Nuovo Cliente? Come organizzo il lavoro

Quando arriva un nuovo cliente, c’è una prima fase di organizzazione in cui ci si conosce e si cerca un metodo per interagire, comunicare e collaborare.

Non solo! Inizialmente, almeno per me, c’è una grande curiosità, ho voglia di conoscere questa nuova persona che farà in qualche modo parte delle mie giornate. Quindi quando inizia questo nuovo rapporto, il mio primo obiettivo è fare la conoscenza di questa nuova identità con la quale creare un rapporto di collaborazione e comunicazione, ma soprattutto di fiducia.

Nel mio caso ad esempio, nella prima call io non cerco di vendere nulla, ma cerco di capire se chi è dall’altra parte è una persona che posso aiutare con le mie competenze e la mia esperienza e soprattutto valuto come posso essere d’aiuto.

È come se scegliessi io il mio cliente, perché deve comunque essere una persona che mi piace, che mi ispira fiducia, una persona interessante.

Nuovo cliente, email conoscitive e telefonate

Il mio cliente ha già avuto modo, in fase di offerta, di capire come comunico. Le prime email, la prima telefonata aiutano a conoscere in modo chiaro e dettagliato le mie competenze, l’attenzione ai dettagli e così via. Quando scrivo inviando il preventivo, mi rivolgo al mio “possibile cliente”. Questo indica abbastanza chiaramente in che modo gestisco il lavoro.

Alla normale telefonata, se posso scegliere, preferisco Skype o simili, per fare in modo di avere anche un contatto visivo con il nuovo cliente, per vederlo, vederne la sua gestualità. Molto spesso dai gesti si capisce molto di più di una persona che usando mille parole.

Un consiglio, almeno inizialmente anche se sarebbe buona norma farlo sempre, è sentire il cliente telefonicamente, per organizzare e impostare il lavoro più rapidamente, ma poi fai sempre una email riepilogativa per entrambi, così da fissare i punti e andare avanti senza troppi sospesi.

Importante impostare fin da subito una buona comunicazione.

Nuovo cliente, come pianificare il lavoro

All’inizio del lavoro è necessario definire il processo, i vari passi, chi fa cosa e quando. In questa fase occorre creare un sistema di comunicazione valido, efficace e comodo per entrambi: qual è il mezzo preferito? Email? Un project management tool?

Quest’ultimo è molto utile perché tutti i messaggi si trovano in unico posto, e non sparpagliati nella posta in arrivo. Ma alcuni clienti non lo trovano comodo, non si sentono a loro agio con questa soluzione e preferiscono la classica email. L’importante è definire fin dagli inizi il come.

Come detto in precedenza alla base dovrà esserci una buona comunicazione e bisogna trovare gli strumenti online per lavorare in modo semplice e veloce. In sostanza le informazioni che si devono sicuramente sempre condividere sono:

Date di inizio e fine attività;

  • Specifiche descrizioni delle attività da svolgere;
  • Approvazioni, commenti, definizione delle attività stesse;
  • Accessi, link e quant’altro sia necessario per lasciarti operare.

Quindi tutta la documentazione che possa in qualche modo aiutare o agevolare quanto incluso nel progetto. Queste informazioni dovranno comunque risiedere in un ambiente condiviso.

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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