Hellosign: come firmare i documenti online
Come firmare un documento senza doverlo necessariamente stampare? Hellosign potrebbe essere la giusta risposta!
Per poter svolgere bene il mio lavoro di assistente virtuale, devo essere attenta nella gestione del tempo e ottimizzazione delle attività. Per questo utilizzo svariati tool e applicazioni che mi aiutano nell’archiviazione, condivisione e formattazione di documenti.
Uno dei più preziosi è Hellosign, un’applicazione che mi permette di gestire i blocchi firma in autonomia.
A cosa serve?
Il flusso di lavoro dei documenti è sempre un enorme impegno per chi si trova a doverli predisporre, correggere e far firmare. Nel mio lavoro utilizzo Hellosign per riuscire a fare tutte queste cose ottimizzando tempi e riducendo errori.
L’applicazione è composta da vari pacchetti ciascuno con delle specifiche funzioni, quindi prima di acquistarne uno, verifica le varie opzioni e confrontale con quanto realmente ti è necessario. Per esempio, per la sola funzione di inserimento della firma c’è un pacchetto Free limitato che permette di gestire un massimo di 3 documenti al mese, dopodiché si attivano i pacchetti a pagamento.
Hellosign è accessibile e utilizzabile da tutti i dispositivi, anche mobile, e questo facilita il suo utilizzo anche da parte di clienti spesso fuori sede o che non hanno sempre a portata di mano un computer per inviare email o controllare documenti.
Le principali funzioni.
Hellosign ti permette di avere flussi di lavoro più flessibili: puoi richiedere la firma fino a un massimo di venti persone diverse, facendo firmare il documento uno alla volta e in qualsiasi ordine o tutti contemporaneamente. Una volta pronto il documento verrà consegnato a ciascuno di loro in versione definitiva, quindi con tutte le firme al suo interno.
È possibile verificare lo stato di avanzamento del documento che hai condiviso e per il quale richiedi la firma, in modo da capire chi sollecitare e chi invece ha già ottemperato all’inserimento della propria firma.
Come opzione a pagamento, Hellosign ti permette di aggiungere e modificare agevolmente i membri del team, piuttosto che personalizzare i documenti, con loghi, slogan e molto altro ancora.
I documenti spesso contengono informazioni altamente sensibili. Per mantenerli sicuri e privati Hellosign utilizza la crittografia SSL durante il transito dei file. Mentre per l’archiviazione viene utilizzata un’infrastruttura di server sicura ospitata presso un centro dati certificato Tier III SSAE-16 all’avanguardia con certificazione ISO 27001.
Interfacciamento con le app più utilizzate.
Per agevolare ancor di più il tuo lavoro, Hellosign può interfacciarsi con le app di creazione e archiviazione documenti più utilizzate.
- Hellosign e Gmail
Compila e firma i documenti in meno di 30 secondi senza mai uscire da Gmail: l’estensione per Chrome ti consente di firmare gli allegati direttamente dalla tua casella di posta, senza dover stampare, firmare e scansionare di nuovo!
- Hellosign e Google Drive
È facile aggiungere una eSignature (firma digitale) legalmente vincolante ai documenti archiviati in Google Drive con un’altra integrazione HelloSign: puoi firmare e scaricare un documento o aggiungere campi che altri possono compilare e firmare da Google Drive.
- Hellosign e Google Docs
Puoi aggiungere la tua firma a un documento Google o aggiungere campi che altri possono compilare e firmare, puoi scrivere, invitare altri a commentare, ridigitare e inviare un documento per la firma interamente da Google Documenti senza doverlo esportare e caricare.
- Hellosign e Dropbox
Firma e invia i tuoi documenti da Dropbox utilizzando HelloSign: l’estensione per Dropbox ti consente di inviare documenti per la firma direttamente dal tuo account Dropbox.
- Hellosign e Google Suite
Aggiungi HelloSign al tuo dominio e sarai in viaggio verso un ufficio privo di supporti cartacei firmando e inviando documenti, ricevendo documenti firmati e creando modelli e moduli, tutti all’interno dei prodotti G Suite.
- Hellosign e Salesforce
Invia documenti alla firma senza mai lasciare Salesforce.
Queste sono solo le principali integrazioni con altre app, ma se consulti la sezione Integrations del sito Hellosign puoi scoprirne molte altre.
Perché ho scelto Hellosign.
Nel lavoro è necessario essere efficienti, precisi e veloci allo stesso tempo e, diciamocelo, queste tre cose insieme non sempre vanno d’accordo. Hellosign, con la sua capacità di interfacciarsi con le principali applicazioni documentali presenti online, può dare un grosso aiuto nel controllo, nella gestione e nella condivisione dei documenti, soprattutto quelli con valenza legale.
Io lo utilizzo per per conto dei miei clienti e anche per la mia attività di assistente virtuale in cui lo uso principalmente per la firma delle autorizzazioni al trattamento dati personali e per i contratti di collaborazione con clienti e collaboratori.
Non solo risulta uno strumento comodo ed efficace per lavorare da remoto, ma ha anche un risvolto sostenibile da non sottovalutare, dato che ci evita di stampare su carta quell’infinità di documenti con cui ci interfacciamo nella vita lavorativa di tutti i giorni.
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