Un tool per automatizzare (quasi) tutto…

Riuscire ad automatizzare varie parti del nostro lavoro rende più produttive le nostre giornate aiutandoci a risparmiare tempo. Alcuni strumenti sono davvero una manna dal cielo!

Conosci Zapier?

È un’applicazione online che permette di integrare vari tools. Li fa “dialogare”, mettendo in comunicazione strumenti apparentemente slegati tra loro.

Zap – è il nome dell’operazione di integrazione.

Creare uno “zap” vuol dire attivare un meccanismo grazie al quale, quando si verifica un determinato evento su un’applicazione “a”,  viene automaticamente eseguita un’altra operazione su un’applicazione “b”.

  • Per esempio (l’ho fatto proprio nei giorni scorsi), quando qualcuno compila un form creato su Typeform (o Jotform o Google Form) puoi fare in modo che venga automaticamente aggiunta una riga in un apposito file di Google Sheets (o Excel). Questa riga conterrà i campi scelti da te, tutti quelli del modulo in questione oppure solo alcuni.
  • Altro esempio: puoi fare in modo che chi acquista i tuoi prodotti/servizi attraverso Paypal, venga automaticamente aggiunto ad un’apposita lista di Mailchimp.
  • Puoi creare un nuovo evento in Google Calendar, ogni volta che viene aggiunto un task su Asana.
  • Puoi automaticamente salvare in un file di Excel (o Google Sheets) il contenuto dei post che pubblichi sulla tua pagina Facebook.
  • Se usi Hellosign per la firma online dei tuoi documenti, puoi fare in modo che ogni documento firmato venga aggiunto ad un elenco su un file di Google Sheets.
  • Usi Gmail? Puoi far sì che vengano salvati in automatico, in Google Drive o Dropbox, gli allegati delle email che abbiano una “etichetta” specifica.
  • Puoi automaticamente aggiungere come nuovo contatto nel tuo CRM (Hubspot per esempio) chi prenota un appuntamento con te tramite Calendly.

 

Le applicazioni che si integrano tramite Zapier sono tantissime, se curiosi un po’ all’interno della sezione “explore” troverai tante altre idee a cui non avevi pensato, perché una cosa bellissima di Zapier è che ti propone già lui gli “zaps” più popolari e quindi vedrai sicuramente soluzioni che non ti erano ancora venute in mente.

È anche abbastanza intuitivo, perché sei guidata attraverso tutto il processo di integrazione con le varie applicazioni esterne e la creazione dello “zap”.  Durante tutto il percorso puoi testarne il funzionamento ed eventualmente apportare modifiche.

Zapier prevede una versione base gratuita che ti permette di eseguire zap singoli tra due applicazioni, ad esempio: da Jotform a Google Sheets.

Le versioni a pagamento prevedono anche Zap “multisteps”.  Questi permettono di aggiungere ulteriori passaggi, e integrazioni con più applicazioni. Esempio: da JotForm  a Google sheets a Gmail a Calendar. Chi compila il form viene aggiunto al file di Google Sheets (primo step), parte in un automatico una mail di notifica indirizzata a XY (secondo step),  e viene automaticamente creato un evento in Google Calendar (terzo step).

In tutto questo processo devi solo seguire le istruzioni di Zapier per impostare tutto quello che occorre.

Alcuni strumenti (Paypal, Infusionsoft, ad esempio) sono considerati premium e possono essere integrati solo nelle versioni a pagamento di Zapier.

La versione free comunque ti permette già di fare molto e di familiarizzare con il procedimento che ti assicuro non è difficile.

Le applicazioni integrabili sono moltissime e ne vengono aggiunte continuamente. È uno strumento da tenere d’occhio!

Tu lo conosci e utilizzi già? Per quali integrazioni lo usi?

 

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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