Come scegliere cosa puoi delegare

Come scegliere cosa puoi delegare

Nella mia professione uno dei compiti fondamentali è valutare cosa è possibile delegare e cosa, invece, è necessario fare di persona.

Essere multitasking spesso è una necessità ma non deve essere un’abitudine, perché a lungo andare limita le energie senza permetterti di svolgere al meglio i tuoi compiti.

 

Perché scegliere di delegare

 

In questi anni da Assistente Virtuale ho capito che ci sono persone naturalmente portate a delegare e persone che non lo sono affatto. C’è chi si blocca, chi ha paura, chi non ci ha mai pensato, perché delegare non è una scelta che scatta in automatico, però si può imparare!

La delega è una buona idea soprattutto per chi ha una piccola attività – liberi professionisti, freelance, artigiani – e si deve occupare in prima persona di diverse mansioni.

Ci sono dei segnali che ti aiutano a capire quando il carico sulle tue spalle è aumentato eccessivamente e stai facendo troppe cose:

  • non hai più una vita sociale e ti ritrovi regolarmente a lavorare la sera e nei fine settimana
  • fai troppi errori, consegni in ritardo o non rispondi più con tempestività alle richieste dei clienti
  • vorresti crescere, raggiungere un obiettivo di business più ambizioso, ma non hai più tempo a disposizione e non puoi soddisfare ulteriori richieste dai clienti.

Se anche tu stai vivendo una situazione simile, forse è arrivato il momento di riflettere e cambiare qualcosa, rivedendo il tuo modo di lavorare per capire come ottimizzare i tempi e migliorare la tua produttività. Se questo non basta, allora ecco che delegare può essere la soluzione per te!

Delegare significa affidare ad altri l’esecuzione di qualcosa per guadagnare tempo da reinvestire nel tuo business o nella tua vita privata.

 

Come scegliere le attività da delegare

 

Per capire cosa delegare, devi innanzitutto avere chiare tutte le attività che svolgi quotidianamente per lavoro: dalle telefonate alle e-mail, dai preventivi alla progettazione, ecc.

Una volta compilata una lista esauriente, evidenza le attività che non possono essere delegate.

Tra quelle che restano elimina le attività che potresti anche decidere di delegare, ma che ti piacciono e che vuoi continuare a fare tu, almeno per il momento.

Alla fine di questa selezione, dovresti avere un elenco in cui compaiono solo le attività che non ti piacciono e ti portano via troppo tempo. Ecco, hai trovato le prime attività da delegare!

Iniziare delegando queste mansioni sarà più semplice per te, perché, in fondo in fondo, non vedi l’ora di liberartene e il solo pensiero che se ne occupi qualcun altro ti darà un grande senso di sollievo.

Ecco alcuni esempi di attività di contorno da delegare, necessarie per il buon funzionamento dell’attività principale, ma che non portano introiti diretti:

  • Amministrazione
  • Customer service
  • Gestione delle mail
  • Gestione dei fornitori
  • Preparazione di documenti/presentazioni
  • Presenza e promozione online
  • Prenotazione viaggi

Il nucleo centrale della tua attività ha bisogno del tuo intervento diretto, delle tue competenze, della tua esperienza e spesso della tua presenza. Tutto quello che resta fuori è formato da attività accessorie ed è proprio tra queste che troviamo quelle delegabili.

 

Cosa puoi perdere se non deleghi e cosa invece puoi guadagnare se deleghi?

 

Un’ulteriore cosa da fare per capire se è arrivato il momento giusto per delegare un’attività è mettere nero su bianco vantaggi e svantaggi.

La valutazione da fare è in termini di:

  • tempo
  • opportunità
  • costo
  • risultati

Il mio consiglio è di ampliare la prospettiva temporale quando si fa questa valutazione: da qui ad un anno cosa accadrà se continuo a lavorare come ho sempre fatto?

Partendo dal presupposto che nel breve termine si fa prima a fare tutto da soli, cosa succede considerando la stessa cosa nel lungo periodo? È una domanda importante da porci se vogliamo fissare i migliori obiettivi possibili per la nostra attività.

 

Il tempo e la persona giusta per delegare

 

La scelta della persona è fondamentale, così come la scelta dei tempi per attivare e strutturare il processo di delega.

Bisogna considerare che non è solo decidendo di delegare che “si parte”, si tratta piuttosto di un vero e proprio processo da organizzare, controllare e correggere.

Un consiglio che posso darti è di procedere a piccoli passi, iniziare a delegare partendo dalle attività più semplici per poi affidare attività di responsabilità maggiori. In questo modo si instaura un rapporto di crescente fiducia, oltre che di conoscenza, e questo contribuisce a cementare il rapporto di collaborazione.

Importante fissare momenti di feedback e allineamento sulle mansioni svolte in delega, in modo da verificare insieme se quanto previsto va bene oppure necessita di essere modificato.

Solo così la delega si rivelerà l’investimento migliore che tu abbia potuto fare per la tua attività!

 

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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