Spoiler: non sono domande tecniche. Sono quelle che ti fanno capire se quella collaborazione funzionerà davvero!

Durante la prima call conoscitiva con un nuovo cliente solitamente si passa buona parte della telefonata a parlare di competenze tecniche, di cosa serve fare, di quanto tempo ci vuole…

Ma le domande che fanno davvero la differenza non sono quelle. Sono altre. E vanno fatte prima di mandare il preventivo. Perché serve capire se tu e quel cliente siete compatibili e se il tuo modo di lavorare corrisponde alle sue aspettative.

Domanda 1: Cosa si aspetta dalla collaborazione?

Non dare per scontato che il cliente abbia capito cosa fai. Magari gli ha parlato di te una conoscenza, o ha visto un tuo post su LinkedIn e si è fatto un’idea, ma non è detto che quell’idea corrisponda alla realtà.

Per esempio, potrebbe pensare che tu sia disponibile a rispondere al telefono quando serve. O che tu lavori anche il sabato. O che gestisci urgenze immediate. Se non sono cose che fai, meglio chiarirlo subito.

Il mio consiglio è chiedere sempre: “Cosa ti aspetti da questa collaborazione? Come immagini che funzioni il nostro lavoro insieme?”

Non è una domanda generica. È il modo per far emergere aspettative che potrebbero non combaciare con il tuo modo di lavorare.

Domanda 2: Quali sono le tempistiche?

Le tempistiche necessarie per svolgere un lavoro determinano se puoi davvero lavorare con quel cliente.

Se il potenziale cliente ha bisogno di risposte immediate, di essere sempre reperibile, di qualcuno che risponda al telefono quando serve… potrebbe non essere il cliente giusto per te. Non c’è niente di male, è solo una questione di modalità diverse.

Io, per esempio, scelgo incarichi che posso pianificare per scadenze e non accetto lavori che richiedono immediatezza costante. È una mia scelta, altre Assistenti Virtuali allocano fasce orarie fisse a determinati clienti e in quelle fasce sono disponibili.

Ma tu devi sapere come lavori tu e devi spiegarlo durante la call conoscitiva. Perché se il cliente ha bisogno di qualcos’altro, è meglio passargli i contatti di colleghe che lavorano diversamente.

Il mio consiglio è chiedere sempre: “Come funzionano di solito le scadenze nel tuo lavoro? Hai bisogno di risposte immediate o possiamo pianificare?“

Domanda 3: Quali strumenti usa (o vuole usare)?

Questo è importante per due motivi.

Primo: capire se il cliente ha già un sistema di gestione progetti dentro cui tu devi inserirti. O se non ha niente e sei tu a poter proporre gli strumenti.

Secondo: capire se è disposto a usare i tuoi strumenti o se vuole che tu ti adatti ai suoi.

Potresti lavorare benissimo con Asana o Notion, ma il cliente potrebbe non avere intenzione di imparare un nuovo tool. Oppure potrebbe chiederti di usare il suo sistema, che magari non conosci e richiede formazione.

Niente è impossibile, a patto di stabilirlo all’inizio.

Il mio consiglio è chiedere sempre: “Usi già qualche strumento per gestire i progetti? O preferisci che ti proponga io qualcosa?”

Domanda 4: Come preferisce comunicare?

Questa è fondamentale perché il metodo di comunicazione determina come lavorerete insieme.

Se il cliente è sempre in viaggio e il suo modo migliore è WhatsApp con vocali… a te va bene? Perché potrebbe non andarti bene. Io, per esempio, inserisco nei preventivi che il mio metodo preferito è l’e-mail o un sistema di gestione progetti. Se il cliente lavora solo via WhatsApp, glielo spiego: io tratterò i vocali come e-mail, li ascolterò quando posso, li metterò per iscritto e poi creerò i task nel sistema. Lui deve sapere che impiegherò tempo per fare questo e deve sapere che se mi chiama, potrei non rispondere. Perché in quel momento sto lavorando per un altro cliente.

Non sto cercando di imporre il mio metodo: sto spiegando come lavoro io e sto verificando se è compatibile con come lavora lui.

Quando siamo agli inizi tendiamo a prendere tutto. Ci sta. L’obiettivo è fatturare e fare esperienza. Ma col tempo capisci quali sono i tuoi metodi di lavoro, quelli con cui produci di più e con cui ti senti meglio. E sono quelli che devi spiegare nella prima call.

Il mio consiglio è chiedere sempre: “Come preferisci comunicare? E-mail, telefono, chat? E per le urgenze, come gestisci di solito?”

E poi spieghi come lavori tu. Con chiarezza.

Domanda 5: Quando lavori (e quando no)?

Questa sembra banale, ma non lo è. Perché il cliente deve capire che tu di sabato e domenica non lavori. Che se ti manda una mail venerdì sera, la leggerai lunedì mattina. Che se ti scrive alle 22:00, probabilmente non vedrai il messaggio fino al giorno dopo.

Non è una questione di essere poco disponibile, è una questione di confini chiari.

Io, per esempio, lavoro dal lunedì al venerdì; disattivo le notifiche quando lavoro per un cliente e non rispondo alle telefonate degli altri in quel momento; se un cliente ha bisogno di parlare al telefono, prendiamo appuntamento; per le emergenze, può provare a contattarmi, ma potrei non essere disponibile. E se il suo lavoro prevede task che richiedono azione immediata da parte mia… probabilmente non sono l’Assistente giusta.

Il mio consiglio è chiedere sempre: “Lavoro dal lunedì al venerdì, di norma rispondo alle e-mail entro 24 ore. Se hai un’urgenza puoi scrivermi, ma potrei non essere immediatamente disponibile. Ti va bene così?”

Perché queste domande contano

Perché non puoi scoprire queste cose dopo aver iniziato a lavorare insieme, le devi sapere prima di mandare il preventivo, prima di decidere se prendere quel cliente.

Perché piuttosto che portare a casa qualsiasi collaborazione, col tempo è meglio selezionare i tipi di collaborazione in cui pensi di trovarti bene, in cui puoi dare il meglio e lavori serenamente.

Non c’è una regola che vale per tutti: ognuna di noi deve stabilire le proprie regole e il proprio modo di lavorare e spiegarlo con chiarezza fin dalla prima call. Così il cliente capisce se sei la persona giusta e tu capisci se vuoi lavorare con quel tipo di cliente, con quella modalità.

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Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.