Spesso durante le consulenze e i mentoring che tengo con altre Assistenti Virtuali emerge una riflessione condivisa riguardante le varie tipologie di clienti che incontriamo nel nostro lavoro quotidiano.

Ogni persona e situazione è diversa, certo. Ma c’è una distinzione che torna spesso: quella tra clienti consapevoli e clienti inconsapevoli del valore (e della fatica) che comporta organizzare l’amministrazione in modo efficace.

Clienti consapevoli e inconsapevoli

I clienti consapevoli sono quelli che, per anni, si sono occupati di tutto da soli. Hanno archivi, procedure attive più o meno efficaci, documenti in ordine e scadenze segnate. Quando iniziano a collaborare con un’Assistente, spesso hanno già creato un loro sistema, e il nostro lavoro parte da lì per migliorarlo, renderlo più fluido, alleggerirlo.

I clienti inconsapevoli “hanno sempre fatto da soli”, sì, ma in modo frammentario e spesso disorganizzato. Rispondendo al commercialista all’ultimo, cercando documenti che non sanno dove siano finiti, inseguendo e-mail mai archiviate. Alcuni lo fanno per indole, altri per mancanza di competenze o semplicemente per mancanza di tempo. Spesso non si rendono nemmeno conto di quanto sia importante creare un sistema, e quanto tempo serva per impostarlo, aggiornarlo e mantenerlo.

Organizzare è un lavoro.

Archiviare, creare procedure, impostare promemoria automatici, mantenere aggiornati i report… Non sono attività “di contorno”. Sono la spina dorsale del lavoro amministrativo.
Eppure, spesso, non si vedono perché avvengono dietro le quinte, in cartelle condivise che il cliente non apre mai. E se tutto fila liscio, sembra che non ci sia stato bisogno di fare nulla.

Ma è importante far capire al cliente che non è così.

Un lavoro amministrativo fatto bene significa:

• avere tutto pronto per il commercialista a fine mese
• riuscire a rispondere a richieste di verifiche che arrivano mesi dopo
• evitare errori e rincorse dell’ultimo minuto
• garantire continuità nel tempo

Perché dobbiamo raccontarlo ai clienti

È responsabilità anche nostra, come Assistenti Virtuali o professionisti del back office, far emergere il valore invisibile del nostro lavoro. Per far comprendere al cliente dove vanno tempo, energia, attenzione; per dare senso ai costi, alle ore, ai risultati che ottiene; per costruire relazioni più chiare e durature.

Questo non vuol dire “giustificarsi”. Significa educare al valore di un lavoro che spesso si dà per scontato e che, invece, è il motore silenzioso dell’ordine, della serenità e dell’efficienza di qualsiasi attività.

Se sei freelance o imprenditore e stai cercando supporto in questo ambito, sappi che un’Assistente Virtuale non si limita a “fare le fatture”, ma ti aiuta a costruire un sistema, perché tu possa lavorare meglio… anche quando non ci pensi.

E se sei un’Assistente Virtuale, non smettere mai di raccontare quello che fai: non tutto si vede, ma tutto ha un valore!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.