La gestione amministrativa di qualsiasi attività – grande o piccola che sia – richiede ordine, precisione e puntualità. In qualità di Assistente Virtuale che fornisce questo tipo di servizio, anche in collaborazione con altre professioniste come Chiara Montesi, la cosa più importante per me, per impostare il lavoro in maniera efficiente, è l’individuazione o creazione di una procedura che mi permetta di avere tutto sotto controllo, rispettare le scadenze e rendere minimo il rischio di errori. In sostanza, assicurare al cliente la miglior gestione possibile degli aspetti contabili e amministrativi che ha deciso di delegare.

Ci sono dei casi, però, in cui la situazione di partenza può richiedere uno sforzo extra per impostare il flusso di lavoro al meglio.

Da dove partire quanto l’archivio dei documenti è in disordine

È la situazione che è capitata a me e Chiara con l’acquisizione di un nuovo cliente. La persona che si era occupata fino a quel momento della parte amministrativa dell’azienda non lavorava più lì e non era stato fatto alcun passaggio di consegne per spiegare come l’archivio dei documenti fosse stato impostato fino a quel momento.

Ci siamo ritrovate di fronte a un archivio molto complesso che, pur essendo completo di tutti i documenti, non era stato strutturato in una maniera logica o pratica: le procedure erano molto frammentarie, alcune erano aggiornate e altre no, gli stessi file si ritrovavano duplicati in più cartelle e a volte non era chiaro quale file fosse aggiornato e quale non lo fosse… Insomma, era una situazione caotica e questo naturalmente rallentava tantissimo il nostro lavoro e la nostra operatività.

È nata, quindi, in quel momento l’esigenza forte di mettere in ordine l’archivio in modo che fosse il più snello possibile e di creare un manuale di procedure.

Raccogliere le informazioni e codificare la procedura

Il primo passo è stato raccogliere le informazioni, che in questo caso avevamo già, e quindi nello specifico si è trattato di metterle in ordine. Poi ci siamo occupate di codificare la procedura da seguire in un unico punto. Esistevano già delle procedure per gestire i vari aspetti amministrativi (ad esempio le autofatture, i pagamenti, le ricevute bancarie, ecc.) ma erano sparpagliate in varie cartelle. Quindi abbiamo creato un unico file, un vero e proprio manuale, dove abbiamo messo in un ordine logico tutte le informazioni, con un comodo sommario, i link per poter trovare internamente i vari argomenti, oppure i link per accedere direttamente a file esterni utili.

Una volta sistemato il manuale, abbiamo stabilito chi dovesse occuparsi di che cosa, quali fossero le scadenze da rispettare, quali interdipendenze considerare (cioè, a quale persona o reparto fare riferimento per un determinato task), quali reminder attivare…

Mappare il processo in modo così approfondito ci ha anche permesso di individuare le criticità da risolvere, ad esempio situazioni in cui due persone facevano il lavoro doppio, oppure momenti in cui la comunicazione veniva rallentata per qualche motivo.

Dopo questa prima parte di raccolta delle informazioni e mappatura del processo, lo step successivo è stato quello di identificare all’interno dell’archivio i miglioramenti da apportare, in particolare come raggruppare i file.

Riordinare l’archivio

Abbiamo studiato una nuova “alberatura” dell’archivio per renderlo più snello da navigare, assegnando una nomenclatura razionale a cartelle e file, che fosse immediatamente riconoscibile.

Stabilire una regola per la nomenclatura dei documenti è fondamentale per non perdere tempo a cercare i file quando servono, ad esempio per l’invio al commercialista, che sia quello trimestrale o dopo molto tempo in caso di controllo. Inoltre, permette a chiunque (collaboratori, soci, dipendenti, ecc.) di trovare facilmente quello che cercano all’interno dell’archivio perché tutto sarà strutturato in modo sensato e, in caso di dubbi, troveranno all’interno del manuale di procedure la codifica del criterio utilizzato.

I vantaggi di un’impostazione logica e ordinata

Tutto questo ci porta a lavorare in maniera più veloce, efficace e senza stress. Ci aiuta anche a delegare in caso di necessità, perché basteranno poche spiegazioni e il manuale di procedure sottomano per poter eseguire il lavoro senza problemi.

Questo tempo risparmiato lavorando meglio potrà essere poi investito in altro: in vita privata, in formazione, in attività volte alla crescita dell’azienda… Certo, l’investimento iniziale in termini di tempo e fatica per approntare un sistema efficace va messo in conto, ed è il motivo per cui sconsigliamo di farlo durante crisi o picchi di lavoro, ma per il vantaggio successivo in termini di ritorno economico, qualità del lavoro e qualità della vita ne sarà valsa la pena!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.