Ti capitano mai quelle giornate in cui hai pianificato tutto alla perfezione ma ricevi 25 mail di lavoro e richiedono tutte la tua attenzione, 7 telefonate e una decina di messaggi tra sms, chat e varie app di messaggistica?

Li considero numeri ripuliti dallo spam e da messaggi/telefonate che non hanno a che fare con il lavoro.

Se proviamo a fare i conti abbiamo 25+7+10 = 42 possibili distrazioni e se ognuna di queste ruba 5 minuti di media al tuo lavoro (sono ottimista vero?), sono 210 minuti che coincidono con 3,5 ore.

In una giornata lavorativa di 8 ore rappresentano un bel problema soprattutto se avevi pianificato attività lavorativa per 8 ore.

Se sbagli l’approccio agli imprevisti il risultato può essere quello di lavorare 12 ore o quello di non terminare l’attività pianificata o peggio ancora lavorare 10 ore, non terminare l’attività pianificata e accumulare una serie di altre attività in sospeso per i prossimi giorni.

Ho letto e scritto molti articoli sulla gestione del tempo e l’organizzazione del lavoro ed è un argomento sul quale cerco sempre di migliorare le mie conoscenze, non sarei una brava Assistente Virtuale altrimenti 🙂 .

Alcune cose non erano adatte a me, altre le ho assimilate e rese mie, e a distanza di un paio di anni da quando ho iniziato questo processo di riorganizzazione lavoro molto meglio.

Vorrei definire inizialmente i due punti che stanno alla base di una buona pianificazione del lavoro.

1.
Quelli che consideriamo imprevisti in una giornata di lavoro sono qualcosa su cui possiamo fare affidamento, anche senza conoscerti e senza conoscere il tuo lavoro potrei scommettere che domani ti arriverà una richiesta via mail, telefono o altro che non avevi pianificato.

Questi imprevisti li possiamo considerare certezze quindi, sapendo prima che ci saranno, li dobbiamo pianificare, come interruzioni, ma vanno pianificati.

Quello che io considero un imprevisto è un evento realmente imprevedibile, purtroppo anche problemi personali che necessitano di interruzioni del lavoro anche importanti che richiedono anche una buona comunicazione con il cliente perché recepisca la tua effettiva necessità personale di sospendere attività o altro per un più o meno breve periodo.

2.
Possiamo raccontarcela come vogliamo usando vari aforismi ma una scrivania o desktop o casella della posta in entrata “incasinati” rappresentano solo una scrivania o desktop o casella della posta in entrata “incasinati”.

Possiamo anche sostenere che noi nel nostro caos ci ritroviamo ma poi quante volte dobbiamo fare le cose all’ultimo minuto perché le abbiamo perse di vista?

Con questo non intendo dire che ci sia un modo giusto o sbagliato di organizzare le cose da fare, chiunque può usare la logica che preferisce ma le informazioni devono essere ordinate, facili da reperire e al momento opportuno le scadenze devono essere sempre visibili.

Definiti quelli che per me sono i due capisaldi passiamo al possibile metodo.

Come gestire gli imprevisti nel lavoro: misurare e comprendere.

I dati sono alla base di ogni decisione organizzativa per cui è importante capire quante sono queste interruzioni. Prova per due settimane a segnarti su un foglio tutte le interruzioni che hai avuto indicando il tipo di interruzione, la persona, la durata indicativa e il motivo. Sul motivo segna se era per causa tua o di altri.

Già durante questa fase (che più è lunga nel tempo più ci da informazioni) io ad esempio ho capito moltissimo della mia organizzazione e in modo del tutto naturale ho migliorato diversi aspetti. Ti faccio un esempio banale ma esplicativo.

