Negli anni il mio modo di organizzare la giornata lavorativa è cambiato più volte.
Alcuni strumenti sono rimasti, altri sono stati sostituiti o ridimensionati. Quello che non è cambiato è l’esigenza di avere un sistema chiaro, flessibile e affidabile, che mi permetta di gestire più clienti, progetti e scadenze senza perdere di vista il quadro generale.

La mia “combo” principale: Asana e Google Calendar

Questi due strumenti sono la base della mia organizzazione.

• Asana è il mio spazio operativo: qui raccolgo tutte le informazioni sui progetti, assegno le task, imposto le scadenze e programmo attività ricorrenti. In questo modo ogni cliente ha la sua “casa” digitale, con un archivio ordinato e sempre aggiornato.

• Google Calendar invece è lo strumento che utilizzo per gestire gli appuntamenti, le call e gli impegni sia professionali che personali. Mi serve per avere a colpo d’occhio la visione settimanale e mensile degli incontri, ricevere promemoria e pianificare in modo realistico le mie giornate.

La combinazione dei due strumenti mi permette di distinguere con chiarezza scadenze operative e appuntamenti in agenda, evitando sovrapposizioni e dimenticanze.

Planner settimanale: il cartaceo che resta

Accanto agli strumenti digitali, conservo ancora il mio planner settimanale cartaceo (formato A4).
Non è indispensabile, ma per me è utile:

• lo consulto la domenica per pianificare la settimana,

• lo guardo la sera per preparare la giornata successiva,

• ci annoto dettagli, note veloci o piccoli promemoria.

Scrivere a mano, usare evidenziatori o colori mi aiuta a fare “mente locale” e a visualizzare meglio la distribuzione degli impegni. È un doppione di Google Calendar, è vero, ma ha una funzione anche “mentale” e creativa.

L’agenda cartacea: un’abitudine a cui non rinuncio

Oltre al planner, utilizzo anche una piccola agenda settimanale.
Qui segno soprattutto appuntamenti personali o note veloci quando sono in giro. In un secondo momento li riporto su Google Calendar, così che tutto resti sincronizzato.

È un’abitudine che porto avanti da anni: l’agenda mi accompagna sempre, anche fuori ufficio, e rimane uno spazio libero per appunti sparsi o idee improvvise.

La gestione del tempo e degli imprevisti

Nella pianificazione lascio sempre degli spazi cuscinetto.
Sono preziosi per due motivi:

1. permettono di gestire gli imprevisti, che in ambito amministrativo non mancano mai (fatture mancanti, documenti da cercare, richieste urgenti),

2. mi aiutano a distribuire meglio il lavoro quando ci sono scadenze ravvicinate di più clienti nello stesso periodo.

Alcune attività sono ricorrenti e prevedibili (fatturazione, raccolta documenti, report mensili); altre, meno frequenti, possono arrivare all’improvviso. Per questo il mio sistema deve essere strutturato ma flessibile, capace di adattarsi.

Avere strumenti diversi non significa complicarsi la vita, ma trovare l’equilibrio giusto tra digitale e cartaceo, tra pianificazione e flessibilità. È così che riesco a gestire più clienti e attività, mantenendo la mente libera e il lavoro sotto controllo.

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.