Lo smart working ai tempi del coronavirus

La quarantena forzata a causa del coronavirus ha costretto molti a lavorare da casa. E, come sempre accade in caso di imprevisto, ognuno si è adattato come meglio poteva.

Si è iniziato così a parlare tanto di smart working e io spero non sia solo un argomento di moda oggi viste le contingenze, ma rimanga alta anche in futuro l’attenzione su questa modalità innovativa di lavoro.

Sono sicura che molti dipendenti obbligati a lavorare in casa, con tutta la famiglia a fianco, stiano riscontrando delle difficoltà organizzative. Ed è normalissimo perché lo smart working non è una cosa che si può improvvisare, se vogliamo che funzioni bene.

A partire dallo spazio che riusciamo a ritagliarci per lavorare. Basti pensare a quanti si sono trovati nella condizione di dover condividere una scrivania o un computer con l’impegno della didattica a distanza dei propri figli, in una situazione quanto meno caotica!

Quando, invece, lo smart working è una realtà strutturata o la nostra professione si svolge normalmente da remoto, spazi, tempi e strumenti lavorativi devono essere ben consolidati. Perché si possa lavorare bene da casa è necessario infatti avere uno spazio ad hoc; aver strutturato una routine precisa relativa alle attività che dobbiamo svolgere e avere a disposizione tutti gli strumenti – digitali e non – utili per portarle avanti.

Intraprendere la carriera di Assistente Virtuale

Per quanto possa sembrare scontato, questo è il consiglio che do sempre a quante mi contattano per avere indicazioni su come intraprendere la carriera di Assistente Virtuale. Soprattutto se si proviene da una precedente esperienza da dipendente, è importante strutturare bene la nuova attività, non solo in termini di business plan e di atteggiamento mentale, ma anche per tutti gli aspetti pratici che la riguardano. Ad esempio, impostando un buon sistema di archivio dei documenti o di comunicazione tra noi e i clienti che riguardi lo scambio di mail e file o la gestione dei dati personali.

Chi vuole iniziare questa professione mi chiede spesso aiuto per trasformare in “virtuale” le competenze che già possiede, oltre che consiglio su quali strumenti utilizzare online. Iniziare da ciò che già si conosce è sempre un’ottima idea, ma senza dimenticare mai che ampliare le proprie conoscenze può essere la chiave del nostro successo.

Io per esempio, quando ho iniziato questo lavoro dopo aver lavorato vent’anni come dipendente, non avevo idea di cosa fosse WordPress o di come si potesse realizzare una newsletter da zero. Mi sono formata seguendo dei corsi e ora sono in grado di offrire più servizi ai miei clienti grazie a queste nuove competenze.

Lavorare in remoto, come funziona

Anche prima di questa emergenza, molte aziende avevano già iniziato ad abbracciare la cultura del lavoro da remoto, offrendo ai propri dipendenti e collaboratori esterni la possibilità di lavorare a distanza, utilizzando le nuove tecnologie digitali.

I vantaggi?

Una società che decide di dare la possibilità ai suoi collaboratori di lavorare a distanza vede:

• incrementare la loro produttività
• ridurre i costi di gestione
• la possibilità di trovare in Rete professionisti talentuosi sul mercato globale con cui collaborare
• la possibilità di creare collaborazioni al di fuori della propria zona di competenza, magari anche oltre i confini nazionali

Non male vero? E in caso di dubbi su quali siano le attività giuste da delegare a un collaboratore da remoto basta rivolgersi per una consulenza a chi, come me, ha fatto della delega e dell’assistenza virtuale un lavoro vero e proprio.

Ovviamente anche per il dipendente che lavora da remoto o il libero professionista che decide di aprire un’attività online, i vantaggi non mancano. Primo fra tutti quello di poter conciliare meglio i tempi di vita privata e lavoro, grazie alla possibilità di lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento della giornata. Sempre a patto di essere organizzati e aver ben strutturato la propria attività!