Alcune mail diventano chat: viene fatta una richiesta, rispondi di fretta, ti viene chiesta un’altra cosa, rispondi, a quel punto sorgono dei dubbi e quindi parte la telefonata e altre mail. Gestendo nel modo corretto la prima ne risparmiavo altre 5. Alla prima mail avrei potuto rispondere: “E’ una cosa complessa da spiegare in una mail se vuoi ci prendiamo un oretta lunedì pomeriggio e snoccioliamo la questione”. Procedendo in questo modo si trasforma una serie di distrazioni in un ora di lavoro pianificata, produttiva ed efficace valorizzando il tuo lavoro.

Lo scopo principale del primo passo è capire quanto tempo occupano mediamente le interruzioni e pianificare la giornata tenendo conto di questo tempo. L’organizzazione della giornata poi varia molto in base al tipo di interruzioni che dobbiamo gestire e alla quantità.

Personalmente cerco di lavorare su quello che ho pianificato almeno per venti-trenta minuti poi faccio una breve pausa e controllo le mail, richiamo chi mi ha cercato e rispondo ad eventuali messaggi, se non ci sono mail, telefonate, messaggi o altro riprendo la mia attività per un’altra mezz’oretta.

Nella mia giornata ho pianificato mezz’ora prima della pausa pranzo per risolvere le questioni veloci della mattina e un’ora a fine giornata per le questioni veloci del pomeriggio e la ripianificazione in base a ciò che è emerso.

Come gestire gli imprevisti nel lavoro: organizzare.

Ovviamente per passare dalla situazione attuale ad una che ritieni più efficiente devi prendere tutte le questioni che hai aperto e organizzarle.

La prima decisione da prendere è il posto dove tenere traccia di tutte le cose da fare, è fondamentale che sia un posto unico per tutto. Possono essere fogli stampanti, l’agenda, la casella di posta in entrata, un software gestionale, quello che vuoi basta che sia tutto assieme.

Se hai le informazioni sparse in mille posti non avrai mai un quadro chiaro di quello che devi fare, io ad esempio inserisco anche le mie attività extra-lavoro, famiglia, casa, impegni personali… lo yoga 🙂 .

E’ importante inserire in questo luogo anche tutte le idee che nascono durante la giornata e tutti i piccoli promemoria perché sapere che sono lì chiari ed ordinati senza il rischio di dimenticarcene ti lascia la testa più libera.

Se devi fare la spesa al supermercato e comprare tutto il necessario per il cenone di Capodanno con 20 invitati e 5 portate ti verrà più semplice scrivere la lista della spesa e andare a colpo sicuro anziché pensarci mentre sei in giro per gli scaffali. Arrivi davanti al banco della carne e prendi tutta la carne che ti serve, non ci torni 5 volte per ogni cosa che man mano ti viene in mente. Inoltre la lista ti da la sicurezza di non esserti dimenticato di nulla. Se quando stai cucinando ti manca un semplice ingrediente come il sale… aiuto!

Deciso l’unico luogo di archiviazione devi raccogliere tutte le informazioni ed inserirle, quindi già questa è un attività che devi pianificare. Puoi prenderti una giornata o pianificare mezz’oretta al giorno a seconda di quante cose devi inserire e all’urgenza che hai.

La prima classificazione da fare è quella di dividere le attività secondo la matrice di Eisenhower che probabilmente già conosci.

• Attività importanti ed urgenti: devi agire immediatamente e risolverle il prima possibile.
• Attività importanti ma non urgenti: puoi pianificare degli spazi nel futuro (facendo attenzione alla scadenza in modo che la cosa non diventi anche urgente).
• Attività urgenti ma non importanti: decidere se delegare, rimandare o abbandonare.
• Attività né importanti né urgenti: hai tutto il tempo di gestirlo con calma nei tempi morti o forse sono solo delle idee che non vuoi perdere e sai che sono lì.

La seconda classificazione è di tipo molto personale, io ad esempio raggruppo le cose per quattro differenti parametri. La tipologia di attività – telefonate, mail, progettazione, operatività, call – , il progetto o il cliente se è legata ad un progetto, la data di scadenza quando c’è.

Questi parametri sono molto personali e dipendono chiaramente dal tipo di attività che svolgi, se sei un commerciale che gestisce un portafoglio clienti forse potrebbe servirti averle organizzate per luogo in modo da poter ottimizzare i tuoi viaggi.

