Come monitorare un progetto o un’attività.
Quando seguo un progetto o eseguo un’attività più o meno complessa, sò che ci sono degli step di verifica, per capire se:
- la pianificazione verrà rispettata,
- ci sono imprevisti non calcolati da risolvere o bypassare
- valutare la qualità di quanto si sta facendo.
Questo è il monitoraggio di un progetto o di un’attività, in generale il controllo del tuo lavoro.
Fino a che sono io la sola a lavorare, la cosa può risultare abbastanza semplice, anche se ci vuole comunque una buona dose di senso critico ed obiettività per potersi autovalutare e riprendere se dovesse essere necessario. 🙂
Ma come posso controllare un’attività quando non sono io ad eseguirla?
Monitorare un progetto: chiedere sempre un feedback.
Quando si lavora in gruppo e soprattutto lo si fa a distanza, si devono tenere in considerazione tutte le criticità del confronto e collaborazione con professionisti a distanza.
Nella pianificazione di un nuovo progetto ad esempio da subito devi inserire degli step di controllo nella tua pianificazione. Cosa significa?
Vuol dire che a cadenza regolare dovrai chiedere aggiornamenti a chi sta lavorando con te. Potresti prevedere un appuntamento fisso alla settimana o ogni 15 giorni, dipende se sei vicino o meno a scadenze importanti …oppure ad inizio, metà e fine di un’attività specifica.
Ricorda che la comunicazione nella gestione dei progetti è fondamentale e deve essere a doppio senso. Quindi chi collabora con te non deve aspettare che tu chieda “come sta andando” … se ci sono problemi ci si ferma e ci si sente subito.
Monitorare un progetto: quale strumento utilizzare.
Per agevolare il controllo dello stato avanzamento delle attività, sia nel caso di lavoro con un team fisicamente in ufficio, che collaborando con persone sparse più o meno ovunque, ci sono degli strumenti che ti permettono di definire task, attività, definire le tempistiche.
Ciascuno degli interessati potrà verificare le attività da svolgere e soprattutto aggiornare direttamente all’interno dell’attività quanto fatto o la difficoltà incontrata.
Online ci sono un’infinità di applicazioni di project management (così si chiamano); io ne utilizzo di differenti a seconda di cosa devo fare e della complessità del progetto che mi coinvolge.
Un po’ di tempo fa ti avevo parlato di Asana, ma c’è anche Trello, Podio, quest’ultimo andrebbe acquistato a pagamento per avere una piena gestione dei task e progetti. In tutti questi applicativi, come in altri puoi gestire le persone, le attività, comunicazioni, file in allegato e tutto ciò che ti serve.
L’obiettivo di questi programmi è quello di evitare di utilizzare sistemi diversi per seguire e monitorare il tuo progetto.
Monitorare un progetto: confrontare il preventivo con il consuntivo.
Una cosa che spesso ci si dimentica è la consuntivazione.
Cos’è? È l’attività che ti permette di capire se i costi si mantengono in linea con il preventivo o se invece siamo totalmente fuori! Aiutooo!
Dunque la prima cosa alla quale fare attenzione è come prepari il tuo preventivo, bisogna cercare di valutare bene cosa dovrai fare, di chi avrai bisogno e indicare se ci sono passaggi critici che potrebbero causare difficoltà di gestione.
In fase di avvio del progetto devi essere chiara e farti confermare i costi di chi andrai ad ingaggiare, in modo da non incorrere in sorprese che potrebbero causarti “l’orticaria” 🙂 .
Una volta avviato il progetto, oltre al controllo della tempistica andrai anche ad eseguire il controllo dei costi per capire se si mantengono in linea con quanto hai previsto inizialmente e se così non fosse capire e valutare per quale motivi i tuoi costi stanno aumentando.
Monitorare un progetto o un’attività può essere complicato, ma è importantissimo per avere controllo del processo e per acquisire informazioni che saranno utili per il prossimo progetto.
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