Lavorare da remoto e farlo bene

Esattamente come per il lavoro in ufficio, anche quando si decide di lavorare da remoto l’atteggiamento che si adotta può fare la differenza sotto molti aspetti.

Ecco alcuni consigli che mi sento di dare sulla base della mia esperienza se hai deciso di lavorare online o lo stai già facendo.

• Lavorare online e essere concentrato

È inutile negare che chi fa un lavoro online è più facilmente soggetto a distrazioni. Le occasioni per distogliere la concentrazione da quello che si sta facendo sono davvero tante: la posta elettronica, le notifiche di Facebook e Instagram, un messaggio sullo smartphone o una telefonata. Certamente non si possono evitare i contatti, ma si può imparare a gestirli per fare in modo che non diventino distrazioni con un po’ di buona volontà. Basta avere la consapevolezza che siamo noi a decidere quale sia il momento migliore per controllare la posta, le notifiche dei social media e via dicendo, istituendo un momento preciso per farlo o delle pause ad hoc.

• Lavorare in remoto facendo una cosa alla volta

Bisogna evitare di cadere nella trappola del multitasking: occuparsi di troppe mansioni in contemporanea non sempre è sinonimo di efficienza, anzi. Si rischia spesso di non dedicare la giusta attenzione a ogni singola attività e a impiegare più tempo del previsto per svolgerla o, peggio, di svolgerla approssimativamente.

Per ovviare a questo problema consiglio di iniziare ogni giornata creando un elenco di cose da fare, che non sia troppo lungo e ambizioso. Questo perché una lista troppo piena produce l’effetto contrario e, anziché aiutarti ad affrontare al meglio la giornata, ti genera stress e frustrazione quando non riesci a fare tutto quello che ti eri proposto. Quindi raggruppa le attività da svolgere in categorie e poi comincia a eseguirle partendo dalle più urgenti, cercando sempre di essere metodico e organizzato. Un esempio? Prima leggi e rispondi a tutte le email poi fai tutte le telefonate e così via. In questo modo non perderai il focus di quello che stai facendo e riuscirai a essere veramente efficace.

• Lavorare a distanza con ordine

Anche se non sei in ufficio con altri colleghi, e potresti permetterti di stare davanti al tuo computer in pigiama perché nessuno ti vede, ritengo che invece sia importante avere cura di sé stessi perché questa cura riguarda anche il tuo atteggiamento e il tuo ufficio/studio/camera. Il disordine, infatti, si riflette sulla mente a discapito della produttività.

Impara a fare periodicamente decluttering di tutto ciò che riguarda il lavoro e a tenere ogni cosa al suo posto: agende, fogli, appunti, tutto deve avere una precisa collocazione per non dover sprecare tempo prezioso a cercarlo. Lo stesso vale per documenti, cartelle e strumenti digitali sul nostro computer e cloud.

• Lavorare online anche da casa

La gran parte delle persone che lavorano online lo fa da casa per ottimizzare i costi dell’affitto di un ufficio e degli spostamenti. Questo non significa che sia facile, come questa esperienza di permanenza forzata a casa con tutta la famiglia a causa del coronavirus ci sta dimostrando. Inoltre, anche in condizioni normali le cose da fare nella nostra vita casalinga sono sempre tante: gestione dei figli, spesa, commissioni… E così si rischia di non ottimizzare affatto il nostro tempo! Ecco perché ribadisco l’importanza di organizzarsi e dare la giusta priorità a tutte le cose che si devono fare, altrimenti il lavoro online da casa potrebbe non costituire un vantaggio ma una difficoltà.

Insomma, per lavorare da remoto, online o in smart working non basta solo avere una buona connessione internet, ma occorre chiarirsi bene le idee su quali siano le attività da compiere, approcciarle con la giusta mentalità e poi strutturarle in modo organizzato ed efficiente. Solo così il nostro lavoro sarà davvero smart!

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.