Giugno è arrivato e con lui iniziano i pensieri legati all’estate: vacanze, ritmi più lenti, giornate più lunghe e una domanda che chi lavora da freelance o gestisce attività per conto dei clienti si pone ogni anno: come gestire l’amministrazione nei mesi estivi, quando il lavoro diventa più discontinuo?

Partiamo da un principio: l’amministrazione non si ferma mai

Lo so bene: l’amministrazione, a differenza nostra, non va in ferie.
Soprattutto quando si lavora con clienti che versano l’IVA mensilmente (come accade per diverse società che seguo). Anche per chi ha l’IVA trimestrale, però, il mio consiglio è di gestire la documentazione mese per mese: è più semplice, si riducono rischi di errori o dimenticanze e si evita di dover ricostruire tre mesi di attività a settembre… Quando attività e incombenze saranno tornate di nuovo a pieno regime.

Come mi organizzo (e organizzo il lavoro per i miei clienti)

Per gestire al meglio questa fase, ecco cosa faccio ogni anno prima dell’estate:

• Raccolgo le disponibilità di collaboratrici e clienti
  Lavorando con collaboratrici esterne, ognuna ha autonomia sulle ferie. Lo stesso vale per i clienti: anche se spesso mi dicono “scrivimi pure se hai bisogno”, so bene che in vacanza può esserci meno reattività, poca connessione o poca voglia di gestire scadenze.
  Conoscere in anticipo quando non saranno reperibili mi permette di organizzare bonifici, documenti e pagamenti in modo coordinato, disturbando il meno possibile.
• Verifico le scadenze e anticipo le attività
  Per i clienti con delega bancaria, gestisco io i pagamenti. Per gli altri, ci confrontiamo insieme per decidere quali pagamenti effettuare prima o subito dopo le ferie, e quali documenti anticipare.
• Programmo promemoria automatici
  Se so che un cliente rientra il 1° settembre, programmo una mail per il 2 settembre per ricordargli di mandarmi l’estratto conto. Utilizzo Boomerang per Gmail o la funzione “Programma invio”. I promemoria per me, invece, li gestisco su Asana, impostando task con scadenze ben precise.
• Gestisco le caselle di posta condivise
  Spesso seguo per i clienti la casella “amministrazione@”. In estate, di comune accordo, decidiamo se attivare un’auto-reply che spiega che l’indirizzo è monitorato, ma con tempi di risposta più lunghi.
  Oppure, se l’azienda è davvero chiusa, impostiamo un messaggio che lo segnala chiaramente e, se serve, indichiamo a chi rivolgersi in caso di urgenza.

E per me?

Anche se non stacco completamente, in estate rallento.
Mi prendo qualche giorno qua e là, magari un lunedì o un venerdì per allungare un weekend, e lascio libera la mia agenda solo nei giorni in cui sarò effettivamente offline.
A parte la settimana di Ferragosto, in cui metto l’auto-reply personale, il mio obiettivo è rallentare, non fermarmi.

La riduzione delle attività dei clienti e la minor frequenza di richieste mi permette di pianificare con più calma e, soprattutto, preparare la seconda parte dell’anno senza ansia e senza urgenze.

In sintesi, anche nei mesi estivi, l’amministrazione continua. Ma con un po’ di pianificazione, anticipo e comunicazione, è possibile rallentare senza perdere il controllo, rispettando tempi e scadenze… e anche godersi qualche meritata pausa.

📩  Vuoi approfittare dell’estate per iniziare a ragionare su come migliorare l’organizzazione amministrativa o impostare processi di delega in vista del rientro?

Scrivimi a antonella@antonellacafaro.com, sarò felice di aiutarti a pianificare i prossimi passi.

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.