Il valore nascosto di un preventivo ben fatto
Questa riflessione nasce da una call avuta con un potenziale cliente. Il suo contatto è arrivato tramite una collega che stimo molto, e sapere che la stima è reciproca mi ha riempito di gioia. È uno di quei piccoli momenti che ti fanno pensare a quanto il lavoro sia anche una questione di relazioni, fiducia e riconoscimento professionale.
La call è stata molto stimolante, e mi ha riportata a riflettere su un tema che spesso diamo per scontato: l’importanza del preventivo. Negli anni mi è capitato di riceverne tanti, da colleghi o fornitori. Alcuni erano dei semplici copia-incolla, magari accettabili per attività molto standardizzate e ripetitive. Ma quando si parla di un supporto continuativo, personalizzato e strategico, come quello amministrativo e contabile che offro come Assistente Virtuale specializzata in amministrazione, il discorso cambia radicalmente.
Il preventivo non è solo un numero
Elaborare un preventivo, nel mio lavoro, non significa solo stabilire una cifra. È un vero e proprio esercizio di analisi, ascolto e visione d’insieme. Si parte da domande semplici solo in apparenza: quali sono le mansioni richieste e con quali strumenti? Quanto tempo richiederanno? Quali saranno i mesi di lavoro più intensi? Come si potranno gestire gli imprevisti? Chi e quanti saranno i miei referenti?
So quanto tempo mi richiede, in media, fare una fattura o categorizzare una spesa, ma ci sono fatture che presentano una sola riga descrittiva e altre che ne contano cinquanta. Inoltre, ogni cliente ha dinamiche, strumenti e priorità diverse. Ecco perché durante la call conoscitiva cerco di raccogliere il maggior numero possibile di informazioni, per capire concretamente il “peso” del lavoro.
Anche quando il cliente ha già in mente un budget mensile è fondamentale fare insieme un’analisi realistica: individuare i mesi con picchi, quelli più leggeri, e valutare le attività “invisibili” ma cruciali, come il monitoraggio della posta o la gestione delle scadenze.
Il preventivo come strumento di chiarezza e fiducia
Il preventivo, in questo contesto, diventa una sintesi del valore che porto. Non è solo una cifra: è la garanzia che chi affida a me e al mio team una parte così delicata del proprio business, può contare su precisione, affidabilità e continuità.
Ecco perché mi prendo il tempo per farlo bene. Per me, e per il cliente. Serve a lavorare con serenità, evitando sorprese e, in questo senso, è anche un atto di rispetto.
Il periodo di conoscenza reciproca: una formula che funziona
Dopo anni di esperienza ho introdotto nel mio approccio – e lo consiglio anche alle Assistenti Virtuali durante i mentoring – un periodo di conoscenza reciproca di 3-4 mesi, con una cifra mensile ragionata e trasparente.
Questo periodo serve per: rodarsi vicendevolmente, capire se gli strumenti e i flussi sono efficienti, valutare concretamente l’effort richiesto.
Solo lavorandoci dentro, giorno per giorno, emergono aspetti che durante una call iniziale possono sfuggire. Dopo tre mesi, si può rivedere tutto: tariffe, modalità, obiettivi.
La sostenibilità per me e per il cliente
Un’altra riflessione fondamentale riguarda la sostenibilità del lavoro per me. Ogni preventivo implica una verifica del mio monte ore, dell’energia e attenzione che posso dedicare.
A volte, valuto sin da subito la possibilità di coinvolgere le mie collaboratrici, professioniste che stimo profondamente e che sono brave quanto me, se non di più. Delegare non significa offrire meno valore, ma garantirne uno costante e sostenibile.
Il preventivo è una consulenza
La verità è che la stesura di un preventivo, per lavori continuativi e personalizzati, è una consulenza vera e propria. Richiede tempo, ascolto, strategia. E paradossalmente è una delle poche attività che non fatturiamo… Anche se forse dovremmo!
Perché dietro quel documento che sintetizza numeri e servizi, c’è molto di più: c’è la visione del lavoro, il rispetto per sé stessi e per il cliente, e la volontà di costruire una collaborazione che duri nel tempo.
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