Dopo la pandemia ho avuto un picco di lavoro che è coinciso con un periodo particolarmente difficile a livello personale, pieno di cose da fare e faticoso da gestire. Mi sono trovata così nella posizione di decidere cosa fare col mio lavoro, in particolare capire se prendere o meno nuovi clienti, per non aggravare ulteriormente il carico di stress. Ma se avessi mantenuto solo i clienti che avevo allora, avrei rischiato di avere delle difficoltà se qualcuno di loro mi avesse ridotto le mansioni o messo fine alla collaborazione.

L’unica alternativa a quella situazione di “stallo” era farmi aiutare da qualcuno e, a distanza di tempo, posso dire che sia stata la scelta migliore che potessi fare.

Come ho scelto le collaboratrici

Ho iniziato a cercare un aiuto tra le persone che conoscevo già, o perché avevamo collaborato insieme a progetti comuni, o perché erano persone che avevo formato come mentore di Assistenti Virtuali o, ancora, che avevo conosciuto nell’ambito di selezioni fatte per conto di clienti. In ogni caso, persone che mi erano piaciute o con cui avevo sentito affinità aldilà delle competenze necessarie per svolgere questo lavoro.

Ho semplicemente messo in pratica quello che consiglio sempre durante le mie consulenze sulla delega: valutare, oltre alle competenze tecniche e professionali, anche tutta una serie di soft skills che consentono di instaurare un rapporto di fiducia e collaborazione efficace, come proattività, attenzione ai dettagli, gentilezza, ottimismo, tranquillità… Ognuno, in base al proprio carattere e ai propri valori, sa riconoscere le caratteristiche che preferisce nelle altre persone. Io, ad esempio, non riesco a lavorare bene con le persone che mi mettono ansia e mi piace collaborare con persone che sanno gestire bene le scadenze e sono puntuali, ma avendo sempre comprensione delle circostanze e rispetto della vita privata (cerco di non dimenticare mai che “no, noi Assistenti Virtuali non siamo cardiochirurghi”!).

Dopo aver individuato le persone con cui condividevo questo insieme di competenze, valori e soft skills, ho iniziato a collaborare con loro su diversi progetti. Ho preferito lavorare per alcuni clienti con una persona e per altri clienti con un’altra in modo da avere un ventaglio di possibilità più ampio e maggiore flessibilità: in questo modo posso scegliere a chi affidare i compiti in base a quello che sanno fare meglio, ma anche in base alle attitudini caratteriali che penso possano meglio interagire con un determinato cliente.

Come funziona a livello pratico la collaborazione

In generale, abbiamo dei documenti e delle procedure condivise su Google Drive che andiamo ad aggiornare man mano che si aggiungono cose nuove da fare o vengono modificate. Abbiamo poi dei documenti operativi che ci aiutano a gestire il lavoro per i vari clienti. Un esempio pratico: se la mia collaboratrice si occupa della riconciliazione dell’estratto conto bancario di un cliente, sono io a connettermi all’home banking e a scaricare l’estratto conto, avendo la delega per farlo, e poi lo carico nelle nostre cartelle condivise in modo che lei possa poi gestire il resto dell’operazione in autonomia. Abbiamo un file in cui vengono riportate tutte le anomalie, che periodicamente vado a controllare per capire come risolverle. Lavorando in Drive, si tratta di documenti vivi sempre aggiornati e ci troviamo molto bene.

Metto sempre a conoscenza i clienti dell’eventuale presenza di una mia collaboratrice per gestire parte del loro lavoro e presto molta cura nel rispettare le procedure che riguardano la privacy policy. Ho nominato le mie collaboratrici incaricate esterne al trattamento dei dati e le ho citate nella mia informativa privacy, dove ho segnalato che posso avvalermi di collaboratori esterni. Questo dal punto di vista burocratico. Dal punto di vista etico, la riservatezza è un altro di quei punti che le mie collaboratrici rispettano assolutamente e fa parte del pacchetto delle soft skills di cui parlavo prima.

La supervisione del lavoro

La supervisione del lavoro che svolgono le mie collaboratrici è in alcuni casi più generale, in altri più dettagliata.

Ad esempio, se per un cliente la mia collaboratrice mi aiuta a impostare le fatture a fine mese, prima dell’invio ai clienti verifico nello specifico che siano state rispettate le istruzioni. Per altre attività come la redazione di un report, un documento o un preventivo, mi limito a dare un’occhiata dal momento che tanto sarà il cliente stesso a verificare alla consegna.

All’inizio, ovviamente, i controlli erano più attenti ma, una volta acquisite le procedure, so che posso fidarmi e ho imparato io stessa a capire facilmente quali task posso delegare in loro completa autonomia e quali altri hanno bisogno di un mio controllo più accurato. Abbiamo creato anche dei sistemi di doppio controllo in modo che le sviste vengano gestite più facilmente. In ogni caso, il fatto che la maggior parte del lavoro venga impostato da loro, equivale già a un notevole alleggerimento per me.

Cosa è cambiato nel mio lavoro di AV

Da quando ho rodato questo nuovo metodo di lavoro e ho verificato quanto sia efficace, tutti i nuovi lavori che prendo, li inserisco già nell’ottica di smistarne almeno una parte alle mie collaboratrici. Questo mi dà la tranquillità di sapere che in caso di problemi, emergenze o, anche solo ferie o necessità di tempo libero, posso contare su di loro. Per me è un grande sollievo prendere nuovi incarichi sapendo che non dovrò gestirli da sola, è un peso mentale che si alleggerisce notevolmente.

Dopo dieci anni di partita iva in “solitaria”, in futuro, mi piacerebbe aumentare le persone con cui collaborare per riuscire a gestire un numero maggiori di clienti e crescere a mia volta. E scrivere così un nuovo capitolo per il mio percorso di Assistente Virtuale!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.