Nuovo progetto in partenza? Come lo organizzo?
Nuovo Anno significa anche nuovi progetti, nuovi clienti, nuove cose da fare e …posso sembrare estremamente ripetitiva (lo sò 🙂 ) ma la prima fase di ciascuno di questi include sicuramente analisi ed organizzazione!
Da dove si deve iniziare ad organizzare un nuova serie di attività? Posso dirti come cerco di procedere io.
Sicuramente sarai d’accordo con me nel dire che l’organizzazione di un progetto è fondamentale per la buona riuscita dello stesso, ma sai anche che non può essere “infallibile” e devi dunque considerare di dover riorganizzare parte delle attività in corso d’opera o prevedere nello stesso un minimo di imprevisto.
Partiamo dalla fine!
Dalla fine? Certo che sì!
Per me nuovo progetto può significare, come già detto, una nuova cliente da seguire, un progetto specifico da sviluppare, un obiettivo da raggiungere!
Quando inizio un nuovo progetto solitamente parto dalla fine e mi pongo le seguenti domande.
Per quando deve essere consegnato?
Questa è la prima domanda e probabilmente la più importante, perché ti permette ti dare il primo “preciso” (più o meno) parametro per iniziare ad organizzare il progetto stesso.
Avere una data (mese, settimana, giorno) fissa un obiettivo e a partire da quello si può valutare la sua fattibilità e difficoltà.
Se hai esperienza di progetti simili a quello che andrai a svolgere, potresti già indicare se è fattibile oppure no, o ancora se è gestibile ma con molta difficoltà o addirittura nel migliore dei casi (che normalmente è molto molto molto raro 🙂 ) se puoi addirittura anticipare la sua realizzazione!
Dunque questo fa scaturire un’altra domanda.
Quali passaggi intermedi occorrono?
Qui si può procedere in due modi: dall’inizio o dalla fine.
Come scelgo da quale parte iniziare? Ora ci arrivo 🙂 …
Organizzo un progetto partendo dall’inizio se conosco già in linea di massima cosa, chi e quanto mi servirà per poter arrivare alla fine nei tempi e costi prefissati.
Organizzo invece un progetto partendo dalla fine, se per me è un progetto nuovo e ho necessità di formarmi ed informarmi sulle attività che andranno pianificate e svolte.
Tu da dove cominci? Hai una modalità differente dalla mia quando organizzi un nuovo progetto?
Solo per essere “precisa” 😉 gran parte del mio lavoro è anche questo, organizzare le attività per ottimizzare tempi e costi e migliorare così la qualità del lavoro che viene svolto rendendolo più proficuo!
Comunque una volta definita la data di consegna e le macro-fasi, comincio ad essere più concreta, inizio a definire chi fa cosa e con quali tempi.
Diamoci dei tempi.
La schedulazione delle attività serve per mettere in fila tutte le cose da fare, se posso creo un vero o proprio gantt o utilizzo un file excel o ancora utilizzo uno strumento di project management.
Per esempio uno strumento che sto iniziando ad utilizzare sempre più spesso è Asana, strumento di project management che mi permette di avere un calendario condiviso con le task inserite che possono essere commentate, si può verificarne l’avanzamento e capire se vi sono problematiche.
Oltre a definire i tempi e la successione delle attività, quando creo le task ovviamente vado a definire chi fa cosa.
Non faccio mica tutto da sola …dico sempre che è importante delegare e quindi …deleghiamo!
Dunque quando si schedula un progetto, si assegnano anche le risorse …o meglio si decide chi contribuirà al raggiungimento di questo obiettivo. 🙂
Quando conosco anche chi lavorerà con me nel progetto, cerco di definire quali possono essere le attività da svolgere in parallelo, se ci sono attività che dipendono da altri task e così via.
Potrei dire che è come comporre un puzzle, mettere insieme i pezzi e vedere se il risultato che ne esce ci piace.
Come monitoriamo le attività?
Abbiamo definito tempi, modi, risorse, data di consegna ….allora partiamo!
Sembra tutto perfetto, tutto si “incastra” correttamente e non c’è nulla che potrebbe andare storto…mmmh!
L’imprevisto è dietro l’angolo …ma se sono stata brava ho calcolato un minimo di tolleranza all’interno delle mie task …diciamocelo… a tutte potrebbe capitare una giornata no, dove proprio il cervello non parte!
Ma proprio per questo devo monitorare le attività, le mie e quelle delle altre persone coinvolte.
Nel mio lavoro soprattutto devo “vigilare” ed assistere 🙂 chi sta lavorando al progetto, facendo in modo che tutto il materiale ci sia, che le informazioni siano a disposizione di chi sta lavorando o deve lavorare, che i tempi restino all’interno della tolleranza calcolata per gli imprevisti.
Possiamo modificare la pianificazione in corso d’opera?
Ma certo che sì! Ovviamente non possiamo pretendere di rischedulare il progetto il giorno prima della sua chiusura.
Per questo è fondamentale tenere monitorate tutte le attività, per poter bilanciare i tempi in modo corretto ed avere il tempo di correggere le schedulazioni.
Questo ti permette di tenere sempre aggiornata e “cosciente” la cliente sull’andamento del stesso. Se poi lei è direttamente coinvolta in realtà è molto più semplice perché dovremmo lavorare sulle medesime task.
Per me il problem solving è come allacciarsi la cintura quando sali in macchina …oramai lo faccio in automatico! …Ma del resto non potrei essere una buona assistente virtuale se non mi ponessi un enormità di domande e ne ricercassi le risposte anche prima che queste servano.
Concludendo: la parola d’ordine nell’organizzazione e gestione di un progetto è avere costanza e non abbattersi se ci sono imprevisti ma cercare una soluzione e anzi fare tesoro dell’esperienza avuta così da poterla sfruttare per i futuri progetti.
Allora sei pronta? Sicuramente sì!
Spero di esserti stata un pochino di aiuto…se magari vuoi sottopormi un caso specifico per capire quale potrebbe essere il mio approccio o valutare la possibilità di lavorare insieme, contattami e vediamo come poter realizzare il tuo progetto.
Grazie, Antonella!
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