Uso l’AI per migliorare alcune fasi della mia attività, non per fare il lavoro al posto mio. È una distinzione importante, e ci tengo a chiarirla subito.

Perché spesso quando si parla di intelligenza artificiale applicata al lavoro professionale si oscilla tra due estremi: chi pensa che cambierà tutto e chi pensa che serva a poco. La mia esperienza sta nel mezzo.

Da qualche tempo ho integrato alcuni strumenti di AI nel mio lavoro quotidiano di Assistente Virtuale. In modo progressivo, trovando le applicazioni che hanno senso per me e per il tipo di attività che svolgo.

Ecco come le uso concretamente.

Bozze, testi e scrittura

Il primo ambito è quello della scrittura.

Quando faccio una call con un cliente o un potenziale cliente, do in pasto la trascrizione all’AI e chiedo di estrarne i punti salienti: i dati che mi servono per preparare il preventivo, le attività concordate, le priorità emerse. In alcuni casi carico anche esempi di preventivi simili già fatti in passato e chiedo di creare una bozza impostata sulle esigenze del nuovo cliente.

Il risultato è sempre un punto di partenza, non certo un punto di arrivo. Ma avere una bozza strutturata da cui partire fa risparmiare tempo e aiuta a tenere traccia di tutto.

Lo stesso vale per le relazioni, le mail più delicate, i testi di accompagnamento ai report. A volte scrivo una prima versione e chiedo all’AI di verificare se ho dimenticato qualche punto rispetto a quanto detto nella call. Altre volte butto giù alcune idee rapidamente e chiedo di rivedere il paragrafo per eliminare ripetizioni e ridondanze.

Un’altra applicazione che trovo utile riguarda il tono. Quando devo spiegare un concetto complesso a un cliente, rispondere a una questione delicata al commercialista o al consulente del lavoro, mi faccio aiutare a trovare il modo più chiaro, assertivo o diplomatico per dire le cose, a seconda dei casi.

Detto questo, ogni testo prodotto dall’AI passa sempre da me. C’è sempre qualcosa da spostare, aggiungere, togliere. Qualcosa che sento mio solo dopo averci messo mano.

Fogli di calcolo e dati

Il secondo ambito è quello dei numeri e dei file.

Quando lavoro con Excel o Google Sheets e mi blocco su una formula, chiedo all’AI di trovare l’errore. Quando devo impostare un calcolo per ottenere un risultato specifico, chiedo come strutturarlo. È molto più veloce che passare mezz’ora a cercare la soluzione da sola.

L’utilizzo più prezioso, in questo ambito, è il confronto dati.

Quando ho bisogno di incrociare i movimenti bancari di un cliente con le relative ricevute o scontrini, do entrambi i file in pasto all’AI e chiedo di trovare le corrispondenze e di restituirmi una tabella riassuntiva: tipo di spesa, data, importo, metodo di pagamento. Solo i dati che mi servono, già organizzati.

Un lavoro che altrimenti farei manualmente, movimento per movimento, scontrino per scontrino. L’AI lo fa in pochi minuti. Io poi verifico i totali e faccio qualche controllo a campione. Il guadagno in termini di tempo è enorme.

Quali strumenti uso e perché

Uso principalmente ChatGPT, Gemini e Notebook LM. La scelta tiene conto di un aspetto fondamentale: per chi lavora con dati di clienti, la riservatezza è una questione seria.

• Notebook LM è lo strumento che preferisco per l’incrocio dei dati, proprio perché i file caricati e gli output prodotti rimangono riservati e vengono esclusi dall’addestramento dei modelli. Cerco comunque sempre di oscurare i dati sensibili quando necessario.
• Gemini for Google Workspace offre le stesse garanzie: i contenuti elaborati restano fuori dal training dei modelli.
• ChatGPT lo uso per attività meno delicate, attraverso le chat temporanee, che spariscono dalla cronologia e rimangono escluse dall’addestramento.

Ho ancora molto da esplorare, ma per ora questi tre strumenti sono più che sufficienti per l’uso che ne faccio.

Una precisazione finale

L’AI affianca il mio giudizio professionale, la mia conoscenza dei clienti, la mia esperienza. Ogni output va verificato, riletto, adattato. Ma usata bene, toglie il lavoro più meccanico: la ricerca manuale, la strutturazione delle bozze, il controllo delle formule. E libera tempo e energia per le parti del lavoro che richiedono davvero la mia competenza e il mio sguardo.

Ed è esattamente per questo che la uso.

Iniziare a usare l’AI in modo consapevole richiede tempo, qualche prova, e soprattutto attenzione nel valutare i risultati con spirito critico.

Gli strumenti da soli fanno poco: servono le domande giuste, la conoscenza del proprio lavoro e la capacità di riconoscere quando l’output funziona e quando va completamente riscritto. Se volete capire come integrare l’AI nella vostra attività di Assistenti Virtuali, o avete bisogno di un primo orientamento pratico, possiamo parlarne insieme in una consulenza dedicata: mail

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.