Come predisporre una risposta automatica.

Tempo di meritate vacanze? … Staccare la spina, disconnettersi dal lavoro, pensare completamente ad altro, un sogno che puoi realizzare.
Come? Predisponendo una risposta automatica.

Approfittando della mia partenza per le ferie (dal 24 Agosto al 10 Settembre compreso) vorrei mostrarti come sia facile gestire eventuali contatti anche quando sei “fuori sede”.

Durante le vacanze potrebbe capitare di chiederti cosa stia succedendo mentre non ci sei, chi cerca di contattarti come potrebbe reagire se non dai segni di vita?
Non ti preoccupare, ci sono strumenti che ti permettono di rispondere alle email in modo automatico senza nemmeno bisogno di accendere un computer: basta impostare un messaggio di risposta automatica.

Risposta automatica: quando vai in ferie o sei fuori ufficio.

 

La risposta automatica a cosa serve?
Tutti le applicazioni che gestiscono le mail, dalla Gmail ad Outlook ecc., ti permettono di creare risposte automatiche.
Queste risposte non servono solamente ad avvisare quando sei fuori ufficio, ma potrebbero essere utili per gestire comunicazioni ripetitive, come messaggi di risposta di un avvenuto pagamento, di un’ordine, di un contatto dal tuo sito.

Insomma i casi sono molteplici, l’importante è sapere che si può fare.
Puoi predisporre risposte automatiche a seconda delle tue necessità. Prima fra tutte quando non sei reperibile e non puoi rispondere in tempi rapidi.

Risposta automatica: come fare e quale strumento utilizzare.

 

Ricorda che tutti gli strumenti di mailing possono permettere di creare e programmare risposte automatiche, sia l’applicazione che gestisce la tua email (client o meno) che gli strumenti di email marketing.

In che modo possiamo predisporre una risposta automatica.
Oggi provo a darti qualche indicazione su come crearla all’interno di Gmail, uno dei sistemi più diffusi, sappi che puoi farlo anche con tutti gli altri.

Partiamo entrando nella tua casella di posta Gmail, accedi alle impostazioni della casella (l’icona è presente sulla destra sopra le mail).
All’interno del pannello Generali troverai la risposta automatica, scorri fino in fondo il pannello e troverai la voce Risponditore Automatico.

Risulterà Disattiva, dovrai inserire il messaggio e l’oggetto, ricorda anche di inserire la data di inizio e di fine, altrimenti il risponditore risulterà sempre attivo.

Una volta impostata la risposta ed i tempi, Salva le modifiche.
All’interno della Posta in Arrivo verrà visualizzato un banner che ti confermerà l’attivazione del risponditore.

Una cosa importante però, se la tua email non è una Gmail, dovrai predisporre la risposta automatica all’interno del Pannello di Controllo del provider che gestisce e contiene la tua o le tue email.
Anche in questo caso troverai tra le possibili configurazioni la voce Risposte Automatiche.

Risposte automatiche CPanel

Risposta automatica è realmente necessaria?

 

La risposta automatica è davvero necessaria? Direi proprio di sì.
Per quale motivo? Perché anche questa piccola accortezza mostra la tua professionalità e la tua dedizione verso le tue clienti.

Il fatto che ti preoccupi di avvisare le clienti della tua assenza e di non lasciarle in sospeso fino al tuo rientro, mostra la tua serietà e la tua cura verso di loro.

Quando invece non serve? Se ad esempio hai qualcuno che può sostituirti durante la tua assenza e quindi sai che non darai un disservizio.

Potresti avere un assistente virtuale che raccoglie le eventuali richieste e si interfaccia con le clienti, attendendo il tuo rientro e risolvendo dove possibile parti di esse. Oppure potresti avere un sostituto che possa subentrare durante, e solamente durante, il periodo in cui non sarai reperibile.

La giusta conclusione quale è? Che sia il risponditore o che sia una tua sostituta o assistente, l’importante è rispondere.

Buone Vacanze!

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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