Capita talvolta di iniziare a lavorare per un cliente definendo delle mansioni e poi, nel corso del tempo, aggiungerne o cambiarne alcune. In questi casi la cosa migliore da fare è darsi del tempo per verificare tutti gli elementi e le procedure riguardanti la nuova mansione e poi procedere con eventuali aggiustamenti, se necessari.

Tenere traccia di tutti gli step del procedimento – dall’impostazione iniziale alle varie modifiche fatte in itinere – permette di ragionare più facilmente sul quadro d’insieme nel momento in cui si vuole analizzare la situazione. Io stessa chiedo periodicamente alle mie collaboratrici di fornirmi un report relativo alle varie mansioni di cui si occupano, perché sono convinta che la conoscenza e l’analisi delle procedure siano il miglior punto di partenza per una riflessione accurata del lavoro che si svolge quotidianamente.

In qualità di Assistente Virtuale mi capita soprattutto con i clienti continuativi di gestire nuovi task che mi vengono affidati. Solitamente accade quando, con il passare del tempo, la collaborazione è cresciuta, così come la fiducia nei miei confronti. Sono, però, fermamente convinta che in questa professione offrire un buon servizio non significhi accettare qualsiasi compito ci venga affidato per accontentare il cliente sempre e comunque, bensì capire se possiamo svolgerlo in modo che il cliente ne abbia un effettivo vantaggio.

Mi è capitato, ad esempio, di rendermi conto che per un nuovo task affidatomi il tempo di svolgimento era superiore a quello che avrebbe impiegato il cliente stesso se lo avesse svolto da solo. Cosa ho fatto in questo caso? Ho accettato di svolgere la nuova mansione per qualche mese, ho preso confidenza con le varie operazioni da eseguire fino al punto da velocizzarmi il più possibile. Trascorso questo periodo “di prova” ho analizzato insieme al cliente la situazione e abbiamo stabilito che non sarebbe stato possibile per me occuparmene impiegando meno tempo, perché non avrei mai potuto avere la visione di insieme e l’esperienza che lui ha rispetto a questo specifico compito. A questo punto le strade possibili per il cliente sono due: una volta valutato il tempo effettivo che mi serve per svolgere il compito, capire se gli conviene comunque affidarlo a me, perché il tempo che risparmia riesce comunque a investirlo in altro modo oppure continuare a occuparsi lui stesso di questo task. Questo è un esempio perfetto di quello che io definisco “aggiustamento” e che andrebbe effettuato periodicamente durante ogni collaborazione continuativa con i propri clienti.

Quando si sceglie di lavorare con un’Assistente Virtuale, quello che si pattuisce all’inizio non è inciso sulla pietra, è piuttosto un punto di partenza per instaurare un rapporto proficuo in termini di tempo e qualità del lavoro. Se il servizio funziona bene, sarà il cliente stesso ad affidare nuovi compiti perché si sente a proprio agio nel farlo o perché ne ha capito la convenienza. Con il tempo e l’esperienza l’Assistente Virtuale diventa parte del team e fornisce un valore aggiunto aldilà della semplice esecuzione del task.

Se mi rendo conto che è necessario revisionare una procedura, sono io stessa a proporre la mia idea al cliente, perché ho a cuore il successo della sua attività. Rivedere quelle procedure che richiedono un miglioramento, o anche un ripensamento totale, è un modo per rinforzare quel rapporto di fiducia, perché il cliente avrà così la tranquillità di sapere che dall’altra parte c’è una persona che ha a cura, prima di tutto, la resa del servizio in termini di qualità.  E questo per me significa essere una valida Assistente Virtuale!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.