Hai già stabilito di avere assolutamente bisogno di aiuto, di qualcuno che supporti te e la tua attività in modo che tu possa dedicarti alle parti centrali del tuo business, o a parti della tua vita privata che stai trascurando.

Complimenti! Hai già compiuto un passo che non risulta facile per tutti.

Ora però occorre un po’ di lavoro da parte tua.

Quello che ti manca è il tempo ed è il motivo principale per cui hai bisogno di un’Assistente Virtuale, ma ci vuole anche un po’ del tuo impegno affinché nasca una collaborazione efficace e soddisfacente per entrambe le parti.

Preparati a delegare

Ritagliati un po’ di tempo, con un buon caffè a portata di mano, per fare un’analisi iniziale finalizzata a capire che tipo di persona cerchi,  definire in che modo dovrà aiutarti e partire con il piede giusto.

Scrivi quello che fai

Inizia a fare la cronaca di quello che fai nel tuo lavoro, senza tralasciare nessuna mansione. Ci sono così tante azioni che svolgiamo ogni giorno quasi automaticamente, che non ne abbiamo quasi piena consapevolezza:

• telefonate con clienti e/o collaboratori per fissare appuntamenti, chiedere informazioni
• risposte alle email
• controllo dei commenti sulla pagina facebook
• verifica dei pagamenti ricevuti
• emissione fatture
• scrittura articoli blog
• impostazione newsletter
• preparazione slides
• creazione pdf
• elaborazione immagini in Canva
• ecc…

Seleziona le mansioni da tenere per te quelle da delegare

A volte mi capita di ricevere richieste di persone che non hanno ben chiaro neanche di che tipo di aiuto abbiano bisogno, ma non è difficile se si sa come individuare cosa si può delegare.

Basta iniziare a depennare dalla lista quelle mansioni che solo tu puoi fare. Ad esempio, se sei una psicoterapeuta le sedute con i pazienti le devi assolutamente fare tu; se crei con le tue mani, tu devi continuare a creare mentre qualcun altro può occuparsi del resto.

Quella è la parte centrale del tuo business, quella in cui servono le tue competenze e la tua esperienza.

Tutto quello che rimane fuori è ciò che può essere delegato.

Le mansioni rimaste sono quelle che dovrai affidare alla tua Assistente Virtuale, la tua collaboratrice di fiducia.

Inizia a delegare

Bene, ora diciamo che hai già trovato la tua persona giusta con cui collaborare.

Riprendi l’elenco con le mansioni delegabili, hai due opzioni tra cui scegliere a seconda della situazione in cui ti trovi.

1 – Stai affogando e devi ricominciare a respirare il prima possibile

In questo caso ti conviene scegliere le prime tre cose che secondo te potrebbe gestire la tua assistente con pochissimo (o nessun) training.

Ad esempio: hai già tanti contenuti scritti, quindi lei potrebbe ricavarne vari post, caricarli e impaginarli sul tuo blog, programmandone la pubblicazione, oppure potrebbe creare un pdf da offrire a chi si iscrive alla tua newsletter.

Ovvio che soprattutto le prime volte vorrai dargli un’occhiata prima di pubblicarli, ma il grosso del lavoro sarà già stato fatto dalla tua assistente, mentre tu ti stavi occupando di cose più importanti

2 – Sei molto occupato, ma hai ancora un pochino d’aria

In questo caso puoi scegliere con più tranquillità: seleziona le prime tre mansioni di cui vorresti “sbarazzarti” il prima possibile, o perché non ti piacciono o perché ti portano via troppo tempo, oppure perché sono troppo tecniche e tu non hai voglia di approfondire quel particolare programma.

Anche se è richiesto un training iniziale, puoi trovare il tempo di impostare il lavoro con la tua Assistente in modo da delegare nel miglior modo possibile. Lei potrebbe aiutarti a creare un flusso di lavoro, un processo da seguire, quasi come un manuale operativo, così sarà sempre chiaro cosa fare, quando e come.

Se capita che per mille motivi decidiate di non lavorare più insieme, ti ritroverai con un “manuale istruzioni” pronto all’uso da consegnare alla nuova persona che ti affiancherà e sarà tutto più veloce perché la procedura è già impostata.

N.B. io consiglio sempre anche a chi non è ancora pronto per delegare, di creare comunque un manuale di procedure. In caso di emergenza si può chiedere a qualcuno di cui ci fidiamo di subentrare e provare a smaltire almeno le cose più urgenti.

Ricordati di comunicare

Ora che hai scelto le prime tre attività che delegherai e sei pronto per partire, tieni sempre in mente che la comunicazione è fondamentale.

La tua Assistente potrà anche essere bravissima e avere un intuito eccezionale, ma per procedere con il lavoro ha bisogno di indicazioni chiare e precise, soprattutto i primi tempi. Fornire tutto quello che le serve e fissare qualche incontro telefonico o via Skype per chiarire eventuali dubbi sarà utile a entrambi.

Work in progress

Quella con un’Assistente Virtuale, è una collaborazione che nasce, cresce, si sviluppa nel tempo, un rapporto di fiducia a cui entrambe le parti contribuiscono.

Sia tu che lei gestite ognuna il vostro business e condividete entusiasmo, successi e a volte dubbi e timori. Entrambe desiderate veder crescere la vostra attività ed è interesse primario della tua Assistente che tu sia soddisfatto del suo lavoro, perché il passaparola con una buona recensione resta una forma di pubblicità eccezionale.

Quando trovi la persona giusta, la collaborazione diventa fluida e naturale e a volte ci si sente quasi come avere una partner in affari con cui confidarsi o con cui fare brainstorming insieme.

Ora che hai gli strumenti per prepararti a delegare e recuperare tempo prezioso, inizia subito a compilare il tuo elenco. Quali sono le mansioni di cui vorresti “sbarazzarti” subito?

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.