Quanto tempo impieghi per scrivere un blog post? Per archiviare la fatture? Per occuparti di quel servizio che ti porta via sempre così tanto tempo? Quante volte in un mese ti sei occupata di quel task ricorrente nelle tue giornate lavorative?

Se non sai rispondere a queste domande forse dovresti valutare di iniziare a tracciare il tempo che impieghi per fare quello che fai, perché è l’unico modo per capire quanto sei produttiva. Non si tratta solo di saperlo in termini astratti, ma di capire concretamente quanto vale il tuo tempo e dargli anche un prezzo (che è sempre un tasto dolente quanto ci ritroviamo a elaborare un preventivo!).

Esistono molte app per tenere traccia del tempo che impieghiamo per svolgere determinate attività. Io ho scelto Toggl perché è semplice, intuitivo e offre diverse opzioni per me molto utili nel rendicontare il tempo tracciato. Lo utilizzo sia per tracciare il tempo che impiego per portare a compimento le varie attività dedicate ai miei clienti, sia per le mie attività personali.

Nel caso dei clienti per cui fatturo a consuntivo è utilissimo per sapere quante ore calcolare in fattura a fine mese, ma è anche prezioso nel caso dei clienti che acquistano pacchetti di ore prepagati. In entrambi i casi, questo strumento è un valido alleato sia per me che per il cliente: io lavoro quanto effettivamente pattuito e il cliente paga realmente ciò che gli è stato preventivato. Un bel vantaggio per entrambi, vero?

Uso Toggl anche per capire quanto tempo mi serve per svolgere determinate attività e così poter pianificare al meglio le mie giornate. Ci sono mansioni che pensiamo non ci porteranno via troppo tempo, ma spesso ci dimentichiamo che accumulandosi l’una con l’altra causano quella sensazione fastidiosa che spesso proviamo e ci porta a chiederci “ma come è possibile che questa giornata sia volata?”

Sapere esattamente come impieghiamo il nostro tempo è il primo passo per organizzarci meglio.

Non a caso molti business coach e professional organizer assegnano come primo compito proprio l’analisi del tempo che usiamo per svolgere le varie attività che si susseguono nelle nostre giornate lavorative. E anche su questo fronte Toggl è uno strumento molto utile.

Io solo dopo aver monitorato il tempo impiegato per ogni task, ho capito finalmente quanti posso inserirne in una giornata in modo sensato. E ho anche capito quali task mi portavano via più tempo di altri, dandomi ottimi spunti di riflessione su come migliorare il mio approccio alle varie incombenze.

Il vantaggio non è solo sul fronte organizzativo, perché è proprio da questa rilevazione che possiamo partire anche per elaborare i prezzi dei nostri servizi. Anche se non vendi pacchetti a ore devi comunque sapere quanto tempo impieghi per portare a compimento il tuo servizio, per potergli dare un prezzo corretto. Usare Toggl per monitorare il tuo lavoro per un certo periodo, ti aiuterà a rendere più precisi i tuoi preventivi.

Un altro grande vantaggio di Toggl sono i report che elabora rispetto alle varie attività tracciate, che possono essere inviati ai clienti nel caso siano interessati a una rendicontazione dettagliata del nostro lavoro. I report possono essere più o meno dettagliati in base alle nostre necessità e nella versione a pagamento possono essere maggiormente personalizzati. Io trovo molto comoda l’opzione che permette di ricevere degli avvisi sul tempo impiegato qualora si sia impostata una scadenza per un  determinato progetto. Se vendo un pacchetto di 20 ore, ad esempio, Toggl mi avvisa quando sto esaurendo il tempo a disposizione.

L’uso di Toggl, come dicevo, è molto intuitivo. Si possono inserire tutti i clienti o progetti per i quali si vuole tracciare il lavoro, suddividendoli a loro volta in diverse attività/task. Per un mio cliente, ad esempio, sotto la voce generale “Nome cliente” avrò delle sottocategorie “Ottobre 2019” e ancora “Amministrazione”, “Contabilità”, eccetera.

Toggl non è solo utile nel rapporto fornitore-cliente, ma può essere anche utile per il lavoro in team: aggiungendo vari user all’account, si potranno avere dei report che tengano conto delle ore lavorate dai vari componenti del team.

Infine, Toggl può essere integrato in molti programmi e app, tracciando così facilmente il tempo che impieghi nel loro utilizzo quotidiano.

Per fare funzionare questo metodo l’importante è prenderlo come abitudine, avere l’applicazione sempre aperta sul desktop (o sul telefono visto che esiste anche l’applicazione mobile) e farla partire quando si inizia un’attività e stoppare alla fine. All’inizio potrà sembrare un po’ innaturale, ma è solo questione di inserire questo gesto nella nostra routine lavorativa.

“Chi ha tempo, non perda tempo” diceva l’antica saggezza popolare. Ecco, Toggl è un po’ il corrispettivo digitale di questa massima per aiutarci a sfruttare al meglio il nostro tempo!

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.