Nel mio lavoro di Assistente Virtuale, l’utilizzo di un project management tool è fondamentale per organizzare al meglio task e scadenze relative ai vari clienti. Da anni utilizzo Asana con soddisfazione, ma negli ultimi tempi mi capita sempre più spesso di interfacciarmi anche con Notion, oppure mi viene chiesto cosa ne penso durante le consulenze e i mentoring per altre AV.

Per capire meglio le potenzialità di questo strumento e valutare se integrarlo nella propria attività di Assistente Virtuale, ho chiesto un parere a Chiara Battaglioni, Professional Organizer esperta di Notion, che mi ha aiutato a comprenderne le peculiarità e i vantaggi rispetto ad altri tool di project management.

A chi vorrà approfondire ulteriormente l’utilizzo di questo strumento dopo la lettura dell’articolo, non posso che consigliare il corso dedicato in cui Chiara affronta passo dopo passo, partendo dalle basi, tutte le funzioni e potenzialità di questa applicazione.

Nel lavoro di Assistente Virtuale, soprattutto quando si lavora a più task per più clienti, è fondamentale il supporto di un Project Manager Tool. Consiglieresti l’utilizzo di Notion e perché?

Come Professional Organizer sono convinta che, quando i clienti e i progetti sono tanti e a scadenze sovrapposte, uno strumento digitale di gestione dei progetti possa fare la differenza.

Negli anni ne ho conosciuti e utilizzati diversi, per me e per i miei clienti, ma in Notion ho trovato qualcosa che negli altri è meno evidente e sviluppata. Un’incredibile possibilità di personalizzazione.

Bisogna dire però che questo suo punto di forza, si nasconde dietro quella che, a prima vista, è la sua più grande debolezza: una pagina bianca, in cui è possibile fare tutto, ma che spaventa l’utente inesperto.

Superato però questo blocco, Notion è fantastico e mi sta dando una quantità incredibile di soddisfazioni.

Come imposteresti su Notion la gestione delle informazioni e task relative a più clienti? (Una pagina per cliente, database, altro…)

Notion è composto da due elementi fondamentali: la pagina e i blocchi. La pagina è il contenitore che può contenere uno o più blocchi, da quelli più semplici come testo, immagini, punti elenco a quelli più complessi, che sono i database.

I database non dovrebbero spaventare: sono come dei grandi fogli di calcolo, dove ogni riga rappresenta una pagina, descritta da una serie di caratteristiche che sono le proprietà (ogni proprietà, per intenderci, è una colonna nella vista tabellare del database).

Data questa definizione minima, il bello dei database è che possono essere:

• organizzati in viste diverse (tabella, calendario, board, timeline, lista, galleria) a seconda di come si preferisce lavorare e vedere le informazioni
• filtrati a seconda di quello che voglio vedere (ad esempio, solo i task di quello specifico cliente)
• relazionati tra loro, per cui posso avere un database clienti, relazionato a un database progetti, relazionato a un database task, dove per ogni cliente posso avere più progetti, ognuno dei quali con l’avanzamento delle sue attività specifiche.

Quindi per rispondere alla tua domanda, sì, lavorerei su una semplice ma efficace architettura di database. E di solito, io consiglio spesso la combinazione base di questi tre: clienti, progetti e task.

Soprattutto quando ci si occupa di adempimenti fiscali, per un’Assistente Virtuale è molto importante l’impostazione di notifiche e promemoria. Come si potrebbero gestire su Notion?

Come anticipavo, i database su Notion hanno due viste basate proprio sulle date: calendario (che può essere mensile o settimanale) e timeline (che assomiglia al diagramma di Gantt). La vista calendario è sicuramente interessante per un’Assistente Virtuale.

L’importante, comunque, è che ci sia una data tra le proprietà e aggiungo che su quasi ogni data in Notion (non nei commenti, ma come proprietà di database e come elemento interno a una qualsiasi pagina, sì) è possibile attivare dei reminder che possono attivare una notifica fino a una settimana prima della data stessa.

Notion offre molte integrazioni ad altri tool, app e programmi. Quali sono i più interessanti, secondo te, per chi svolge lavori di tipo amministrativo?

Tally Forms o i form stessi di Notion, per la raccolta di dati (come, per esempio, quelli di fatturazione) è sicuramente il primo che mi viene in mente.

Google Drive può essere facilmente linkato all’interno di una pagina Notion anche come blocco “embed” per avere una visualizzazione in anteprima, per esempio, di un foglio di Google, senza uscire dalla pagina. Lo stesso si può fare con OneDrive o Box.

Può collegarsi a sistemi esterni per la gestione di ticket come Zendesk, oppure Jira, oppure ancora a sistemi di messaggistica interna come Slack.

Notion è uno strumento molto in vista e su cui la proprietà sta investendo in modo considerevole in questi anni (per esempio, anche con un’intelligenza artificiale interna).

Mi sento di poter dire che qualunque sia la cosa che tu voglia fare con Notion, qualche soluzione si può trovare.

Consigli per chi inizia a usare Notion da zero? Quanto tempo occorre considerare per la configurazione e l’apprendimento?

Il mio consiglio è questo: metti da parte la paura della pagina bianca. Non morde.

Basta sapere una cosa: con il simbolo “/” (lo slash) compare la lista dei blocchi. Scorrila e provali, uno ad uno: vedi cosa sono e cosa si potrebbe fare.

Tendo, invece, a diffidare dei template e dei video dei creator su YouTube, che sono bellissimi, ma in un secondo momento, quando avrai maturato un minimo di dimestichezza con i blocchi e, soprattutto, con i blocchi database. YouTube è perfetto per farti contaminare o trovare soluzioni a problemi complessi. Non per iniziare.

Sul tempo, invece, non è proprio possibile rispondere, perché la vita su Notion è un processo fatto di sali e scendi, prove ed errori: esiste un punto di inizio ma non un punto di fine. Quello che conta è mettere da parte il perfezionismo e andare con serenità a fare i propri pasticci e i propri esperimenti. Divertendosi, se possibile!

Curiosità e/o funzioni di cui non potresti più fare a meno di Notion?

Ad oggi ti direi le viste grafico dei database, la novità che dopo quasi 3 anni di utilizzo massiccio della versione gratuita di Notion mi ha fatto optare per quella a pagamento. Sono troppo belli e mi danno una visione unica dei dati della mia attività (iscrizioni ai miei corsi, newsletter scritte, task completati). È come avere una reportistica delle mie attività che si crea da sola mentre io lavoro (e non penso ad altro).

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.