Se sono telefonate che prevedo possano essere lunghe magari il giorno prima mando una mail o un messaggio “Ciao, domani verso le 15:00 ti chiamo per quel progetto”.

Perché, così come a te da fastidio che quando sei impegnato a fare qualcosa ti arriva una telefonata che ti blocca mezz’ora, anche al tuo interlocutore può far piacere sapere prima che sarà ‘disturbato’.

Inoltre avere un quadro delle scadenze e pianificare per tempo mi permette di non farle mai diventare urgenti potendo programmare l’attività.

Una volta che tutto è catalogato e organizzato nel migliore dei modi devi organizzarti in modo che tutti gli input che ti arrivano dagli innumerevoli canali di comunicazione finiscano sempre tutti nel stesso luogo e organizzati con gli stessi criteri.

L’aspetto complicato di tutto il processo è quello di prendere l’abitudine di trasferire quotidianamente le informazioni, una volta superato questo scoglio diventa tutto più semplice.

Bisogna anche fare attenzione a non cadere nell’estremo opposto, se registrare una singola azione assolutamente inutile richiede più tempo che eseguirla forse è meglio eseguirla.

Esempio se la settimana prossima ho una call pianificata e la mia cliente manda una mail per richiedere la conferma della riunione non è necessario pianificare la risposta, semplicemente dico ok.
Se invece mi viene chiesto di preparare del materiale per la riunione organizzo l’attività secondo i criteri descritti sopra.

Come gestire gli imprevisti nel lavoro: ottimizzare e organizzare.

Il primo passo ti può portare, tramite il secondo, a migliorare la tua produttività ed efficienza lavorativa e anche a lavorare in con più relax.

Il terzo passo è uguale al primo, analizzando i dati che ogni giorno inserisci devi capire quali sono le attività ricorrenti che possiamo organizzare in modo da sfruttare al meglio il tempo, che è una risorsa molto limitata e quindi preziosa.

Potrebbero esserci attività periodiche che possiamo automatizzare, attività che con un flusso diverso di lavoro possono diventare più veloci.

Un’ultima cosa da considerare è quella di decidere qual è il canale principale in cui vuoi che ti arrivino le richieste e cercare di convogliare il maggior numero di richieste in quella direzione.

Io preferisco la mail, se qualcuno mi chiama chiedendomi di fare qualcosa, dopo aver valutato la cosa, gli chiedo di mandarmi i dettagli via mail. Se mi arriva un messaggio su Facebook con la richiesta di fare una modifica ad un sito chiedo che mi venga mandata la mail. A volte io stessa mi mando delle mail a seguito di alcune call.

Se riesci a pianificarti e gestire in questo modo le attività ti accorgerai che quello che succede nella realtà non è molto differente dal pianificato, rendere una giornata lavorativa identica a quella pianificata è un po’ utopistico ma ci si può avvicinare, gli orari magari non sono così precisi e puntuali come descritti ma tendono ad avvicinarsi.

Come gestire gli imprevisti imprevedibili.

All’interno del tuo piano sai che non puoi gestire i veri imprevisti, come tuo figlio che sta male ed è a casa, quindi si parte con dottore, farmacia, pasti e tutto il resto.

Non puoi prevederlo né monitorarlo, accade e devi solo essere brava a comunicarlo e avvisare le tue clienti della possibile sospensione del lavoro per un’ora, due ore, mezza giornata o anche qualche giorno.

Qui subentra la qualità del rapporto con il cliente. Le clienti contente difficilmente si potranno lamentare se dovessi comunicare di essere impossibilitata a lavorare per problemi personali.

Siamo comunque essere umani e come si rompono le macchine e devono stare ferme per le riparazioni, così anche a noi può capitare di doverci fermare per motivi personali, l’importante come già scritto è avvisare, comunicarlo e accogliere le reazioni qualsiasi esse siano, se hai necessità di fermarti, ti fermerai comunque.

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.