenze deve avere la persona che sceglierai.

 

Tutto qui? Le competenze sono importanti, ma non bastano.

 

Dovresti anche definire in che modo lavorerete insieme, qual è la disponibilità oraria della persona a cui ti affiderai e come comunicherete. Inoltre, se la collaborazione è a lungo termine, conta molto anche il suo carattere. Infatti, collaborare con qualcuno che non sopporti potrebbe essere molto più difficoltoso!

Fai chiarezza su chi vorresti al tuo fianco

Ecco alcune domande che dovresti porti prima di cercare la persona a cui delegare:

  • Ti piace lavorare con persone schiette e dirette o con persone diplomatiche che comunicano in modo più soft sia con te che con i tuoi clienti, nel caso in cui dovessero avere contatti diretti con loro?
  • Cerchi una persona che sia sempre disponibile telefonicamente o che risponda solo in certe fasce orarie?
  • Vuoi che lavori in autonomia fino a lavoro finito o preferisci ricevere aggiornamenti a mano a mano che il lavoro procede?

Più hai le idee chiare, più sarà facile individuare la persona adatta a te. Inoltre, sarà anche più facile comunicarle come vuoi che vengano fatte le cose.

 

Dove trovare la persona a cui delegare

Il passaparola è sempre un ottimo strumento, quindi chiedi consiglio a colleghi e conoscenti che hanno avuto bisogno dello stesso servizio. Poi ci sono gruppi e associazioni che frequenti online e di persona. Puoi cercare anche sul web, su Linkedin e sugli altri Social.

Contattami

Contattami se vuoi una persona di fiducia la tuo fianco, pronta ad aiutarti e che fa il tifo per te! Oppure contattami se vuoi diventare assistente virtuale e hai bisogno di aiuto per iniziare.