3 cose che puoi automatizzare subito per guadagnare tempo.

Automatizzare parte del tuo lavoro ti aiuta a fare di più in meno tempo.

 

Come quando si delega qualcosa a un collaboratore, questo “tempo guadagnato” può essere impiegato in attività che producono direttamente più introiti. Ma puoi anche utilizzarlo per quel famoso appuntamento con l’estetista (quello che stai rimandando da mesi) 😉

Se analizzi il tuo business e la tua giornata/settimana tipo, ti renderai conto che ci sono tante azioni che compi ripetutamente.

Tra queste sicuramente ne troverai qualcuna da automatizzare.

Ti faccio qualche esempio.

1 – Risposte alle email

 

Prepara dei template per rispondere in modo veloce alle domande che ti vengono poste più frequentemente.

Crea un documento che raccoglie le domande frequenti, per averle sempre a portata di mano. Potrai anche usarle per creare una pagina apposita sul tuo sito, così chi è curioso potrà forse trovare la risposta alle sue domande anche senza scriverti.

N.B. il file con le f.a.q. è un documento vivo, e va tenuto aggiornato.

Se utilizzi Gmail, sappi che puoi salvare risposte predefinite da recuperare ogni volta che vuoi. Quando ti trovi dentro il tuo account Gmai, vai nelle impostazioni, clicca su Labs e attiva “Risposte predefinite”. Da adesso in poi, dopo aver scritto il testo di un’email, se clicchi sulla freccina in basso a destra, ti si apre un menu a tendina dove trovi “risposte predefinite” e puoi salvare il testo che hai appena scritto come una “nuova risposta predefinita” dandole un nome sensato che ti servirà in seguito per riconoscerla tra le tante risposte salvate.

La prima volta che avrai bisogno di utilizzare lo stesso testo, clicca sulla stessa freccina e ti verranno proposte le varie risposte predefinite che avrai via via salvato. Scegli quella che ti serve, ed eccola lì pronta per essere eventualmente personalizzata e inviata.

Anche Outlook ti offre questa funzione, leggi questo post del supporto di MS Office.

2 – Gestione appuntamenti

 

Se gli appuntamenti (reali o virtuali) con i tuoi collaboratori e clienti (o potenziali tali) sono frequenti, ti conviene considerare un sistema di gestione prenotazioni online.

Hai presente tutte quelle email (o messaggi) avanti e indietro per trovare giorno e ora comodo per entrambi? A volte diventa davvero un’agonia..

Esistono software online, anche in versione gratuita, che ti permettono di creare il tipo di appuntamento e impostare le tue disponibilità orarie.

  • Puoi inviare una mail ai tuoi interlocutori, magari utilizzando una risposta già pronta (vedi sopra) che contiene il link al tuo sistema di prenotazione online.
  • Può anche essere un pulsante sul tuo sito o in fondo alla newsletter.
  • Chi clicca sul link vede immediatamente in quali giorni e orari sei libera e decide di conseguenza in base alla propria disponibilità.
  • Prenota e riceve una conferma, mentre a noi arriva la relativa notifica.

 

Fatto!

In prossimità dell’appuntamento il sistema gli invia reminders automatici che puoi personalizzare se utilizzi le versioni a pagamento del programma.

Puoi dare un’occhiata ad esempio a: Calendly oppure YouCanBookMe, entrambi molto intuitivi.

Acuity e 10to8 sono molto consigliati per piccole e medie imprese con necessità più strutturate, con molte tipologie di appuntamenti. Entrambi permettono di vincolare gli appuntamenti al pagamento da parte del cliente. In questo caso quindi per ultimare la prenotazione il cliente verrà indirizzato alla pagina di pagamento attraverso PayPal, Stripe o servizi simili.

Ho scritto un post sui sistemi di gestione prenotazioni online, se vuoi approfondire lo trovi qui.

 

3 – Social media

 

Puoi automatizzare anche parte della tua attività social; solo una parte però, perché i social sono per l’appunto “social”, sono fatti per “socializzare”. È necessaria anche la tua presenza.

I canali social sono un ottimo modo per conoscere e farsi conoscere, partecipare alle conversazioni e perché no anche promuovere quello che facciamo.

Per fare tutto questo dobbiamo ritagliarci un pochino di tempo per “chiacchierare” o comunque interagire all’interno di gruppi o con le nostre connessioni.

Il fatto è che mantenere attivi i canali pubblicando con la frequenza che abbiamo scelto, può richiedere davvero tanto tempo per scegliere i contenuti, elaborarli e pubblicarli. La buona notizia è che buona parte di questo lavoro può essere automatizzato.

Avrai sentito parlare di piattaforme come Buffer o Hootsuite ad esempio.

Strumenti come questi (ma ce ne sono tantissimi altri) ti permettono di condividere contenuti utili ogni giorno programmando i post in anticipo. In questo modo hai più tempo a disposizione per occuparti di altro e/o per interagire personalmente con i tuoi followers, fans e amici.

Con un unico login, puoi gestire più profili su più piattaforme social direttamente dalla stessa bacheca.

Già con le versioni gratuite puoi fare tanto, ad esempio:

  • condividere contenuti (aggiornamenti di stato, immagini, video)
  • programmare post in anticipo decidendo giorni e orari di pubblicazione
  • analizzare i risultati

 

Planoly e Later sono altri tool specifici per pubblicare su Instagram.
TweetDeck per Twitter.
Per Facebook ti ricordo che puoi programmare i post direttamente dalla tua pagina. C’è chi sostiene che Facebook penalizzi i post pubblicati utilizzando software esterno. Inoltre quando pubblichi con terze parti, come Buffer o Hootsuite ne resta traccia nel post, viene visualizzato che è stato condiviso tramite “Buffer” ad esempio. C’è chi non lo nota neanche, per altri risulta fastidioso. Io nel dubbio solitamente programmo direttamente dalla pagina Facebook.

Gli strumenti a disposizione sono moltissimi, la cosa fondamentale è non lasciarsi prendere la mano. Come in tutte le cose, cerchiamo di utilizzare la testa. Se non siamo mai presenti sui social ma lasciamo che i contenuti si “pubblichino da soli” le persone smetteranno di seguirci proprio perché è come se non ci fossimo. Continuando così non avremo mai la possibilità di iniziare conversazioni. Praticamente inutile..

Automatizzare una parte di questo lavoro, ci lascia più tempo per gestire le relazioni personali con chi ci segue, e questa è davvero la parte più importante!

 

Mettere in pratica.

 

Ora conosci tre modalità per automatizzare e creare un semplice sistema intorno a queste azioni che compi ripetutamente. Non dimenticarti di applicarle e testarle. Spero davvero ti possano aiutare a semplificare la giornata.

Quali altre attività ti portano via quotidianamente tempo prezioso?

Vuoi parlarne con me? Ti offro una consulenza gratuita di 30 minuti, scrivimi!

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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