Customer care. Chiedi aiuto alla tua Assistente Virtuale

Customer care

Quanto tempo ti porta via la gestione dei clienti e il customer care?

 

Molto immagino. Ed è giusto che sia così perché l’attenzione verso il cliente è un aspetto cruciale in qualsiasi tipologia di business.

Ma oltre al tempo, occorrono anche molto impegno e pazienza per gestire al meglio il customer care.

La buona notizia è che un’Assistente Virtuale può darti una mano anche per questo tipo di attività. In che modo?

Ecco qualche esempio pratico di come la tua Assistente Virtuale può aiutarti con la gestione dei clienti.

 

  • Nuovi clienti

Quando inizi la collaborazione con un nuovo cliente puoi inviargli un pacchetto di benvenuto e la tua AV può aiutarti a realizzarlo. Potrebbe includere, ad esempio, il contratto, l’informativa sulla privacy, termini e condizioni, eventuali documenti con informazioni di servizio, etc.

Un’AV può occuparsi di tutti quei documenti che devono essere firmati dal cliente, elaborandoli e poi archiviandoli una volta firmati.

Esistono dei programmi che ti consentono di far firmare il documento online senza costringere chi lo riceve a stamparlo, firmarlo, scansionarlo e inviarlo. Uno di questi è Hellosign e la tua assistente può impostare tutto il processo al posto tuo, facendoti risparmiare molto tempo che perderesti in “semplice” burocrazia.

 

  • Gestione appuntamenti

La tua AV può contattare i clienti per prenotare appuntamenti, spostarli e inviare reminder sotto data.

Anche in questo caso il web ci mette a disposizione diversi software che ci aiutano a organizzare al meglio tutto questo procedimento (se vuoi approfondire, ne ho parlato in questo articolo) e la tua Assistente può aiutarti a impostarlo.

Per tutti coloro che non lavorano online e utilizzano ancora il caro vecchio telefono, alcune AV offrono anche il servizio di segreteria telefonica.

 

  • Comunicazioni

Se la tua attività prevede l’invio di circolari informative o newsletter con aggiornamenti periodici, la tua Assistente può occuparsene utilizzando un programma di gestione newsletter, come Mailchimp o Mailerlite ad esempio.

Può anche creare e spedire richieste di recensioni o sondaggi e può rispondere a domande generiche di informazioni sulla base di templates preimpostati.

A questo proposito, se non l’hai ancora fatto ti consiglio di iniziare a raccogliere le domande che ti vengono poste più frequentemente. Potrai così predisporre un documento, da tenere sempre aggiornato, utilissimo per rispondere velocemente alle domande via email o telefono.

 

  • Amministrazione

Un’Assistente Virtuale può inviare le fatture, eventuali reminder di pagamento e creare un archivio digitale dei clienti che contenga contratti, moduli firmati, comunicazioni importanti.

Ti può aiutare anche con la creazione di guide o pdf scaricabili oppure con la registrazione e l’editing di brevi video tutorial se utili per la tua attività.

L’elenco potrebbe continuare, ma ti assicuro che una volta che inizierai a delegare ti renderai sempre più conto di quante siano le micro attività delegabili di cui potrai alleggerirti.

 

  • Occasioni speciali

Le festività o i compleanni sono ottime occasioni per coccolare i nostri clienti. La tua AV può aiutarti a reperire e inviare regali o cartoline virtuali o reali.

 

Se hai dei dubbi su quali attività delegare o meno a un’Assistente Virtuale, contattami e sarò felice di consigliarti!

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
2 Commenti
  • Giada
    Commento del 3 Aprile 2020 Rispondi

    Buongiorno mi chiamo Giada Fabbri. Da 22 anni lavoro come customer care sempre come dipendente di aziende tessili,metalmeccaniche e per finire ottica. Mi piacerebbe molto poter sviluppare le competenze necessarie per intraprendere un cammino che mi porti a diventare un’assistente virtuale nell’ambito del customer care per far sì che io diventi padrona di me stessa e non gli altri. Una domanda è possibile acquistare un corso teorico ma soprattutto pratico per AV? Grazie saluti

    • Antonella
      Commento del 4 Aprile 2020 Rispondi

      Ciao Giada 🙂
      Sicuramente il customer care è un’attività “trasportabile” online e tu hai già una lunga esperienza che ti sarebbe utilissima. Non parti da zero, conosci già il lavoro. Ti serve capire quali strumenti online usare per: a) organizzare il tuo ufficio in casa per gestire il customer care b) darti una struttura per lavorare come a.v. in maniera professionale (contratti, privacy clienti, ecc..).

      Se fai una ricerca in internet troverai varie proposte: corsi di gruppo oppure mentoring uno a uno come il mio o quello di altre colleghe. Curiosa un po’, leggi attentamente quello che offrono e potrai così scegliere fra un corso teorico/pratico più generico oppure un mentoring individuale e quindi più mirato al tuo caso specifico.
      Se ti servono altre informazioni scrivimi pure.
      In bocca al lupo!!

Scrivi il tuo commento