Come imposto la collaborazione con cliente e commercialista

Ogni volta che un nuovo cliente mi affida dei servizi in ambito amministrativo-contabile, chiedo di essere introdotta al suo commercialista. Una presentazione ufficiale è fondamentale, innanzitutto, per essere autorizzata a inviare e ricevere tutte le informazioni necessarie alla gestione della fiscalità corrente del cliente. Ma è anche molto importante per me, per capire quale sia la procedura richiesta per lo scambio di documenti, in modo da integrarmi nel miglior modo possibile nell’organizzazione richiesta dal commercialista stesso.

Stabilire una procedura, sia in termini di scadenze di invio che di modalità, è il punto di partenza per strutturare al meglio il mio lavoro, adeguandomi alle diverse necessità dei commercialisti: ci sono studi che utilizzano una cartella condivisa per l’invio di documenti, altri che usano piattaforme esterne su cui caricarli, altri ancora preferiscono la classica mail.

A volte, quando inizio a lavorare con un nuovo cliente, lo affianco in una procedura già avviata in modo da potermi integrare più facilmente. In altri casi, invece, la procedura è da creare da zero confrontandomi con il commercialista per capire la sua impostazione del lavoro: per fare un esempio, c’è chi desidera avere i documenti su base mensile, anche se l’iva è trimestrale e chi, invece, li vuole alla fine del trimestre; così come i metodi di comunicazione possono variare molto da uno studio all’altro. Ecco perché per me è importante capire cosa sia per loro più comodo e creare di conseguenza un rapporto il più gradevole possibile per tutte le parti, trovando il modo per collaborare in modo efficace.

Per quanto riguarda l’organizzazione delle informazioni relative al cliente e al suo commercialista, preparo un documento condiviso, a scelta del cliente su Drive o Dropbox, in cui inserisco tutte le informazioni necessarie: contatto del commercialista, persone di riferimento, modalità d’invio, scadenziario, eccetera. Oltre a questo documento condiviso con il cliente, creo poi una preziosissima scheda su Asana, il mio strumento di project management, in cui inserisco tutto quello che mi servirà per svolgere il lavoro, oltre a impostare le notifiche relative alle scadenze di ogni singolo cliente.

Le possibili criticità nella procedura di gestione tra AV e cliente

In questo tipo di lavoro, le difficoltà maggiori le riscontro quando non mi viene delegata la gestione completa: per la maggior parte dei clienti ho accesso sul conto, mi occupo dei pagamenti e gestisco in modo autonomo i rapporti con il commercialista e questo mi permette di avere tutto sotto controllo; in alcuni casi, invece, mi occupo solo di una parte del processo e questo spesso complica le cose quando  i dati e i task condivisi non vengono tenuti aggiornati da parte del cliente, creando confusione.

A quel punto, il mio compito diventa ricordargli di aggiornare l’archivio dei documenti contabili e di avvisarmi quando effettua o riceve pagamenti di cui io non ho traccia (ad esempio, quelli cartacei e tutti quelli che non vengono gestiti dal sistema di fatturazione elettronica, come le note di prestazione occasionale o i rimborsi).

Il flusso di lavoro può essere in questi casi più macchinoso e rallentato dalle verifiche necessarie per avere il quadro della situazione completa. Ecco perché, quando possibile, consiglio sempre di delegarmi per intero la gestione del flusso in modo da garantire maggiore efficienza e sgravare il cliente da molte incombenze.

L’altra criticità che mi capita di riscontrare talvolta è il subentro nella gestione dell’amministrazione, senza un passaggio di consegne con chi se ne occupava prima. Ricostruire la procedura impiegata e capire come è stato ordinato l’archivio dei documenti (sempre che sia stato ordinato con un criterio logico!) senza indicazioni è una situazione estremamente delicata che richiede tempo e impegno da parte mia, del cliente e del commercialista. Una volta risolta questa difficoltà iniziale e impostata una nuova procedura, il lavoro potrà procedere per il meglio, ma sicuramente l’investimento iniziale in termini di tempo e fatica va messo in conto.

Il vantaggio di affidare la gestione dell’amministrazione a un’Assistente Virtuale

Al di là dell’operatività che riguarda la gestione e l’invio dei documenti, come Assistente Virtuale, posso fare anche da anello di congiunzione e filtro tra commercialista e cliente, alleggerendo quest’ultimo di molte “preoccupazioni” amministrative: in molti casi è sufficiente che il commercialista si interfacci con me per avere feedback e informazioni, senza disturbare così il mio cliente.

Il vantaggio per eccellenza di avere un’Assistente Virtuale è proprio quello di sollevare il cliente da tutta una serie di comunicazioni e incombenze, facendogli risparmiare del tempo e anche un bel po’ di stress.

Non male, eh!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.