Tra i servizi che offro come Assistente Virtuale specializzata nel supporto amministrativo, c’è la consulenza sulla delega che ha lo scopo di aiutare imprenditori e professionisti a ragionare sulla scelta di delegare alcune attività.

In questa consulenza ho concentrato tutta la mia esperienza sulla delega tenendo conto di diverse prospettive: come Assistente Virtuale che riceve deleghe da parte dei propri clienti, come professionista che delega a sua volta alcuni task a dei collaboratori, come consulente e formatrice che aiuta altri a delegare efficacemente.

È una consulenza che trovo molto utile, non solo per chi la richiede, ma anche per me, perché ogni volta mi dà l’occasione di conoscere realtà e contesti differenti a cui applicare il processo di delega facendomi ragionare su diversi aspetti.

Il processo di delega: da dove iniziare

La delega è un passo fondamentale per la crescita di ogni attività professionale, ma spesso non viene presa in considerazione perché non si sa da che parte iniziare, oppure perché si hanno a riguardo alcune preoccupazioni come la paura di perdere il controllo dell’attività, i dubbi sulla sua sostenibilità economica o il timore di non trovare collaboratori affidabili.

Ecco perché il mio approccio alla delega parte sempre da un esercizio pratico che serve a soppesare meglio i pro e contro di questa decisione.

Il primo passo che consiglio è fare un inventario completo delle proprie attività quotidiane, includendo possibilmente una stima del tempo dedicato a ciascuna di esse. Questo esercizio di analisi del carico di lavoro attuale ci permette di identificare le attività effettivamente delegabili.

Dopodiché ci concentriamo sulle attività che abbiamo definito come delegabili e, a questo punto, chiedo un ulteriore passo, cioè, evidenziare quale tra queste attività sono le più facili da spiegare e da supervisionare. In questo modo sarà più facile iniziare la collaborazione per entrambe le parti e si potranno aggiungere altri task delegabili in un secondo momento, quando la persona sarà già formata e rodata.

Per questo tipo di ragionamenti può essere sufficiente una singola consulenza, finalizzata proprio all’individuazione delle attività da delegare. Spesso, però, mi viene richiesto un ulteriore aiuto su ciò che riguarda la fase successiva di questo processo, attraverso una consulenza personalizzata in più incontri.

Sviluppare la delega

Una volta individuate le attività da delegare, la mia consulenza può estendersi a questi ulteriori aspetti fondamentali:

• supporto nella selezione del collaboratore ideale ed eventuale sua formazione
• assistenza nell’implementazione del processo di delega
• sviluppo di procedure chiare e sistemi di controllo

La scelta del collaboratore ideale

In base alle considerazioni fatte durante la prima fase di riflessione, cerchiamo di disegnare il profilo ideale della persona che potrebbe occuparsi delle mansioni che abbiamo deciso di delegare e subentrano tutta un’altra serie di ragionamenti da fare.

Ovviamente si parte dalle competenze necessarie, però invito sempre a riflettere su alcuni punti che vanno oltre le capacità tecniche: è fondamentale, secondo me, valutare anche la personalità e il modo di comunicare dell’altra persona, oltre al feeling che può o meno instaurarsi fin dal primo incontro conoscitivo.

Le competenze tecniche possono essere acquisite o possono essere migliorate nel tempo, ma è cruciale valutare la personalità e lo stile comunicativo, la precisione e la puntualità, la capacità di rappresentare adeguatamente la nostra attività. Perché di questo si tratta: dovremo avere fiducia che la persona con cui andremo a collaborare si occupi della nostra attività così come faremmo noi. Dovrà trattare con clienti, fornitori, commercialista o consulente del lavoro in nostra vece e, perché la delega funzioni fino in fondo, si dovrà creare un rapporto totale di fiducia.

La chiave del successo: le procedure

Prima di iniziare la collaborazione, è fondamentale avere procedure chiare e ben documentate da poter passare al nuovo collaboratore. Questo significa descrivere dettagliatamente come svolgere ogni attività attraverso procedure e checklist, specificare gli strumenti necessari, definire tempistiche e scadenze, identificare i destinatari delle varie attività.

Anche su questo aspetto la mia consulenza può essere ampliata per offrire un supporto valido nella creazione delle procedure necessarie, se mancanti, o nell’implementazione di quelle già esistenti. Ad esempio, le procedure inerenti al tema della privacy, la gestione dei documenti in condivisione o della password, la definizione dei ruoli o la gestione dei feedback… In generale, tutto ciò che serve per rendere la delega a un collaboratore efficace.

Consiglio extra

Non aspettate di essere sopraffatti dal lavoro per iniziare a delegare. Il momento migliore per avviare questo processo è durante un periodo di relativa calma, quando potete dedicare il tempo necessario alla formazione e all’inserimento del nuovo collaboratore.

📞 Per iniziare il tuo percorso verso una delega di successo e una gestione più efficiente del tuo tempo e della tua attività, puoi contattarmi all’indirizzo antonella@antonellacafaro.com

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.