Il web mette a disposizione una quantità sorprendente di strumenti digitali in continua evoluzione. Alcuni nascono per semplificare attività ripetitive, altri per ottimizzare il tempo, altri ancora per favorire una comunicazione più fluida. Per il mio lavoro di Assistente Virtuale ho imparato a selezionare con attenzione gli strumenti che davvero fanno la differenza nella gestione quotidiana del lavoro, mio e dei miei clienti.

In questo articolo trovi una selezione aggiornata di quelli che utilizzo più spesso. Alcuni sono entrati nella mia routine da anni, altri li ho scoperti più di recente, ma tutti rispondono a un criterio molto semplice: semplificare le operazioni, far risparmiare tempo e aumentare l’efficienza.

•  Boomerang (per Gmail): un’estensione utilissima per programmare l’invio delle email, ricevere promemoria se non si riceve risposta, o posticipare un messaggio e farlo tornare in evidenza al momento giusto. Utile soprattutto nella gestione di progetti con tempistiche precise o in cui è fondamentale seguire con attenzione le comunicazioni inviate.

• Asana: il mio strumento quotidiano per la gestione delle attività. Lo utilizzo sia per organizzare i flussi interni, sia per collaborare con i clienti su progetti condivisi. Permette di monitorare scadenze, attività, assegnare compiti, creare flussi ricorrenti.

•  Zapier: un alleato prezioso per automatizzare piccole operazioni quotidiane, come ad esempio salvare automaticamente gli allegati delle email o inviare notifiche tra strumenti diversi. Aiuta a risparmiare tempo ed evitare dimenticanze.

• DocHub e DocuSign: per la gestione della firma digitale di documenti, contratti e accordi. Sicuri, rapidi, permettono di evitare passaggi macchinosi e agevolare la collaborazione a distanza.

• Toggl: il mio strumento di time tracking preferito. Mi permette di monitorare con precisione il tempo dedicato a ciascun cliente e attività. Fondamentale per offrire trasparenza e definire preventivi più accurati.

• ChatGPT: lo utilizzo come supporto per attività di brainstorming, stesura di bozze, revisione di testi o ricerca di informazioni. Non sostituisce il mio lavoro, ma rappresenta uno strumento di supporto prezioso per velocizzare alcune fasi di scrittura e riflessione.

• Noisli: un ambiente sonoro digitale personalizzabile, ideale per isolarsi e lavorare con maggiore concentrazione. Si possono combinare suoni naturali, rumori di sottofondo e creare un’atmosfera che favorisce la produttività, soprattutto nei momenti di maggiore confusione esterna.

Naturalmente, ogni attività ha le sue esigenze specifiche. Il segreto non è usare tutti gli strumenti disponibili, ma selezionare quelli giusti in base al tipo di lavoro, ai flussi già presenti e alla disponibilità del cliente ad accogliere nuove modalità operative.

Sperimentare, adattare e poi standardizzare: questo è il mio approccio.

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.