Da gennaio 2024 scatterà l’obbligo di fattura elettronica per i forfettari, anche per quelli che finora erano stati esonerati avendo un compenso annuo inferiore ai 25.000 €.

Personalmente, essendo in regime ordinario, faccio la fattura elettronica dal 2019 e ho iniziato appena entrata in vigore in Italia la nuova legislazione. Mi ricordo che all’inizio anch’io, come tanti, ero preoccupata e intimorita da questa novità, ma alla fine l’ho trovata veramente comoda e non tornerei mai indietro al vecchio sistema.

Fare la fattura elettronica non significa inviare la fattura in pdf tramite mail, ma elaborarla in un formato specifico – il formato XML – che va trasmesso all’Agenzia delle Entrate tramite lo SDI, il sistema di interscambio dedicato alla fatturazione.

A livello pratico si può compilare gratuitamente una fattura elettronica sul portale dell’Agenzia delle Entrate, nell’apposita sezione, oppure avvalersi di software specifici a pagamento. La differenza sta nella maggior efficienza e personalizzazione che i gestionali a pagamento offrono, consentendoci di gestire più comodamente il sistema delle fatture che emettiamo e riceviamo. Inoltre, i software a pagamento, oltre a un’interfaccia più friendly, mettono a disposizione anche altri strumenti, come lo scadenzario o la previsione delle tasse, che possono tornare utili per gestire meglio la propria attività.

Al di là dello strumento che scegliamo di utilizzare, ci sono delle regole a cui attenersi che è bene imparare per non incorrere in errori o mancanze. Ad esempio, la fattura deve essere trasmessa allo SDI entro 12 giorni dalla data di emissione, ma c’è tempo fino al quindicesimo giorno del mese successivo per le fatture differite. Ed è bene saper distinguere i vari casi in modo da non intercorrere in sanzioni per l’invio in ritardo.

Una volta consegnate allo SDI, le fatture possono essere scartate perché manca un elemento obbligatorio, oppure perché sono presenti degli elementi non riconosciuti o in contrasto tra di loro. In questo caso, ci arriverà un messaggio di errore di scarto dove è spiegata la motivazione, per cui la fattura può essere corretta e rinviata.

La fatturazione elettronica è stata introdotta con l’obiettivo di contrastare l’evasione fiscale, in particolare l’evasione dei versamenti IVA ma, secondo me, porta dei vantaggi pratici anche per noi che la utilizziamo, soprattutto a livello di risparmio di tempo.

Una volta compreso lo strumento, infatti, ci consente facilmente di duplicare le fatture, richiamare dati già in memoria del gestionale che utilizziamo, limitare gli errori dovuti alla compilazione manuale, tenere sotto controllo la numerazione… Ci sono poi dei software che permettono di condividere le fatture direttamente con il proprio commercialista e segnalare per ogni fattura la data del relativo incasso. Nel caso in cui stiamo compilando una fattura particolare e abbiamo dei dubbi possiamo anche salvarla in bozza e attendere il parere del commercialista che, una volta entrato nel sistema, avrà modo di controllarla prima dell’invio.

Il sistema della fatturazione elettronica è comodo anche per ciò che riguarda la ricezione: possiamo ricevere le fatture sulla nostra PEC, nella sezione apposita che troviamo sul sito dell’Agenzia delle Entrate nella nostra area riservata, oppure se utilizziamo un gestionale (come Fatture In Cloud o Fattura 24 per citare i più famosi) possiamo riceverle direttamente lì.

Presa dimestichezza col sistema, possiamo quindi gestire le fatture in autonomia, oppure decidere di affidarci al nostro commercialista o un’Assistente Virtuale.

Online si trovano tanti tutorial per iniziare, oppure si può chiedere una consulenza specifica a un professionista. Occupandomi da anni di fatture elettroniche per i miei vari clienti, freelance e Srl, ho elaborato in collaborazione con Chiara Montesi delle consulenze ad hoc in cui forniamo le basi per partire e poi gestire le proprie fatture in autonomia. Insomma, non bisogna farsi scoraggiare all’inizio, basta comprendere strumenti, elementi e modalità, prenderci la mano e poi, da quel momento in avanti, sarà tutto tempo risparmiato!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.