Lo strumento giusto per il tuo lavoro – Cosa devo migliorare?

Essere consapevole di aver trovato lo strumento giusto per il tuo lavoro, significa sapere cosa ti serve e cosa può migliorare la tua attività. Avere il focus sulla tua modalità di lavoro ti aiuta a capire come migliorarla e razionalizzarla.

Abbiamo già affrontato l’argomento in passato, ma era più focalizzato sulla modalità di ricerca e non su tutta la fase precedente.

Cerchiamo, dunque, di capire quali domande è bene farsi per poter trovare gli strumenti giusti per il tuo lavoro.

Lo strumento giusto per il tuo lavoro: cosa devo migliorare.

Per trovare lo strumento giusto per il tuo lavoro devi partire dal presupposto che la tua esigenza è di aggiungere uno strumento in più, rispetto a quelli che già conosci ed usi, per poter migliorare in qualche modo il tuo lavoro.

Dunque devi partire dal valutare quali sono le operazioni che svolgi, giornalmente, settimanalmente, mensilmente. Cosa fai in modo ripetitivo? O cosa ti porta via troppo tempo?

Rispondendo a queste due domande dovresti avere una lista di mansioni che possono essere migliorate o modificate. Ci sono operazioni che non possono essere automatizzate, ma che vanno comunque eseguite manualmente e con la massima attenzione.

Scartando quello che devi svolgere tu personalmente e soprattutto manualmente cosa rimane?
Fatto anche questo puoi iniziare a riflettere su quanto è rimasto.

Lo strumento giusto per il tuo lavoro: cosa mi serve.

Hai una lista di attività che vorresti migliorare in qualche modo e necessiti di trovare lo strumento giusto per poter “compiere il miracolo” 🙂 .

Raggruppale per tematica: amministrazione, commerciale, produzione, progettazione, customer, identità online. La suddivisione è libera, qui riporto un’idea, devi valutare da sola la tipologia delle attività e quali sono i possibili gruppi.

Definito il gruppo e l’insieme di operazioni che sono coinvolte, pensa quali di queste non sono  produttive per te. Cosa significa? Quali sono le mansioni che ti fanno perdere tanto tempo? Oppure quali sono i servizi che risultano essere un peso, perché non ti riescono bene o perché non ti piace farli?

Ora possono aprirsi due strade: ti serve un strumento che automatizzi o ti aiuti a tenere traccia di cosa fai, oppure ti serve una persona a cui affidare le attività che in qualche modo ti impediscono di essere produttiva al 100%.

Anche in questo caso dipende ovviamente dalle attività che hai selezionato. Facciamo un esempio.

Lo strumento giusto per il tuo lavoro: un’assistente virtuale?

Impieghi troppo tempo per poter gestire la tua pagina social? Devi scrivere, cercare le giuste immagini, rileggere, correggere, ritagliare e ridimensionare le immagini, inserirvi magari anche una grafica, tutto in quanto tempo?

Bè direi un bel po’, se vuoi fare in modo che la tua pagina o il tuo profilo funzioni. In questo caso ti serve una persona che possa seguire questa parte ovviamente con le tue indicazioni, così potrai concentrarti sull’idea che vorresti pubblicare online e il resto andrà alla tua collaboratrice.

Stessa cosa per controllo delle email di contatto dal sito? Fare un primo smistamento o creare un database clienti/fornitori/collaboratori. Chi o cosa può farlo? Direi un’assistente virtuale può sicuramente tenere sotto controllo i tuoi contatti e “bussare” per segnalarti qualcosa di importante o urgente.

Lo strumento giusto per il tuo lavoro: un’applicazione?

Come puoi capire, se un’applicazione o un sistema automatico può essere lo strumento giusto per il tuo lavoro? Devi valutare i gruppi di attività che hai individuato.

Se parliamo di fatturazione, conteggi, preventivi, progettazione di attività, monitoraggi, archiviazione e tutto ciò che possa riguardare l’estrazione di dati o valori utili a prendere decisioni, vi sono molteplici applicazioni online o scaricabili che possono agevolarti nelle valutazioni di queste informazioni.

Ovviamente possono essere free o a pagamento, questo dovrai verificarlo e valutare se valga la pena fare l’investimento o meno. Prova le versioni free trial prima di procedere con l’acquisto. Unico consiglio è dedicarci un po’ di tempo, fare la scelta giusta necessita di concentrazione e presa di coscienza di quello che stai facendo.

Lo strumento giusto per il tuo lavoro: è quello giusto?

Che sia un’assistente virtuale o un collaboratore o decidi di affidarti alla tecnologia ed utilizzare un’applicazione, devi sapere che non potranno sostituirti al 100% in quello che andranno a fare, perché si tratta sempre del tuo lavoro ed è fondamentale che tu possa avere il “controllo” su di esso.

Applicazioni ed assistente possono coesistere perché potrebbero essere necessari entrambi per alcune operazioni. Il processo fondamentale che devi svolgere prima di tutto, è sempre una valutazione del tuo stato attuale, di ciò che fai e di dove vuoi andare, dopodiché saprai esattamente cosa ti servirà.

Antonella Cafaro.

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.
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