La gestione delle fatture può essere faticosa per molti professionisti che devono occuparsi di non perdere le tracce delle varie ricevute, archiviarle e mandarle al commercialista al momento giusto, mentre si occupano allo stesso tempo di altre mille incombenze quotidiane relative alla loro attività.

Ecco perché spesso e volentieri è questo uno dei compiti che mi vengono assegnati come Assistente Virtuale.

Il mio aiuto consiste proprio nella sistemazione e invio al commercialista delle fatture, soprattutto quelle di acquisto.

Molti dei miei clienti hanno problemi relativi al controllo dei costi o sono disordinati nella gestione del flusso delle fatture e questo comporta il fatto che non siano sempre consapevoli delle uscite che sostengono ogni mese.

Il mio aiuto ha, quindi, un duplice scopo: innanzitutto aiutarli a tenere tutto in ordine mese per mese – o trimestre per trimestre – in modo da tenere tutto pronto per il commercialista, e poi aiutare il cliente stesso a monitorare i costi, a sapere in quanto e in cosa spende.

Raccolta delle fatture

Il primo passo quando mi affidano questo tipo di incarico è sempre trovare la procedura migliore per rispondere alle esigenze del cliente: se uno è più o meno organizzato, ci possono essere vari modi in cui ricevere le fatture da organizzare. In alcuni casi, nello stesso momento in cui cliente le riceve me le inoltra immediatamente, che si tratti delle ricevute di acquisto di PayPal, delle fatture di un fornitore oppure degli scontrini fotografati con il cellulare. Ho notato che i clienti più disordinati si sentono rassicurati dal fatto di potermi inoltrare al volo le ricevute in questo modo e sapere che ci penserò io a mettere tutto in ordine. Altri clienti, invece, raccolgono tutto in un’apposita cartella e alla fine del mese me la inoltrano o condividono.

Organizzazione delle fatture

Dopo aver ricevuto i documenti, la seconda parte del mio lavoro consiste nell’ordinarli: valutare ricevuta per ricevuta di che spesa si tratta e sistemarle in modo da averle pronte per l’invio periodico al commercialista. Contemporaneamente creo un file condiviso con il cliente in cui segnalo la tipologia di spesa, il fornitore, la data, eventuali note particolari (se si tratta di una fattura in reverse charge, se c’è una ritenuta d’acconto da pagare, ecc.). Invio poi questo file al commercialista, in modo che possa fare un doppio controllo rispetto a quello che ha ricevuto. Questo file è prezioso anche per il cliente per estrapolare alcuni dati interessanti sulle spese sostenute in un anno di software, utenze telefoniche, materiali, collaborazioni…

Un file di questo tipo ci aiuta anche a tenere sotto controllo le fatture per le quali dobbiamo pagare la ritenuta d’acconto, in modo che il commercialista ci prepari l’f24 da farci avere entro il 16 del mese.

Si tratta di una cosa semplice, ma sopraffatti dalle mille incombenze quotidiane non tutti riescono a stare dietro a questo tipo di dati, che però sono fondamentali per capire l’andamento delle spese relative alla nostra attività e si rivelano molto utili quando, a fine anno, vogliamo fare delle valutazioni su quali costi tagliare. Spesso, ad esempio, abbiamo sottoscritto tanti piccoli abbonamenti, anche solo da pochi euro al mese, ma poi a fine anno contribuiscono a formare una certa cifra e solo avendo questo schema delle spese sott’occhio possiamo decidere se vale la pena o meno pagare quel software che magari non stiamo più tanto usando. A volte anche il commercialista, per fare una previsione delle tasse da pagare o per capire se il cliente è nel regime giusto, può avvalersi di questi dati.

In ogni caso sono informazioni che interessano in primo luogo il cliente stesso, che le ritrova ben ordinate in un archivio e sempre a sua disposizione, per cui, in caso di necessità, può in qualsiasi momento andare a verificare quanto aveva fatturato un determinato fornitore o altro. Se si tratta di fatture elettroniche si rintracciano nel gestionale, ma se una persona ha ancora tante ricevute cartacee – perché il fornitore è nel forfettario oppure perché l’abbonamento a Canva a Google o Dropbox non rilascia fattura elettronica, ma semplicemente l’addebito su PayPal e poi ti devi andare a scaricare la fattura – sono tutte cose da tenere sotto controllo.

Avendo questo schema impostato, un’altra cosa utile che posso fare è tenere sotto controllo le fatture ricorrenti e segnalare al mio cliente se manca qualcosa all’appello. O ancora, andare a controllare sul sito dell’Agenzia dell’Entrate se sono presenti altre fatture elettroniche oltre a quelle già ricevute che magari sono rimaste in sospeso a causa di dati errati o altro.

Insomma, un bell’alleggerimento del carico di lavoro che la gestione delle fatture comporta, no?

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.