Planning, facile crearlo, complicato rispettarlo

Planning facile

Ti è mai capitato di creare un planning in apparenza facile e programmare le tue giornate prevedendo le attività da svolgere, tenendoti il tempo necessario per controllarle e gestire eventuali emergenze, e poi, per quanto sembrasse perfetto il tuo piano, non sei riuscito nemmeno a guardarlo?

Facile mettere su carta le cose da fare, molto più complicato risulta seguire l’ordine stabilito per farle.

 

Perché è difficile rispettare il planning?

Innanzitutto, occorre capire se non viene rispettato il planning giornaliero, quello settimanale o quello mensile, casi che hanno un ordine di gravità diverso.

 

Non rispettare il planning giornaliero

Partiamo col dire che può capitare: una malattia, un guasto alla macchina, un’urgenza di lavoro che non puoi rimandare. Gli imprevisti che possono capitare ogni giorno sono davvero molti, Cosa puoi fare per gestirli?

  • programmare durante la settimana delle ore cuscinetto per recuperare eventuali arretrati
  • rivalutare il calendario settimanale o quello mensile per capire cosa puoi spostare un po’ in avanti, rispetto a quanto programmato

Ovviamente non può essere la regola, non puoi essere ogni giorno in emergenza, se così accade significa che ci sono difficoltà nel valutare i tempi delle tue attività o proprio nella valutazione del progetto che stai seguendo. In questo caso, ti consiglio di fare un passo indietro e verificare il tuo metodo di lavoro.

 

Non rispettare il planning settimanale

Potrebbe essere una diretta conseguenza di quanto succede nella gestione del calendario giornaliero, facendo saltare l’intero piano settimanale.

Cosa fare?

  • avvisare clienti o collaboratori dell’eventuale ritardo
  • riprendere in mano la pianificazione e assegnare nuovamente le priorità alle attività programmate, per capire cosa fare assolutamente e cosa invece può essere spostato
  • valutare se nel fine settimana puoi ritagliarti del tempo per recuperare, senza aggravare il tuo piano per la settimana successiva (una soluzione che consiglio solo per situazioni di emergenza)

 

Non rispettare il planning mensile

Questo è il caso più grave e qui purtroppo non ci sono molte soluzioni se non rivalutare completamente la tua gestione delle varie attività: devi capire come monitorare un progetto e seguirlo per non perdere pezzi.

Mancare un planning mensile significa che non sono stati rispettati in nessun modo l’ordine e le attività pianificate, creandoti notevoli problemi nella gestione del tuo lavoro (nonché una bella dose di stress!)

 

Strategie per rispettare il planning

In tutti e tre i casi dobbiamo capire come riuscire a rispettare il planning definito.

Osserviamoli da un’altra prospettiva: questi planning sono solo delle liste di cose da fare, lunghe o corte non importa, un elenco da seguire nell’ordine stabilito.

Ma allora come fare tutto usando una semplice to do list?

  • evita distrazioni: sembra banale e scontato, ma non lo è. Se stai facendo qualcosa, dedicati solo a quello, telefono, email, chat possono aspettare. Ti consiglio di utilizzare un timer per lavorare e ritagliarti ogni ora 10 minuti per rispondere a chi ti ha scritto o chiamato
  • tieni sempre aggiornata la tua lista delle cose da fare, segna altrove le nuove attività, idee, suggerimenti che ti arrivano durante la giornata e alla sera inseriscile e pianificale
  • segna in agenda il tempo per te e prenditelo!
  • chiedi aiuto se ti accorgi di averne bisogno, che sia per sostegno morale o per delegare delle attività, non aver paura di chiederlo

La strategia per rispettare il proprio calendario non può essere uguale per tutti, qui trovi dei suggerimenti di come ho fatto io, ma è importante trovare il proprio metodo per gestire al meglio il lavoro senza troppo stress.

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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2 Commenti
  • Lisa Marie Gelhaus
    Commento del 27 Aprile 2019 Rispondi

    Tempo cuscinetto, check. Evitare distrazioni…. banale? Ahimè no! Grazie del articolo puntuale, Antonella!

    • Antonella
      Commento del 27 Aprile 2019 Rispondi

      In effetti sarebbero semplici regole di comportamento, è che spesso ce ne dimentichiamo 😉 Grazie a te Lisa 🙂

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