Come condividere informazioni e documenti correttamente

Cosa intendo?

Quante volte succede, soprattutto all’inizio di un nuovo rapporto di lavoro, che comincino ad arrivare “vagonate” di email, ciascuna con scritto qualcosa di utile, non sempre fondamentale o ancora peggio …documenti in infinite revisioni.

Specifico che accade all’inizio di una nuova collaborazione, perché come in tutti i rapporti c’è una prima fase di conoscenza ed organizzazione del lavoro e non sempre si parte subito super-organizzate 🙂 .

Qual’è il mezzo corretto per comunicare un’informazione.

Mi capita di incontrare professionisti (clienti o collaboratori) abituati ad utilizzare le email per qualsiasi cosa…del resto dopo la telefonata ed il messaggio, è lo strumento più rapido per raggiungere qualcuno, soprattutto se non lavora nella scrivania affianco alla tua.

Benissimo! C’è da dire che alle volte questa modalità può essere utile, ma se usata in modo eccessivo può risultare molto dannosa.

La causa? L’abitudine e la fretta, conseguenze spesso del poco tempo che abbiamo per pensare …o meglio per fermarci a pensare se quello che stiamo facendo sia corretto e adeguato per la nostra attività.

Cosa voglio dire…che non dovremmo fare le cose e basta, ma pensare quando le stiamo facendo o prima ancora di farle a quale sia il modo migliore di eseguirle, pensando anche alla qualità di quello che stiamo facendo.

Un po’ contorta ma spero tu abbia capito cosa intendo 🙂 .

L’importanza della condivisione delle informazioni.

La condivisione delle informazioni è necessaria ed indispensabile sia per chi lavora fisicamente nel medesimo ufficio che per chi, come me, lavora online e interagisce con colleghi e clienti solo virtualmente.

La condivisione delle informazioni avviene ormai principalmente online ed esistono più modi per poterlo fare, ognuno con i suoi pro e contro.

Dunque partiamo dal presupposto che ciascun tipo di dato/informazione/indicazione può avere uno e più modalità di condivisione.

Il telefono

Strumento utile solo se utilizzato con parsimonia. Sei d’accordo con me?

Per telefono intendo solo telefonate, che io cerco di fare solamente se è una cosa urgente e non posso attendere che venga vista l’email o il messaggio, ma devo essere sicura di poter raggiungere il mio soggetto subito ed avere soprattutto una risposta immediata.

Parliamo di risposte, le chiamate sono utili nel caso tu debba decidere qualcosa o chiarire un’attività o un punto, quindi avere un confronto rapido sulle modalità di esecuzione e sui tempi.

Dunque ottimo per comunicazioni veloci …se devi pensare a fare conference, riunioni, dettare un documento o altro, nemmeno gli auricolari ti salveranno dal mal di testa 🙂 , oltre al fatto che sto parlando e non scrivendo e quindi possono scappare dettagli importanti.

I Messaggi

Intesi come SMS semplici, messaggi su Whatsapp, Messenger, Skype …ecc.
Anche in questo caso, per esperienza, andrebbero utilizzati solo per confronto e conferma di una qualche attività.

Sempre in emergenza possono venire inviate immagini, documenti e altri file.
Ti devi ricordare però che questi file dovranno essere archiviati, così da poter risultare disponibili da parte di tutti gli interessati.
Piccolo commento in merito alle emergenze …fai attenzione a non confondere l’urgenza con la mancanza di organizzazione 🙂 …

Qui poi potremmo avere un altra problematica: i messaggi vocali …aiutooo! …Anche in questo caso utilizziamo per dare risposte a quesiti posti e da risolvere quanto prima.

Non fanno bene i monologhi di 15-20 minuti su Whatsapp, perché anche questo indica che qualcosa non funziona molto bene.

Le Email

Rispetto ai precedenti questa è il principale mezzo scritto, ad oggi, per la condivisione delle informazioni.

Nelle email puoi scrivere quanto vuoi, allegare file di qualsiasi tipo; da un lato lo rende al momento lo strumento più utilizzato per comunicare nel lavoro, ma dall’altro sta diventando anche lo strumento più pericoloso.

Infatti come indicato inizialmente, c’è chi si fa prendere un po’ troppo e può riuscire a mandarti anche 60 email in un giorno, tutte contenenti magari una piccola porzione di un contenuto più ampio.

Le email sono utili se utilizzate con parsimonia …come tutto il resto ovviamente!

Spazio Virtuale

Questo è l’ultimo sistema che io utilizzo per condividere informazioni e documenti.

In questo spazio virtuale creo e salvo file che poi condivido con gli interessati. In sostanza una cartella o insieme di cartelle contenenti file che posso vedere e modificare insieme alle mie clienti o ai miei collaboratori.

Ci sono varie tipologie di Spazi Virtuali, io utilizzo principalmente Google Drive e Dropbox.

Google Drive è quello che utilizzo di più perché oltre a darmi la possibilità di creare direttamente al suo interno file di vario tipo, riconducibili a documenti testuali, tabellari o presentazioni, posso anche commentarli insieme alle altre persone con le quali ho condiviso il file e rimane tutto lo storico delle revisioni, commenti, ecc…

Altra cosa utilissima di Google Drive la possibilità di modificare il file da parte di tutti gli utenti associati ad esso, possiamo farlo contemporaneamente.

Scegliere lo strumento giusto per ogni informazione.

Come sai bene anche tu, ad oggi abbiamo fin troppi strumenti per la condivisione e lo scambio delle informazioni.
E non mi sono soffermata su calendari per gli eventi o strumenti per gestire le attività come Asana (che in parte ho già approfondito).

Insomma tanti strumenti a volte può significare tanta confusione…se non comprendiamo a cosa servono e quale è la loro funzione reale.

Un po’ come gli smartphone oggi, una volta il telefono era solo il telefono, ora il telefono è un vero e proprio piccolo assistente con agenda, notifiche, social, email, app che ti dicono quando bere, quando mangiare e quando fare ginnastica …è un pochino eccessivo non trovi? 🙂

Il concetto è riflettere e non farsi prendere dall’euforia o peggio dalla frenesia di fare, ma organizza, valuta ed ottimizza i tuoi strumenti …potrai trovarne solamente benefici.

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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