Preparare un preventivo perfetto?
Serve tempo ed una buona dose di esperienza per preparare un preventivo che contenga esattamente quello che hai in mente e che possa funzionare anche per la tua cliente.
Tempo perché va progettato perché sia semplice da leggere, va scritto ..a questo si può ovviare creando un modello da riprendere e modificare solo dove serve …e poi la cosa ancora più importante devi avere il tempo di rileggerlo.
Non dimentichiamoci la quantificazione del progetto che andrai a proporre, anche per questo serve tempo, perché devi valutare quelle che saranno le attività da svolgere. Più facile invece se puoi contare su un listino prezzi. 🙂
Ma per chi come me, svolge attività create su misura per la propria cliente, risulta un po’ complicato gestire il tutto con un semplice listino, anche se magari ti può dare i primi riferimenti poi da rivalutare con il dettaglio del progetto che si svilupperà.
L’esperienza conta come il tempo perché devi conoscere bene il tuo lavoro per saperlo quantificare il più vicino possibile a quella che poi sarà la realtà. Per questo motivo è molto importante riuscire a consuntivare le attività che si svolgono per conoscere il loro tempo effettivo e poterle così quantificare e programmare.
A questo punto vorrei darti una serie di buoni consigli per realizzare un preventivo che metta te e la tua cliente nelle condizioni di trovare un accordo che soddisfi entrambe.
Cos’è un preventivo? E come si prepara un buon preventivo?
Partiamo dalle cose semplici. Cos’è un preventivo e come si fa?
Per farla semplice il preventivo è il calcolo dei costi previsti per un lavoro, un elenco di voci che giustificano un prezzo totale richiesto.
Il preventivo è essenzialmente una proposta di contratto che tu rivolgi al cliente, impegnandoti a eseguire la prestazione descritta nel preventivo stesso, alla cifra indicata e nei modi segnalati.
Il preventivo deve essere redatto in modo completo ed esplicativo perché per quanto la tua reputazione e le tue strategie di marketing e di comunicazione possano aver portato una potenziale cliente a contattarti, sarà solo dopo aver valutato il tuo preventivo che deciderà se affidarsi o meno a te piuttosto che a una tua concorrente.
Fare un preventivo efficace è una questione di dettagli. La tua cliente deve riuscire a riconoscere la tua offerta distinguendola dalle altre che può aver ricevuto e il preventivo ha tutti gli elementi per aiutarla a prendere la sua decisione e commissionarti il lavoro nel più breve tempo possibile.
Il tuo preventivo è un po’ come il tuo biglietto da visita, in cui presenti non soltanto un’offerta commerciale, ma te stessa, la tua attività e soprattutto la tua professionalità.
Cosa serve inserire all’interno di un preventivo?
La data.
Cerca di rispondere ad una richiesta di preventivo nel minor tempo possibile, ovviamente dopo aver fatto tutte le valutazioni del caso.
E riporta sempre bene in vista la data in cui presenti la tua proposta.
La scadenza.
Può sembrare superfluo, per alcuni sembra addirittura aggressivo stabilire una data di scadenza dell’offerta.
Ma che si tratti della fornitura di prodotti fisici o di servizi, il mercato è in costante movimento, i prezzi possono variare per fattori che possono anche non dipendere direttamente da te.
Per questo è consigliabile assegnare sempre una scadenza all’offerta, dopo la quale potrà essere necessaria una nuova negoziazione.
Non imporre scadenze troppo strette per non mettere la cliente sotto pressione, ma non allungare nemmeno troppo i tempi, lasciandogli troppa corda.
I dati delle parti.
Sembra strano ma una delle principali cause per cui un preventivo rischia di non andare a buon fine è perché le due parti non comunicano tra loro per il semplice fatto che non sanno a chi rivolgersi e come contattarlo.
Nomi, cognomi, qualifiche, ragioni sociali, partite IVA, indirizzi e recapiti devono essere ben visibili nel preventivo.
Forma, sintesi e completezza.
Con chi ti stai relazionando?
Ogni cliente è un caso a parte, cerca di dialogare con lui utilizzando ogni volta il linguaggio più adatto.
Nel caso di preventivi particolarmente dettagliati, separa il testo in paragrafi ben distanziati tra loro, usa gli elenchi puntati o numerati, utilizza grassetti e sottolineature per evidenziare i concetti più importanti.
Prima di inviare il tuo preventivo prenditi il tempo per rileggerlo, magari ad alta voce, controllare eventuali refusi e verificare che tutto sia chiaro, scorrevole e non lasci adito ad errori di interpretazione, punti in sospeso, ecc.
Il prezzo.
Se il preventivo è composto da più voci, aiutati con un elenco a punti per descriverle una ad una, riportando alla fine il prezzo complessivo, comprensivo di IVA, ritenuta d’acconto, rivalsa INPS e qualunque altra imposta sia prevista dal tuo regime fiscale.
Se hai deciso di applicare uno sconto, assicurati di riportarlo in modo ben evidente.
Un piccolo suggerimento: se lo sconto applicato è importante evidenzialo indicando la percentuale, se invece è basso mostralo semplicemente calcolato sull’importo complessivo.
Costi extra.
Ricordati di prevedere eventuali aggiunte o modifiche al lavoro per cui stai presentando un’offerta.
Una volta che la cliente ha accettato la tua proposta, deve sapere che qualunque ulteriore sua richiesta avrà un conteggio a parte.
Cerca di essere molto chiara su questo punto, o rischi di trovarti in difficoltà gestendo un cliente difficile senza guadagnarci nulla se non addirittura rimettendoci.
La versione A era stata approvata? Bene, tu ha lavorato su quello.
Vuole una versione B? Specifica quanto gli costerà.
Patti chiari e amicizia lunga, ok?
Tempistiche di consegna.
Quando inserisci questa voce assicurati di avere tutto il processo sotto controllo, e di poter effettivamente garantire una determinata data di consegna.
Metti bene in chiaro che inizierai a lavorare da dopo l’accettazione del preventivo, e non dalla sua presentazione. Se l’inizio del lavoro è subordinato alla ricezione di informazioni da parte di terzi (che possono essere la cliente stessa oppure tuoi fornitori), sottolinea questo punto per evitare di ritrovarti addossate responsabilità altrui in caso di slittamento della deadline prevista.
Modalità di pagamento.
Indica come e quando vuoi essere pagata, nel modo più chiaro possibile. Anzi, diciamolo pure: a prova di stupido.
Che tu venga pagata con assegno, bonifico, carta di credito, PayPal o in qualunque altra forma, fornisci in dettaglio tutte le informazioni necessarie ad effettuare il pagamento.
Se prevedi di anticipare delle spese non farti problemi e chiedi un acconto senza timore, l’importante è mettere fin da subito tutte le carte in tavola.
Firma.
Ricordati che il preventivo è un documento ad uso della cliente. È lei che deve approvarlo, non dimenticarti di aggiungere alla fine uno spazio dedicato a “timbro o firma per accettazione”.
Una volta ottenuta la firma, e quindi l’accettazione del tuo preventivo, assicurati che sia tu che la cliente ne abbiate una copia.
Un buon preventivo significa un buon progetto.
Dunque hai capito che preparare un preventivo che sia completo e chiaro per te e per la tua cliente non è una cosa da sottovalutare, anzi!
Ci si deve applicare anche in questo, e come per la progettazione anche la preventivazione se fatta bene “sei già a metà dell’opera”.
Antonella Cafaro 🙂
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