Ho iniziato a usare Asana appena aperta la partita iva e avviata la mia attività di Assistente Virtuale e, dopo tanti anni di utilizzo, posso dire tranquillamente che non me ne sono mai pentita!

Già durante i corsi frequentati prima di iniziare a lavorare in questo settore, Asana veniva presentato come uno dei sistemi di Project Management più pratici e intuitivi, che dava anche la possibilità di collaborare con clienti e collaboratori e gestire, quindi, scadenze e tasks in condivisione.

All’epoca le opzioni che ho valutato sono state Asana e Trello. Esistono molti altri tools più completi e complessi utilizzati a livello di gestione aziendale, ma generalmente per un’Assistente Virtuale questi due sono sufficienti, pratici ed efficaci.  Se, invece, un’AV collabora con un cliente più strutturato (spesso si tratta di società) potrebbe usare anche project management tools più avanzati.

Comparando le modalità di utilizzo, la mia scelta ricadde su Asana perché Trello aveva un’impostazione più visuale rispetto a quella che cercavo. Poi, nel corso del tempo, Asana ha introdotto delle nuove funzionalità di impostazione del lavoro che ne hanno reso l’interfaccia simile a quella di Trello. In ogni caso, qualsiasi strumento scegliate, una volta presa dimestichezza con il tipo di visualizzazione e le varie funzioni, vi sarà difficile tornare indietro e a me, con Asana, è successo proprio così.

Quali sono le funzionalità di Asana di cui non posso fare a meno

Innanzitutto, utilizzo la versione gratuita da pc con cui mi trovo molto bene, ma esiste anche la versione mobile in caso di necessità, sempre gratuita. La versione a pagamento, in entrambi i casi, ha più funzionalità ed è consigliata per chi lavora con team più grandi e strutturati.

Lo uso praticamente per tutto quello che riguarda il mio lavoro: ho creato un progetto per ogni cliente e all’interno dei vari progetti gestisco tutte le informazioni e i tasks relativi a quel determinato cliente.

Posso scegliere di avere una “visualizzazione a lista” delle cose da fare e già fatte, oppure una “visualizzazione a board” (un po’ come le bacheche di Trello) dove posso spostare i vari tasks semplicemente trascinandoli da una board all’altra, ad esempio da “fare” a “fatto”; o ancora una “visualizzazione a calendario”, sia del singolo cliente che di tutti i clienti in contemporanea, per avere così una visione d’insieme di come sarà strutturata la mia settimana o il mio mese di lavoro.

Una funzione che trovo molto utile è quella relativa alle notifiche: a me, per esempio, piace ricevere una notifica giornaliera con l’elenco delle cose da fare, perché mi aiuta al mattino a focalizzare l’attenzione sulla mia to do list giornaliera.

Oltre ai clienti, utilizzo Asana anche per gestire tasks personali e famigliari in caso ci siano attività particolari di cui occuparsi, soprattutto quando si tratta di incombenze complesse, formate da varie cose da portare avanti in momenti diversi o con varie scadenze, praticamente dei piccoli progetti.

Delle molte integrazioni che Asana offre, ne uso due in particolare che rappresentano in assoluto il motivo per cui reputo questo strumento così efficiente.

L’integrazione con Gmail è, a dir poco, fondamentale per la gestione dei vari tasks di cui devo occuparmi per conto dei clienti: quando arriva una mail in cui mi viene affidato un compito, clicco direttamente sull’integrazione di Gmail e posso così inserire direttamene il task all’interno di Asana, dargli una scadenza, aggiungere eventuali note, eccetera. In questo modo, gestendo immediatamente le richieste che arrivano tramite mail e rimandandole comodamente al mio gestionale, non rischio di perdermi nulla per strada.

L’altra integrazione imprescindibile per una buona organizzazione del flusso di lavoro è quella con Google Calendar, che mi permette di riportare sul mio calendario di Google tutto quello che faccio dentro Asana, che siano azioni da compiere o scadenze di cui devo occuparmi in un giorno specifico.

Ecco per tutti questi motivi, se mi chiedessero qual è lo strumento di lavoro di cui proprio non potrei fare a meno, la risposta sarebbe sicuramente Asana!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.