Google Drive è uno degli strumenti più preziosi nel mio lavoro di Assistente Virtuale, sia come archivio dei materiali che mi occorrono per svolgere le varie attività, sia come mezzo di condivisione di documenti con i clienti.

In questo articolo mi ero soffermata su alcune delle caratteristiche principali di Google Drive e sui suoi molteplici utilizzi, ma vorrei sottolineare ancora la sua efficacia come mezzo di comunicazione per organizzare al meglio il flusso di lavoro tra Assistente Virtuale e cliente.

Qualsiasi sia l’attività per cui un cliente si rivolge a me per avere aiuto, la mole di file condivisi e materiali che si viene a creare è sempre considerevole. Per quanto la mail sembri un mezzo comodo e veloce per scambiare i vari documenti nel lavoro di tutti i giorni, quando c’è bisogno di organizzare questi stessi documenti in cartelle, modificarli più volte, conservarli in un archivio e averli sempre a disposizione anche solo per una rapida consultazione, Drive si rivela lo strumento migliore da usare.

Spesso quando si è in dubbio se delegare o meno una mansione, uno dei timori principali riguarda proprio la condivisione dei materiali. All’inizio della collaborazione, molti clienti mi chiedono come potremo lavorare insieme in modo efficiente, come potranno affidarmi i vari incarichi e i relativi materiali e come potranno controllarne l’avanzamento. Un buon utilizzo di Google Drive risolve molte volte questi dubbi, perché caricare file e documenti vari in uno spazio condiviso annulla in qualche modo la separazione fisica tra me e il cliente: non occorre per forza essere vicini di scrivania per condividere i materiali di lavoro!

In questo senso, alcune delle caratteristiche più utili di Drive sono:

• la possibilità di lavorare in tempo reale allo stesso documento in più persone
• la possibilità di aggiungere commenti/note e taggare un collaboratore con cui si è condiviso il documento o addirittura assegnare un task. Per esempio, io posso preparare un testo e chiedere poi al mio cliente di verificare qualcosa “puoi controllare questo per favore? Mi dici se la mia interpretazione è corretta?…”. Anche il cliente può assegnarmi un task: “Antonella puoi verificare di aver mandato la fattura del mese scorso di questo fornitore al commercialista?”. In questo caso io ricevo una notifica e quando avrò terminato quanto richiesto “spunto” la casella relativa al task in questione e il cliente saprà così che il compito è stato portato a termine.
• la possibilità di scrivere in modalità suggerimento. Per esempio, se il cliente mi chiede di controllare un testo che ha scritto lui, io posso aggiungere le mie correzioni e annotazioni in modo che lui veda le mie proposte. Lui vedrà sia il testo scritto originariamente da lui, seppur barrato, sia il nuovo testo suggerito da me, che potrà decidere di accettare o meno.
• La possibilità di ricorrere, se necessario, alla cronologia delle modifiche che permette di recuperare le versioni precedenti a un’eventuale modifica
• la possibilità di creare file di testo, fogli di calcolo, presentazioni che sono la trasposizione online della suite di Office, senza necessariamente avere installata sul proprio pc la suite di Office, avendo poi la possibilità di salvare il file in questione nell’estensione più utile per i propri scopi
• infine, molto importante è la possibilità di lavorare ai file in mobilità: si può accedere al proprio account di Drive da ovunque e da qualsiasi dispositivo, occorre solo essere connessi ad internet (N.B. ma si può anche impostare un file in modo che sia disponibile offline). Quindi, ad esempio, posso iniziare a lavorare su un file dal computer fisso dell’ufficio. Se poi mi sposto, viaggio o lavoro da un’altra sede e ho con me un dispositivo portatile posso tranquillamente continuare a lavorare allo stesso file. Una bella comodità sia per me che per i miei clienti!

Queste sono le principali ragioni per cui trovo Drive molto versatile e di semplice utilizzo. Inoltre, è sufficiente avere un account Google – si utilizzano le stesse credenziali – per avere accesso al proprio spazio su Drive, quindi è uno strumento che abbiamo già a nostra disposizione tutti (o quasi) e tanto vale utilizzarlo al meglio.

Il mio scopo come Assistente Virtuale è sempre alleggerire il carico di lavoro dei miei clienti e per farlo occorre uno strumento pratico e intuitivo, che ci consenta di lavorare insieme in modo efficiente anche a distanza ed è il motivo per cui propongo sempre Google Drive come strumento di condivisione.

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.