Fatturazione elettronica a chi serve e da dove partire

Parto subito col dire che in teoria dovresti già essere quasi del tutto operativa con il tuo sistema di fatturazione elettronica, la scadenza per la sua attivazione era il 1° Gennaio 2019 🙁 .

Cerchiamo prima di capire cos’è la fatturazione elettronica.
È un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Con la fatturazione elettronica si definisce un percorso unico di fatturazione che prevede l’inserimento di un sistema di interscambio, centralizzato, che verifica la composizione della fattura e si occupa di consegnarla al destinatario e poi all’Agenzia delle Entrate.

Fatturazione elettronica come funziona

Partendo da quanto indicato sopra, capiamo ora come funziona. Questa è senz’altro la domanda più gettonata di questi mesi da parte di imprenditori, professionisti, impiegati amministrativi, ecc. 🙂

Non sono sicuramente la persona più adatta per dare informazioni troppo tecniche, dunque per non farti impazzire cerco di chiarire velocemente le cose fondamentali che non puoi sicuramente ignorare.

  • Compilazione della fattura elettronica;
  • Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio;
  • Ricezione e registrazione della fattura;
  • Conservazione della fattura elettronica.

Compilazione della fattura elettronica

Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale, se non ne hai uno, ti consiglio di sentire il tuo commercialista o guardare online, ci sono vari software già attivi da più di qualche anno che possono gestire tutto l’iter di fatturazione (esempio Fatture In Cloud o Fattura24).

La procedura per fatturare non cambia. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML FatturaPA. Per questo ti devi dotare di un software, per non doverti chiedere “Ma cos’è un XML Fattura PA”. 🙂

Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio

Una volta prodotta la tua fattura elettronica (file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.

Cos’è la firma digitale qualificata? Si tratta di un particolare tipo di firma elettronica avanzata che tutela te e il destinatario della comunicazione su:

  • Identificazione certa del mittente, ossia te;
  • Non ripudiabilità, ossia il destinatario non può rifiutare il documento inviato;
  • Integrità perché nessuno può alterare il documento.

Ricezione e registrazione della fattura

Il Sistema di Interscambio, che in pratica è come un enorme polipone che comunica con i vari sistemi di fatturazione elettronica, diventa per l’appunto il tuo postino. Sarà lui a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici. E tu non dovrai fare altro che registrarla, importandola nel tuo nuovo e fiammante sistema di fatturazione 🙂 oppure se sei affezionata alla registrazione manuale, apri la fattura con un lettore idoneo e procedi con l’inserimento dei dati.

Per questo rinnovo il consiglio di dotarti quanto prima di un sistema apposito che ti possa supportare in queste operazioni.

A proposito di obbligo, come soggetto passivo che rientra nel cosiddetto “regime di vantaggio” o se hai regime forfettario – in verità ci sono anche altre figure, ma verifica sempre con il tuo commercialista -, sei esonerata dal dotarti di questo sistema, insomma hai ancora un po’ di tempo per capire cosa fare ed organizzarti, perché di buon senso immagino che prima o poi anche per te potrebbe arrivare questo vincolo.

Conservazione della fattura elettronica

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.

La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.

Fatturazione elettronica consigli.

Dunque per uscire sana e salva da tutto questo, il mio caloroso super-consiglio è: senti il tuo commercialista e colleghi che hanno il tuo medesimo obbligo, sia per la scelta del software che per cosa serve sapere e soprattutto per capire se ti manca qualcosa, come la firma digitale qualificata.

Perché sarebbe come se ti comprassi la macchina nuova, che ti viene consegnata nei tempi concordati, bella e fiammante, nel nostro caso è il software di fatturazione, e poi ti mancano le chiavi per accenderla… aiutooo! 😀

Insomma come in tutte le cose, spero tu ti sia preparata per tempo su questo grosso cambiamento e possa raccontarmi l’emozione di emettere la tua prima e sfavillante fattura elettronica. 🙂

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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