Sempre più spesso mi capita di fare, in collaborazione con Chiara Montesi, delle consulenze che hanno come focus la revisione o la creazione da zero di processi amministrativi per le aziende. Riflettendo sulle esigenze che incontriamo o le principali difficoltà in cui ci capita di imbatterci, il consiglio che vorrei dare in questo momento dell’anno, che spesso coincide con una revisione o l’impostazione di nuovi obiettivi, è chiedersi se siamo pronti per l’anno prossimo a livello amministrativo.

Durante questo tipo di consulenze, ci siamo rese conto che c’è un grande divario tra aziende smart, che sono equipaggiate sia dal punto di vista delle competenze delle persone che degli strumenti, e le aziende che portano avanti l’amministrazione in maniera, diciamo così, tradizionale.

Se nel primo caso, l’amministrazione viene gestita in maniera organizzata e senza grosse perdite di tempo, grazie anche a un aggiornamento continuo dei processi affinché siano sempre efficienti; nel secondo caso la gestione amministrativa si basa sul principio, spesso e volentieri dannoso, dell’abbiamo sempre fatto così!

Quando fortunatamente, però, ci si rende conto che esiste un altro modo per fare le cose, richiedere un supporto per implementare delle nuove metodologie di lavoro rappresenta un primo passo fondamentale nella direzione di un cambiamento virtuoso.

Non solo strumenti, ma organizzazione

Quello che sottolineo sempre quando vengo contattata per questo tipo di consulenze, è che non si tratta solo di strumenti, ma anche di impostazioni organizzative. Se, ad esempio, l’amministrazione è in capo a una sola persona, cosa che capita spesso nelle piccole imprese, e non esiste una procedura scritta a cui fare riferimento, in caso di assenza di questa persona, tutto il sistema è a rischio perché non si sa come intervenire.

Ma ci sono tantissimi altri nodi che potrebbero essere sciolti: alcune aziende utilizzano ancora tantissima carta, hanno pochissima flessibilità, non sono in grado di far andare il lavoro avanti da remoto perché non hanno strumenti per collaborare online, non utilizzano automazioni, utilizzano Excel senza sfruttarne tutte le funzioni che potrebbero veramente aiutarli…

Un percorso graduale verso il cambiamento

Ecco, uno dei miei obiettivi per il prossimo anno, insieme a Chiara, è portare avanti la formazione e la consulenza per i professionisti, ma soprattutto per le piccole aziende, che vogliono intraprendere un percorso di efficientamento dei loro processi amministrativi.

Nel caso di quelle aziende che sono particolarmente indietro sul fronte della digitalizzazione, il percorso dovrà essere graduale, però costante verso un nuovo modo di lavorare. Si dovrà partire dal mappare quello che fanno attualmente, spesso in modo confuso o solo su input di richieste da parte del commercialista o dei fornitori.

Poi si dovrà analizzare questo processo per metterne in evidenza le criticità, come duplicazioni di task, colli di bottiglia della procedura, rallentamenti per via di comunicazioni che non funzionano, eccetera. Infine, andranno ridefiniti i processi e i ruoli delle persone. E solo a questo punto, si potranno introdurre nuovi strumenti.

I benefici del cambiamento

La sostanza di quello che va fatto non cambia, gli adempimenti fiscali restano gli stessi, ma la modalità e il tempo impiegato (o lo stress evitato!) sono molto diversi. Io stessa avevo lavorato per vent’anni in ambito amministrativo come dipendente prima di diventare freelance e mi ci è voluto del tempo per trasformare quelle competenze in modo che funzionassero anche da remoto, per i miei servizi di Assistente Virtuale. È stato un percorso di miglioramento costante: non ho scoperto fin dal primo giorno come utilizzare Asana o Toggl, ma se si hanno già delle competenze amministrative, si tratta solo di portarle a un livello superiore.

Se il titolare dell’azienda capisce questa necessità e riesce a coinvolgere i suoi collaboratori, l’investimento di tempo, attenzione, risorse fisiche e mentali, andrà a beneficio di tutti: se l’organizzazione è migliore, si risparmierà tempo, si avrà meno stress da scadenze, si potrà intervenire più facilmente in caso di emergenza, ferie o malattia di qualcuno… Si potrà lavorare meglio anche con i clienti, i fornitori, gli interlocutori esterni, come possono essere un commercialista o il consulente del lavoro, e questo perché sapremo esattamente dove sono le cose che ci vengono richieste o quando dovremo inviarle.

Quindi, torno a suggerire questa riflessione di fine anno: siamo pronti per affrontare il prossimo anno dal punto di vista amministrativo? Quali sono i punti critici e le cose da risolvere, come possiamo creare oppure ottimizzare la nostra procedura e quali nuovi strumenti possiamo implementare? Si tratta di una riflessione faticosa da fare, ma è un investimento da cui sicuramente trarremo benefici sul lungo periodo.

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.