Google Drive come utilizzarlo e perché sceglierlo

Nel mio lavoro di Assistente Virtuale condividere documenti e informazioni con i clienti è di vitale importanza e tra gli strumenti che utilizzo maggiormente c’è anche Google Drive.

Google Drive è un sistema di condivisione/file storage utilizzabile via web, che ti permette di accedere ai documenti caricati da tutti i tuoi dispositivi.

La versione gratuita, ossia quella che non utilizza la G-Suite a pagamento, è in grado di offrire agli utenti 5 giga bytes di spazio condiviso che, in caso di maggiori necessità, è espandibile a un costo assolutamente irrisorio.

Come registrarsi e come usare Google Drive

• Entra in Google Drive
  Puoi farlo dal tuo account Gmail se ne possiedi uno oppure, se hai un account Google, cliccando su http://drive.google.com. In caso non fossi registrato con alcun account Google, dallo stesso link puoi eseguire la registrazione.

• Avvia Google Drive da browser o da computer
  Dopo l’iscrizione si apre una pagina dove sono presenti tutti i file Google del tuo account. Il sistema ti offre la possibilità di decidere, a seconda delle esigenze, se scaricare Drive per Mac o per PC ma questo passaggio serve solo nel caso volessi entrare nei tuoi documenti senza passare per il browser, è facoltativo.

Come usare Google Drive da browser

Per avere maggiori informazioni su come usare Google Drive da browser è disponibile la guida online.

• Crea un nuovo file su Google Drive
  Nella pagina principale di Google Drive in alto a sinistra c’è il pulsante “Nuovo”. Cliccandoci sopra compare un menù a tendina che ti permette di scegliere cosa creare (cartella, documento, presentazione, foglio di lavoro, modulo, disegno, ecc.).

• Carica documenti su Google Drive partendo dal tuo computer
  Nello stesso menù a tendina che si apre cliccando sul pulsante “Nuovo” c’è l’icona di caricamento file e cartelle direttamente dal computer per averli sempre a disposizione online ed eventualmente condividerli con altri utenti. Se non vuoi condividere un determinato file o cartella puoi limitarti a caricare il documento senza attivare l’opzione di condivisione.

• Utilizza le opzioni disponibili per i file presenti su Google Drive
  Sotto il pulsante “Nuovo” c’è una barra di navigazione che ti offre l’opportunità di accedere direttamente ai documenti condivisi con te da altri utenti, ai documenti preferiti, ai documenti recenti, ecc.

• Controlla i file caricati su Google Drive
  Nella parte centrale della pagina (sulla destra rispetto al pulsante “Nuovo”) sono disponibili i dettagli dei vari documenti (proprietario, titolo, con chi è condiviso e le modifiche recenti). Puoi selezionare i file per scegliere quale azione compiere (condividi, cancella, ordina, muovi, copia, ecc.), inserire un file tra i preferiti (cliccando sul simbolo della stella) e sfruttare molte altre opzioni che compaiono cliccando sul menù a tendina relativo a ogni singolo documento.

• Modifica le impostazioni di Drive
  L’icona con l’ingranaggio che si trova in alto a destra nella pagina offre diverse possibilità di modifica, oltre alle opzioni di visualizzazione che consentono di scegliere come ordinare i file a “Elenco” o “Griglia”.

Come usare Google Drive da PC

• Accedi a Google Drive da browser
  Accedi, clicca sull’opzione “Installa Drive per il tuo computer” e procedi con l’installazione del programma seguendo le linee guida e leggendo la presentazione delle varie funzionalità.

• Cambia le opzioni di sincronizzazione da “Impostazioni Avanzate” di Google Drive
  Crea il percorso che preferisci per la cartella di condivisione nella quale verranno salvati i documenti sincronizzati al tuo account. In caso volessi sincronizzare soltanto certe cartelle basta accedere alle “Opzioni di sincronizzazione”.

• Entra nella cartella di Drive
  Basta cliccare su Start > Tutti i programmi > Google Drive.

• Carica documenti in Drive.
  La modalità è molto semplice e può essere eseguita facendo un copia-incolla dei documenti desiderati o trascinandoli nella cartella Drive. In questo modo Google sincronizza i file con i suoi server mettendoti nella condizione di poterli vedere da ogni dispositivo connesso al tuo account.

Come usare Google Drive da dispositivi mobili

Ovviamente anche per i dispositivi mobili puoi trovare la App di Google Drive e come per la versione da PC, è sufficiente eseguire l’accesso e poi configurare l’account per poter leggere, visualizzare, caricare e condividere i file da Google Drive comodamente da mobile.

C’è da dire che usare Drive da cellulare non è comodissimo, mentre è più comodo da tablet per dimensione dello schermo e conseguente visibilità delle informazioni.

Questi sono i primi passi fondamentali per usare Google Drive, uno strumento essenziale per avere a disposizione e condividere in real time qualsiasi genere di file.

Un mezzo prestante e preciso in grado di rendere i tuoi documenti sempre accessibili, oltre che aggiornati!

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.