Che si tratti di una presentazione, di una conferenza o una riunione di lavoro, il webinar è un evento online capace di collegare persone in posti differenti abbattendo le barriere fisiche e connettendo i partecipanti in modo semplice e immediato.

Viste queste sue caratteristiche, negli ultimi mesi, il webinar è diventato uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati e molti clienti hanno iniziato a richiedere il mio supporto per l’organizzazione di questo tipo di eventi.

Si può trattare di clienti non particolarmente avvezzi a questo tipo di tecnologie o, in altri casi, clienti che non hanno modo di dedicare tempo alla parte gestionale del webinar, preferendo concentrarsi sui contenuti. In ogni caso sono molti gli aspetti per cui un’Assistente Virtuale può essere d’aiuto nella realizzazione di un webinar.

Ecco i principali!

Gestione della piattaforma scelta per il webinar

Si tratta di impostare i vari settaggi della piattaforma prescelta (ad esempio, Zoom o Crowdcast): inserire il logo o un’immagine di riferimento, la data e l’ora dell’evento, la descrizione dell’argomento, la modalità di partecipazione (con password o senza password) e tutto ciò che occorre per mettere a punto l’appuntamento online. L’obiettivo è quello di creare un link dedicato che il cliente può condividere attraverso i suoi canali di comunicazione: sulla newsletter, i canali social, oppure in un pop-up sul suo sito, o ancora nella firma della sua mail.

Realizzazione delle slide per la presentazione

In alcuni casi il cliente può aver bisogno anche di una mano per la realizzazione delle slide da presentare durante il webinar. In base alle necessità, il cliente può darmi una bozza delle slide con il contenuto grezzo da impaginare e sistemare; oppure mi passa un documento di testo con evidenziati i concetti che vorrebbe fossero inseriti nella presentazione.

Assistenza durante il webinar

Se il cliente ha piacere, l’AV può aiutarlo a gestire il dietro le quinte del webinar, soprattutto in caso di eventi con un grande numero di partecipanti. In questo caso, mentre il cliente parla, non dovrà occuparsi in prima persona di far accedere le persone ritardarie, risolvere eventuali problemi tecnici o raccogliere le domande.

Follow-up

A un’Assistente Virtuale possono essere delegati anche eventuali follow-up, come l’invio ai partecipanti del link alla registrazione, delle slide o di documenti citati durante il webinar. O ancora la redazione di un report sull’andamento dell’evento: numero di registrazioni, numero effettivo dei partecipanti e altri dati statistici provvisti dalla piattaforma che possano tornare utili al cliente.

Trascrizione del webinar

Può capitare che a un cliente occorra la registrazione del webinar per estrapolarne il contenuto da utilizzare in futuro in altri contesti, e anche questo è un lavoro che si può facilmente delegare.

Anche per i webinar, vale lo stesso discorso che riguarda anche tutti gli altri servizi forniti da un’Assistente Virtuale: non ci sono regole prestabilite su cosa si può o non si può delegare, ma è possibile valutare di volta in volta ciò che occorre per ottenere un servizio sempre su misura!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.