Se la tua attività si basa su molti incontri virtuali o reali con clienti o collaboratori, sei già consapevole di quanto tempo ti porti via la gestione degli appuntamenti.

A volte sono necessarie svariate email avanti e indietro per riuscire a trovare un giorno e orario che faccia comodo a entrambi. 

Fortunatamente (grazie web!) esistono tanti software online che permettono di risparmiare tempo e fatica.

Molti hanno anche una versione gratuita seppur con funzionalità ridotte, utile quando occorre uno strumento molto basic oppure quando vogliamo testarne il funzionamento prima di acquistare la versione pro.

In pratica come funzionano gli strumenti per la gestione appuntamenti online?

Una volta creato l’account e personalizzato la nostra pagina di prenotazione, andiamo ad inserire le nostre disponibilità nei vari giorni e orari. Possiamo poi condividere il link con le persone interessate, inviandolo via mail, aggiungendolo alla fine dei nostri post o su una pagina del nostro sito ad esempio.

Chi clicca sul link vede il nostro calendario con i giorni e orari liberi per prenotare. Può quindi rifletterci e decidere serenamente quando sarebbe più comodo per lui fissare l’appuntamento.

Possiamo anche impostare alcuni campi che il cliente deve obbligatoriamente (o facoltativamente) compilare per completare la prenotazione, ad esempio: nome, email, numero di telefono oppure Skype Id, o altre informazioni utili per prepararci all’incontro.

Il cliente compila, prenota e riceve una conferma con tutti i dati della sessione. A noi arriverà la relativa notifica con le informazioni che avevamo richiesto.

Ecco fatto: l’appuntamento è fissato.

Sempre nel nostro account possiamo impostare e personalizzare (solitamente solo nelle versioni a pagamento) i reminders, email che saranno inviate al cliente per ricordargli del nostro incontro (non si sa mai..).

Come vedi, il procedimento è semplice.

I programmi utilizzabili sono moltissimi e hanno funzionalità simili. Alcuni risultano più intuitivi di altri nell’impostazione e utilizzo ma è tutto molto soggettivo. Meglio provarne alcuni e vedere con quale ci troviamo più a nostro agio.

Ecco qualche esempio di programma per la gestione appuntamenti online.

• Calendly

A mio avviso Calendly è molto intuitivo. Puoi condividere il calendario con clienti e collaboratori. L’appuntamento verrà aggiunto al nostro calendario attraverso una sincronizzazione automatica. Si integra bene con Google, Outlook, Office 365, ICloud. È possibile incorporare il codice anche sul nostro sito così che i clienti possano prenotare direttamente da lì senza dovergli inviare il link con altri mezzi. Possono essere impostati anche eventi di gruppo. L’applicazione è ottimizzata per dispositivi mobili e si regola automaticamente sul fuso orario giusto, utilissimo se si collabora con persone all’estero. Ad esempio tu imposti la tua disponibilità per le 17 ora italiana e il tuo cliente a New York vede l’ora corrispondente mostrata secondo il suo fuso orario.

• YouCanBookMe

Anche questo strumento offre la condivisione del proprio calendario e si integra benissimo con Google Calendar, iCloud e altre app. Il codice può essere incorporato sul proprio sito web o sulla pagina Facebook. Come gli altri, anche questo tool permette la personalizzazione dei reminders e follow up degli appuntamenti. Offre la possibilità di inserire i captcha (per evitare di interfacciarsi con i bot) e di vincolare la prenotazione al pagamento tramite Stripe.

• Acuity

Forse un pochino meno intuitivo dei precedenti, ma è molto consigliato per piccole e medie imprese con necessità più strutturate. Anche Acuity permette di vincolare appuntamenti al pagamento da parte del cliente. Quindi, il cliente sceglie il giorno e l’ora ma per ultimare la prenotazione viene diretto alla pagina di pagamento attraverso PayPal, Stripe e altri servizi simili. Può essere integrato con tanti altri servizi online, tra cui Zapier, Quickbooks, MailChimp ecc.

• 10to8

Anche 10to8 come Acuity offre molte funzionalità, incluso reporting avanzato, invio e personalizzazione di reminder via email o SMS. Permette di creare un database clienti e di inviare forms per raccogliere feedback o informazioni importanti. Supporta anche la lingua italiana.

L’elenco potrebbe continuare all’infinito..  qui trovi tanti altri programmi se vuoi curiosare un po’.

Tu come ti organizzi per gli appuntamenti? Qual è il tuo tool preferito?

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.