Diventare Assistente Virtuale: i dubbi che arrivano prima e dopo l’inizio
Quando una persona mi contatta perché sta pensando di diventare Assistente Virtuale, raramente ha una sola domanda. Di solito ne ha molte:
«È una professione adatta a me?»
«Ho abbastanza competenze per iniziare?»
«Da dove devo partire?»
«Come faccio a trovare i primi clienti?»
E, dopo qualche mese:
«Sto facendo le cose nel modo giusto?»
«Come stabilisco le mie tariffe?»
«Come faccio a gestire più clienti senza lavorare continuamente?»
Sono domande che incontro spesso nelle consulenze e nei percorsi di affiancamento che faccio con aspiranti e nuove Assistenti Virtuali. Alcune riguardano aspetti molto pratici, altre hanno a che fare con un cambiamento di mentalità che, soprattutto per chi arriva dal lavoro dipendente, può essere tutt’altro che immediato.
Negli anni ho notato che alcuni temi ritornano più frequentemente di altri, così ho provato a riassumerli qui.
«Che cosa fa davvero un’Assistente Virtuale?»
Può sembrare una domanda banale, ma non lo è affatto.
Chi sta valutando questa professione spesso inizia cercando informazioni online e guardando i servizi proposti dalle altre Assistenti Virtuali. È un buon punto di partenza, ma può anche essere limitante.
Perché ogni professionista costruisce la propria attività sulla base delle competenze, delle esperienze e delle caratteristiche personali.
Così può succedere che una persona pensi di non avere competenze sufficienti, semplicemente perché non ha mai visto offrire online un servizio che, invece, lei sa già fare molto bene.
Parlare concretamente di quello che fa un’Assistente Virtuale aiuta proprio a far emergere queste possibilità: quali attività possono essere trasformate in un servizio, quali competenze sono già spendibili e quali, invece, vale la pena approfondire.
«Sono abbastanza preparata per iniziare?»
Questa è un’altra domanda molto frequente.
Prima di avviare un’attività è importante avere le competenze necessarie per offrire i servizi che si intendono proporre e, su questo, non ci sono scorciatoie. Ma allo stesso tempo, non è necessario sapere fare tutto.
Una parte del mio lavoro di consulenza consiste proprio nell’analizzare le competenze già presenti, capire quali sono sufficienti, quali devono essere approfondite e quali potrebbe essere utile aggiungere in base alla direzione che si vuole dare alla propria attività.
L’obiettivo è diventare una professionista consapevole di ciò che sa fare e di ciò che può offrire, lasciando da parte l’idea di dover saper fare qualsiasi cosa.
«Come posso differenziarmi dalle altre Assistenti Virtuali?»
È una domanda particolarmente interessante quando si parla di servizi molto diffusi.
Prendiamo l’amministrazione e la fatturazione: le fatture sono quelle, le regole fiscali sono quelle e i software utilizzati possono essere gli stessi.
E allora dove sta la differenza? Nella persona che offre il servizio.
Nel modo in cui lavora, nella sua organizzazione, nella capacità di anticipare i problemi, nella comunicazione con il cliente, nell’attenzione ai dettagli, nell’esperienza che porta con sé.
La differenziazione non significa necessariamente inventarsi un servizio mai visto prima. Può significare anche trovare il proprio modo di fare bene qualcosa che fanno in tanti.
«Da dove comincio?»
Qui entra in gioco uno dei problemi che vedo più spesso: voler avere tutto definito prima di partire.
Nome, servizi, sito, listino, strumenti, procedure, contratti, comunicazione…
Capisco perfettamente questa esigenza, perché ci sono passata anch’io all’inizio.
Una parte della preparazione è indispensabile e ci sono basi che devono essere impostate prima di presentarsi sul mercato, perché professionalità significa anche essere pronti a gestire correttamente il rapporto con il cliente.
