Se ripenso ai miei primi preventivi come Assistente Virtuale, l’errore più grossolano che facevo era forse quello di non mettere la data di scadenza, ritrovandomi poi spesso a gestire con difficoltà richieste fuori tempo massimo o in condizioni ormai mutate rispetto a quelle di partenza. Si trattava di preventivi standard e molto sintetici, che includevano il tipo di servizio, il prezzo, il metodo di pagamento e poco altro.

Col passare del tempo mi sono lasciata ispirare da diversi preventivi che ho ricevuto da altri professionisti in qualità di cliente e ho adottato un’impostazione personalizzata e discorsiva, che parla di me e di come lavoro, in modo che chi lo riceve può farsi un’idea più completa e non focalizzarsi solo sul prezzo.

Un accorgimento che ho introdotto negli anni riguarda il modo di specificare le voci “non” a preventivo: ovviamente le voci relative ai servizi richiesti sono le più facili da inserire, ma lavorando mi sono resa conto che spesso e volentieri si configurano delle situazioni per cui sono necessari degli “extra” rispetto a quanto preventivato. Ecco perché ho imparato a ottimizzare i preventivi inserendo la tariffa oraria che applicherò in caso di extra, fornendo anche alcuni esempi ricorrenti a seconda dei casi specifici. Ho notato che questo aiuta il cliente ad avere una visione più ampia del lavoro che posso svolgere per lui, così può sentirsi libero di affidarmi altre mansioni in qualsiasi momento. Ed è utile anche per me, perché evito situazioni antipatiche in cui il cliente mi chiede di svolgere task aggiuntivi e io devo spiegare che non erano inclusi nel preventivo iniziale. Ovviamente, se la mansione extra diventa regolare a quel punto si potrà includerla nel forfait mensile rivedendone il prezzo, in modo da non dover verificare tutti i mesi le ore in più lavorate.

Un errore che mi capita ancora di fare, non tanto nella forma del preventivo, ma quanto nel calcolo finale è sottovalutare la mole di lavoro. Succede perché ho sottostimato il lavoro stesso oppure perché mi mancano al momento del preventivo tutte le informazioni per una corretta valutazione. Per ovviare a questo problema, non faccio mai dei contratti che mi vincolino a dei tempi molto lunghi e spiego al cliente che se dovessi rendermi conto, dopo un certo periodo di tempo, che la mole di lavoro è maggiore di quanto previsto, rielaborerò il prezzo del pacchetto. Cerco così di mettermi al riparo da questo tipo di errore di valutazione.

Quando faccio un prezzo chiuso mensile per un supporto continuativo, considero il fatto che durante l’anno ci saranno mesi in cui l’impegno richiesto sarà più gravoso e altri in cui sarà minore e suddivido i picchi di lavoro tra tutti i dodici mesi, arrivando così a stabilire una cifra mensile.  Quando, invece, non c’è questo tipo di compensazione e rilevo che il lavoro è molto di più di quello preventivato avviso per tempo il cliente che dovrò ritoccare il prezzo.

Un’altra cosa che ho imparato a specificare sono i vari step da seguire nel momento in cui si accetterà di lavorare con me: dopo avermi mandato il preventivo firmato e i dati legali, io manderò il contratto, l’informativa privacy, il modulo per nominarmi incaricato esterno al trattamento dei dati e la fattura proforma relativa al primo mese o al primo pacchetto di ore acquistato. È un modo concreto per stabilire da che parte iniziare il lavoro.

In fondo al preventivo inserisco poi una breve bio che specifica chi sono e di cosa mi occupo. Questo perché in molti casi i preventivi mi vengono richiesti da persone che hanno avuto il mio nominativo da altri professionisti o da miei clienti. Anche se al momento del preventivo è probabile che ci siamo già sentiti in call, penso che mettere nero su bianco alcuni punti aiuti a fissarli meglio.

Se non c’è stata una call conoscitiva prima di elaborare il preventivo e non posso prevedere esattamente la mole di lavoro o le mansioni da includere, non propongo mai un pacchetto a forfait, ma suggerisco i miei pacchetti a ore. Preparo in questi casi un documento indubbiamente più sbrigativo, ma ho capito con l’esperienza che di solito si tratta di richieste avanzate solo per avere un’idea del prezzo di un servizio ed è difficile che il lavoro si concretizzi. Credo che il valore vero della collaborazione si possa intuire solo dopo una call conoscitiva, che ritengo sia tempo speso benissimo sia per me che per il potenziale cliente.

Ogni nuova tipologia di preventivo e ogni esperienza con nuovi clienti mi insegnano qualcosa e mi aiutano a migliorare i servizi che posso offrire e il mio stesso metodo di lavoro. La base dei preventivi rimane sempre la stessa però: cercare di essere il più chiara possibile, dettagliare al meglio il mio modo di lavorare, semplificare le cose al cliente. Un preventivo elaborato in questo modo e accettato con questi presupposti è, solitamente, un ottimo punto di partenza per lavorare bene insieme.

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.