Saper ascoltare le esigenze del cliente: il primo passo verso una relazione professionale di successo.

Saper ascoltare il nostro interlocutore è una buona prassi sempre, in qualsiasi contesto. È un fondamento per il reciproco rispetto, la base di una buona conoscenza, il segreto per sviluppare quella dote importantissima che è l’empatia.

Anche nel contesto professionale, l’ascolto di collaboratori, partner, clienti è di grande importanza per costruire relazioni sane e proficue. Lo è ancor di più quando il nostro lavoro consiste nel fornire dei servizi, come capita ad esempio nella mia professione di Assistente Virtuale.

Ascoltare attentamente il proprio cliente all’inizio di una nuova collaborazione, oltre a farci comprendere di cosa ha bisogno, ci permette di intuire che tipo di cliente sarà. Se si tratta della prima volta in cui delega una mansione all’esterno, potrebbe aver bisogno della nostra guida e di essere rassicurato sul metodo di lavoro e la qualità del servizio che gli forniremo. Se si tratta, invece, di un cliente già abituato a delegare, dobbiamo solo adeguarci al tipo di organizzazione richiesta.

Dal modo in cui un cliente avanza le sue richieste è possibile capire quanto sia avvezzo o meno alla delega, capire quindi se abbia già in mente un’organizzazione precisa per il flusso di lavoro che si andrà a intraprendere o se preferisca esserne coinvolto solo lo stretto necessario e lasciare a noi libertà di manovra.

Capire il metodo di lavoro che il cliente preferisce è fondamentale per decidere quale strategia adottare nei suoi confronti. Solo così sapremo facilmente se può valer la pena proporgli l’utilizzo di un nuovo software gestionale condiviso perché vuole essere partecipe del lavoro in corso di svolgimento, oppure dovremo adeguarci al metodo a cui è già abituato. Ci sarà sempre tempo per trovare degli “aggiustamenti” in corso d’opera o proporre dei cambiamenti, ma nella fase iniziale di una nuova collaborazione, la cosa migliore è non appesantire il processo di interscambio.

Lo stesso discorso vale anche per il grado di coinvolgimento desiderato dal cliente: alcuni preferiscono essere aggiornati costantemente, altri invece delegano all’esterno un compito proprio per non doverci più pensare ed essere avvisati solo in caso di problemi.

Sono tutti aspetti che si possono desumere ascoltando attentamente il cliente per cercare di conoscerne necessità, abitudini e soprattutto aspettative. E in caso di dubbio, chiedere maggiori dettagli, eviterà a entrambi perdite di tempo successive.

Recepire cosa il cliente ci comunica anche in modo sottinteso, ci può dare un grande vantaggio in termini di efficienza, così come capire il suo grado di soddisfazione quando il lavoro in corso di svolgimento, ci consentirà di tarare al meglio il nostro servizio.

Infine, un altro aspetto da considerare è l’ascolto di necessità ed esigenze straordinarie, cioè legate a momenti particolari, come periodi di stress personale o lavorativo. In questi casi, la conoscenza del cliente già acquisita, ci consiglierà il giusto atteggiamento da tenere: informarci in modo sollecito e partecipato, oppure con più tatto e discrezione.

Tutte queste diverse sfumature di approccio hanno un unico comune denominatore ed è proprio l’ascolto: un buon ascolto è alla base di un buon servizio e, anche sicuramente, di una collaborazione professionale e umana più piacevole!

 

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.
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