Come tratto i dati personali e le password dei miei clienti

Dati personali e password

Nel mio lavoro di Assistente Virtuale vengo in contatto ogni giorno con molti dati personali, sia dei miei clienti (e-mail, indirizzo, conto corrente, ecc.) sia dei loro stessi clienti (ad esempio, tutti quei dati che mi servono per l’intestazione delle fatture che preparo).

Per me, quindi, è fondamentale a inizio collaborazione, consegnare oltre al contratto la mia informativa sulla privacy in cui spiego come tratterò i dati personali del cliente. Oltre a questo, faccio firmare un modulo in cui il cliente mi nomina incaricata esterna al trattamento dei dati personali per suo conto. In questo modo risulto ufficialmente incaricata di gestire i vari dati personali con cui entrerò in contatto nello svolgimento del mio lavoro.

A livello burocratico, questo documento ci mette in regola rispetto a quanto stabilito dal regolamento UE 2016/679 e ci impegna ad adottare tutte le misure stabilite in materia di sicurezza dei dati.

Per quanto riguarda invece la gestione pratica dei dati, per ogni cliente preparo un folder dove conservo le varie informazioni che mi occorrono per gestire i vari task che mi vengono affidati, mentre uso LastPass per avere a portata di mano tutte le mie password e quelle dei miei clienti, con un unico accesso e un ottimo livello di sicurezza.

I clienti mi comunicano le password in modalità differenti: alcuni me le scrivono via mail, altre me le dettano telefonicamente, alcuni mi condividono l’accesso ai vari siti direttamente tramite LastPass. Con questo programma potrebbero condividermi l’accesso anche senza che io veda le password vere e proprie, ma devo dire che fino ad ora nessuno ha usufruito di questa opzione, perché solitamente se hanno abbastanza fiducia nell’affidarmi del lavoro, si fidano anche sul fronte della condivisione delle informazioni, che è poi alla base del buon funzionamento di qualsiasi rapporto tra Assistente Virtuale e i suoi clienti.

Quando è possibile, consiglio di creare uno user aggiuntivo a mio nome in modo che io non debba usare le credenziali del cliente. In questo caso io ho le mie password per accedere al suo account e se il rapporto di lavoro dovesse terminare, lui non dovrà cambiare tutte le password, ma semplicemente disabilitare il mio profilo utente. Non è sempre possibile perché magari un utente aggiuntivo comporta una licenza aggiuntiva e, quindi, un costo ulteriore di cui farsi carico, ma laddove questa opzione è attivabile risulta molto comoda.

In alcuni casi può capitare che per accedere ad alcuni servizi – come, ad esempio, l’home banking per scaricare l’estratto conto – serva l’autorizzazione del cliente nel momento in cui accedo, magari tramite una notifica sul telefono o un codice che deve comunicarmi. Non è comodissimo però è fattibile. Solitamente cerco di ridurre a una volta o due al massimo al mese questo tipo di accessi, così anche per il cliente il disagio è ridotto al minimo.

In un mondo in cui servono ormai password per ogni cosa e i dati personali vanno trattati con grande attenzione, la cosa più importante è trovare il metodo migliore per ogni esigenza. Come Assistente Virtuale il mio impegno più grande è ottenere la massima fiducia da parte dei miei clienti anche su questo fronte, garantendo loro accuratezza e grande responsabilità nel trattare le informazioni che li riguardano esattamente come farei per le informazioni che riguardano me.

Stefania
Stefania
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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