Prepararsi è importante, ma non dovrebbe diventare il motivo per rimandare fino a quando ogni dettaglio ci sembra perfetto. Un’attività professionale si costruisce anche facendo esperienza, correggendo il tiro e modificando ciò che non funziona. La cosa importante è sapere quali sono i primi passi e quali possono arrivare successivamente.
Il passaggio da dipendente a freelance
Per molte delle persone che si rivolgono a me, questo è un passaggio fondamentale.
La maggior parte arriva da un’esperienza da dipendente: magari sta ancora lavorando in azienda, oppure ha lasciato il lavoro per dedicarsi a un nuovo progetto professionale. Le competenze tecniche possono essere già molto solide.
Il cambiamento più grande riguarda spesso tutto ciò che prima veniva gestito da qualcun altro. Da dipendente non devi necessariamente sapere come predisporre un’informativa privacy per i tuoi clienti, come organizzare un contratto, come definire le modalità di pagamento, come preparare un preventivo o come stabilire le tue tariffe.
Quando diventi freelance, invece, sei tu a dover prendere queste decisioni. E cambia anche il modo di rapportarsi al cliente, perché essere una professionista non significa semplicemente aspettare che qualcuno dica cosa fare e poi eseguire. Significa anche essere proattiva, assumersi responsabilità, proporre soluzioni e organizzare autonomamente il proprio lavoro.
È uno switch che non sempre avviene automaticamente. Io stessa, arrivando da molti anni di lavoro dipendente, ho avuto bisogno di tempo per costruire questa mentalità.
Ed è proprio per questo che oggi mi capita spesso di lavorare su questo aspetto con chi sta iniziando.
«Come faccio a rendere sostenibile la mia attività?»
Questa domanda arriva spesso dopo le prime esperienze.
All’inizio può sembrare tutto molto semplice: pochi clienti, tanto tempo a disposizione, un’agenda ancora abbastanza vuota. Poi i clienti aumentano, arrivano più richieste, più scadenze, più attività contemporaneamente. E quella flessibilità che aveva rappresentato uno dei motivi per cui si era scelto di diventare freelance rischia di ridursi drasticamente.
A quel punto diventano fondamentali temi come:
- la definizione delle tariffe;
- la costruzione di pacchetti e servizi;
- la gestione contemporanea di più clienti;
- la pianificazione del lavoro;
- gli accordi sulle modalità di collaborazione;
- la capacità di proteggere il proprio tempo.
Uno degli obiettivi di chi sceglie la libera professione è spesso proprio avere maggiore autonomia. Se però finiamo per avere cinque, dieci o quindici “capi” a cui rispondere in qualsiasi momento, forse qualcosa nella nostra organizzazione non sta funzionando.
La sostenibilità riguarda il valore economico del nostro lavoro, ma anche il tempo che questo lavoro ci lascia.
Non basta imparare un mestiere
Diventare Assistente Virtuale significa certamente avere competenze tecniche e saper offrire un servizio di valore. Ma significa anche costruire un’attività professionale intorno a quelle competenze.
E questo comporta imparare a:
- definire la propria offerta;
- presentarsi ai potenziali clienti;
- stabilire tariffe sostenibili;
- preparare preventivi e accordi;
- organizzare il lavoro;
- gestire le relazioni con i clienti;
- assumersi responsabilità e prendere decisioni;
- costruire un’attività che possa crescere senza diventare ingestibile.
Non esiste un unico percorso valido per tutte. E non esiste nemmeno un momento in cui si è finalmente «pronte al 100%».
Esiste però un modo per iniziare con maggiore consapevolezza e consiste nel capire quali sono le proprie competenze, quali sono le lacune da colmare e quali sono i passi concreti da affrontare.
È proprio questo il tipo di lavoro che mi capita di fare nelle consulenze con aspiranti e nuove Assistenti Virtuali: partire dalla situazione reale della persona, mettere ordine tra dubbi e possibilità e trasformare le tante domande in un percorso più chiaro.
Perché iniziare è importante, ma sapere come costruire, passo dopo passo, la propria attività lo è altrettanto.
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