Nella mia attività di Assistente Virtuale, la compilazione di report è una parte specifica del lavoro che cambia a seconda della tipologia di cliente, dell’attività che svolge e delle mansioni che io svolgo per lui. Tendenzialmente è una mansione che mi viene delegata proprio perché richiede un aggiornamento regolare e, anche quando il documento non è di difficile compilazione, il suo mantenimento richiede tempo e precisione.

Dovendo distinguere tra i vari tipi di report, le due macrocategorie di cui mi occupo principalmente sono quella contabile e quella non-contabile.

Per quanto riguarda quest’ultima, il mio lavoro consiste nel raccogliere e tenere traccia di dati, eventi o informazioni utili al cliente. Ad esempio, per un cliente che organizza corsi di formazione, tengo traccia dei dati più significativi che posso estrapolare dalle e-mail in arrivo: quali informazioni vengono richieste, chi le ha richieste e quando, se si è iscritto al corso, se ha già pagato, se dobbiamo richiedergli il saldo… Insomma, compilo un report con la cronistoria di quello che è successo in modo da avere sempre la situazione sotto controllo. A seconda delle esigenze o richieste del cliente, tengo traccia di tutti questi dati su un semplice file di Excel o Fogli di Google, oppure all’interno di Notion o altri database più strutturati.

Ci sono poi i report legati all’ambito contabile e amministrativo che, a loro volta, possono essere di vari tipi: può essere il semplice scadenziario per tenere traccia dei pagamenti da effettuare, il report per categorizzare le spese sostenute durante l’anno, quello che prende in considerazione la previsione dei costi che si dovranno sostenere che va aggiornato con le cifre effettive man mano che si effettuano dei pagamenti, oppure il report finalizzato alla riconciliazione degli estratti conto.

Quest’ultimo è sicuramente tra i più utili per i clienti che hanno un Srl. In questo caso, mi occupo di estrapolare dall’home banking del conto corrente della società l’estratto conto in formato Excel o CSV e sulla base di questo documento verifico la riconciliazione, per cui ad ogni voce deve corrispondere un’operazione registrata in contabilità. Tendenzialmente i miei clienti non tengono internamente la contabilità, che viene gestita dal commercialista a cui mandano l’estratto conto. Capita, però, spesso che il commercialista abbia bisogno di ulteriori informazioni perché non sempre le operazioni indicate nell’estratto conto sono chiare. Il mio compito è quello di assicurarmi che il commercialista abbia tutte le informazioni che gli servono, spiegandogli nel mio report tutte le voci ambigue o segnalandogli eventuali incongruenze.

Al di là della tipologia e dello strumento scelto per la compilazione di questi documenti, la cosa che li accomuna tutti è la necessità di mantenerli aggiornati con costanza e precisione. In qualsiasi momento, infatti, il cliente potrebbe averne bisogno per fare delle analisi, prendere delle decisioni, fare delle comunicazioni al suo commercialista.

Affinché i report siano corretti, è necessario anche un buon flusso di comunicazione tra me e l’azienda o il professionista che seguo, perché capita spesso che ci siano delle situazioni non chiare per cui necessito di ulteriori informazioni. In questo caso scrivo al cliente esponendogli i miei dubbi, oppure lo sento telefonicamente per velocizzare le cose, gli elenco le anomalie e lui mi dà il suo riscontro in modo che io possa sistemare di conseguenza il report.

Si tratta, quindi, di instaurare una procedura per cui alla fine del mio controllo (che può essere settimanale, quindicinale, mensile a seconda dei casi), produco un recap delle situazioni anomale, le comunico al cliente e le sistemo in base ai feedback ricevuti.

Servono costanza, precisione e comunicazione, ma è una parte del mio lavoro di cui amo occuparmi.  A livello pratico, imposto dei sistemi di reminder e gestione del progetto specifico su Asana in modo da ricevere delle notifiche quando devo fare le cose e tenere così tutto sotto controllo. Quando ho finito di completare i miei report, mando un messaggio al cliente per avvisarlo che la situazione è aggiornata e lui può così verificare all’occorrenza i parametri di cui ha bisogno. Delegando a un’Assistente Virtuale questa mansione, ha risparmiato tempo ed energie che può impiegare per cose più importanti della sua attività.

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.