Quando si è liberi professionisti, freelance o piccoli imprenditori occorre far fronte a un numero elevato di aspetti e attività quotidiane per far funzionare il proprio business e ottenere il successo desiderato dipende da molteplici fattori.

Come sostiene Angela Santi, Business, Empowerment & Lifestyle Coach, “le persone di successo sanno che non possono conseguire grandi risultati da sole”. In alcuni casi per gestire al meglio task e incombenze può servire il supporto di un team, oppure può essere necessario trovare un aiuto specifico per sopperire a delle competenze che ci mancano, o ancora possiamo delegare competenze che non ci interessano o di cui non abbiamo il tempo di occuparci.

Imparare delegare ciò che non è prioritario può rivelarsi la mossa vincente per liberare energie per tutto il resto.

Purtroppo però esistono ancora molti pregiudizi sul tema della delega. Quante volte noi stessi abbiamo pensato che come facciamo noi le cose non le farebbe nessun altro, non ci fidiamo completamente della persona a cui deleghiamo un’attività oppure deleghiamo dei compiti a caso senza verificarne lo svolgimento in modo sensato.

Per allontanare questi timori, basta ricordarci che ciò deleghiamo è solitamente la parte accessoria del nostro lavoro, non la parte centrale del nostro business che ovviamente ha bisogno di noi, della nostra unicità ed esperienza, che si tratti della messa a punto della strategia di vendita di un nostro prodotto o servizio o della seduta di una psicologa con i proprio pazienti. Mentre la gestione degli appuntamenti, della burocrazia o della presenza online possono essere facilmente delegate e su questi aspetti non solo puoi trovare qualcuno che lo faccia come te, ma addirittura qualcuno che lo faccia meglio di te!

Il primo passo da compiere, quindi, è saper distinguere le priorità del nostro business da tutte le altre attività correlate, quelle meno significative per quanto necessarie. Per tutte queste la delega è perfettamente attuabile e anche con ottimi risultati.

Per delegare in modo efficace il trucco è trovare la persona che abbia le competenze giuste per il compito che vogliamo affidarle, ma che abbia anche tutta una serie di competenze trasversali, che spesso non sono neanche indicate nel curriculum, ma che sono preziosissime per ottenere i migliori risultati: empatia, capacità di ascolto, proattività. Senza dimenticare uno spiccato senso per la comunicazione, ingrediente indispensabile per qualsiasi collaborazione.

Un altro consiglio che posso darti riguarda i tempi della delega: sarebbe opportuno decidere di delegare non quando ci si ritrova con l’acqua alla gola, ma farlo con lucidità in un periodo di calma, in modo da prevedere un tempo di rodaggio per la collaborazione. Solo così si potranno calibrare bene le varie esigenze e si potrà trovare il giusto metodo di lavoro.

Spesso è difficile delegare perché non sappiamo cosa delegare. In questi casi, suggerisco sempre di fare un elenco di tutte le mansioni che affrontiamo durante le nostre giornate lavorative, senza tralasciare nulla. Neanche quelle piccole o per noi insignificanti, ma che comunque accumulandosi portano via tempo. Analizzando questo elenco potremo poi distinguere le attività core del nostro business, da quelle di contorno (la comunicazione, la fatturazione, eccetera). Valutiamo quali ci portano via tempo, quali non sappiamo fare bene o quelle che non ci piacciono. Sono proprio queste le mansioni perfette da delegare a qualcun altro che ci aiuti a ottenere quello che vogliamo.

Già, perché non si tratta solo di farci tenere in ordine la contabilità o gestire gli appuntamenti del nostro studio, ma sapere anche perché deleghiamo quella determinata mansione. Delegare, infatti, è un investimento di tempo, energie e risorse ed è importante capirne il vero valore. Deleghiamo perché non abbiamo più abbastanza tempo per la nostra vita personale o perché vogliamo crescere e aumentare il fatturato ma abbiamo finito le ore a disposizione e non siamo più in grado di gestire nuove richieste. La delega può essere quindi vista come un investimento per avere un ritorno di tipo economico (fare più sedute coi pazienti, tornando all’esempio della psicologa) oppure guadagnarne in qualità della vita. Solo tenendo presente l’obiettivo della delega, potremo valutare dopo un certo periodo di tempo se l’investimento ha avuto senso o dobbiamo fare degli aggiustamenti.

Come fare a sapere se la delega sta funzionando? Quando prevale un senso di sollievo nel pensare che c’è una persona che si occupa di quelle mansioni al posto nostro e lo fa al meglio. Tempo fa un cliente mi scrisse in una mail che grazie a me che lo sollevavo dal pensare a un’attività per lui fastidiosa poteva dormire sonni sereni. Ecco questo è un ottimo risultato raggiunto grazie a una “semplice” delega!

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.