“Quanto costi?” è la domanda che mette in crisi la maggior parte delle Assistenti Virtuali e, in generale, molti freelance.

Ma, invece, di cercare affannosamente la risposta alla domanda su quanto vogliamo farci pagare, dovremmo riflettere piuttosto su come vogliamo lavorare.

Perché non tutti i clienti sono uguali. E non tutti i servizi possono essere tariffati allo stesso modo.

Il mito della tariffa unica

Quando inizi come Assistente Virtuale, una delle prime cose che ti dicono è: “Devi avere una tariffa“.

E tu pensi: ok, scelgo un numero e quello sarà.

Il problema è che la realtà è più complessa di così.

Ci sono clienti che vogliono sapere esattamente quanto spenderanno ogni mese, senza sorprese. Altri che preferiscono pagare solo per quello che effettivamente utilizzeranno. E poi ci sono diversi tipi di attività: alcune prevedibili e continuative, altre variabili e legate a progetti specifici.

Pensare di gestire tutto questo con un’unica modalità di tariffazione è come cercare di tagliare tutto con lo stesso coltello: funziona, ma non sempre è la scelta migliore.

Le due grandi famiglie: ore e forfait

Semplificando molto, esistono due approcci principali alla tariffazione:

1. La tariffazione basata sul tempo

Che sia a consuntivo (ti fatturo le ore che ho lavorato per te questo mese) o con pacchetti di ore prepagati (compri 10 ore da utilizzare fino a esaurimento), il concetto di base è lo stesso: vendi tempo.

Il cliente sa quanto costa la tua ora. Tu registri il tempo che dedichi alle sue attività. A fine mese, o quando finisce il pacchetto, si fanno i conti.

2. Il forfait sui servizi

In questo caso, invece, non vendi ore ma risultati. Definisci un pacchetto di servizi – ad esempio gestione agenda + gestione email + supporto organizzativo – e stabilisci un prezzo fisso mensile.

Il cliente non sa (e non deve sapere!) quante ore ci metti. Sa solo che ottiene quei servizi a quel prezzo.

Perché la flessibilità conta

Ecco la cosa da tenere sempre a mente: clienti diversi preferiscono modelli diversi.

Alcuni si sentono più tranquilli con un budget definito per l’intero anno. Sanno che spenderanno X al mese per i tuoi servizi e possono pianificare di conseguenza.

Altri preferiscono la tariffazione a consumo: se un mese hanno meno bisogno di te, pagano meno. Se ne hanno di più, pagano di più.

Non è questione di chi ha ragione, è questione di come ragionano e di cosa li fa sentire a proprio agio.

E poi ci sono le attività stesse che possono richiedere approcci diversi.

Alcune mansioni – penso a tutto il supporto amministrativo continuativo – sono prevedibili. Sai più o meno quanto tempo ti richiedono ogni mese. Qui un forfait può avere senso.

Altre invece sono variabili, legate a progetti specifici o a esigenze che cambiano. In questi casi, una tariffazione oraria potrebbe essere più adatta.

Ma quindi devi offrire tutte le opzioni?

No. Essere flessibili significa avere a disposizione più strumenti e scegliere quello giusto in base al cliente e al tipo di lavoro.

Significa poter dire: “Per questo tipo di collaborazione, il modello che funziona meglio è questo” e spiegare perché.

Significa anche poter andare incontro a un cliente quando ha una preferenza specifica, se quella preferenza ha senso per il lavoro che farete insieme.

Ma sempre tu decidi. È la tua attività, sono le tue condizioni.

Cosa serve per costruire le proprie tariffe

Costruire un sistema tariffario flessibile ma solido non è semplice.

Serve:

• Sapere come calcolare una tariffa base che copra i tuoi costi e ti lasci margine (altrimenti parti già in perdita)
• Capire quando ha senso proporre un forfait e quando no
• Imparare a “impacchettare” i servizi in modo che siano chiari per il cliente
• Saper costruire preventivi che comunichino valore, non solo prezzo
• Avere strategie per gestire le obiezioni senza svalutarti

E soprattutto: serve metodo.

Perché se vai a sensazione, rischi di trovarti in situazioni difficili. Tipo accettare un forfait che poi scopri essere in perdita. O proporre pacchetti di ore che il cliente non riesce a utilizzare, generando frustrazione.

La buona notizia è che tutto questo si può imparare, basta capire i meccanismi di base, fare i conti giusti e costruire strumenti che poi puoi riutilizzare ogni volta.

È il tipo di lavoro che faccio durante i miei corsi di formazione e i mentoring, perché sono fermamente convinta che sia uno dei nodi cruciali per lavorare come Assistente Virtuale con serenità e risultati soddisfacenti.

La flessibilità è strategia

La flessibilità nella tariffazione non è un segnale di incertezza. È uno strumento professionale che ti permette di adattarti a clienti e progetti diversi, senza perdere controllo sui tuoi numeri.

Ma per essere davvero flessibili serve prima essere solidi: sapere quali sono i tuoi costi, qual è la tua tariffa minima, come costruire un forfait che abbia senso.

Solo così potremo rispondere in un colpo solo e tranquillamente sia alla domanda su quanto costiamo sia a quella su come lavoriamo.

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Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.