Domande Frequenti - Antonella Cafaro - Assistente Virtuale
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Domande Frequenti

Chi è e cosa fa un’assistente virtuale?

È una professionista che offre supporto e consulenza lavorando in remoto. Con le sue competenze e la sua esperienza, collabora con i clienti aiutandoli a gestire il “dietro le quinte” della loro attività, occupandosi delle incombenze che sottraggono tempo prezioso alla loro attività principale e alla loro vita.

A chi serve un'assistente virtuale?

A professionisti e imprenditori (coach, crafters, operatori del benessere, studi professionali, freelance) che devono gestire le varie parti che compongono la loro presenza online o che vorrebbero delegare mansioni di tipo amministrativo (back-office, gestione email, preparazione documenti, presentazioni, ricerche). In pratica imprenditori di ogni settore, troppo impegnati per gestire tutti gli aspetti della loro attività.

Perché dovrei aver bisogno di un'assistente virtuale?

Perché un’assistente virtuale alleggerisce il tuo carico di lavoro e ti semplifica le giornate. Immagina di poterti concentrare solo sulle parti centrali della tua attività, vale a dire su ciò che ami fare, quello per cui occorre il tuo talento e la tua esperienza. Poter contare sul supporto di un’assistente ti permette di sgravarti di tutte quelle mansioni indispensabili per la tua attività ma che ti portano via tempo, o che non ami fare.

Serve solo a chi ha già un sito o i social?

Non solo. Alcuni miei clienti pur non avendo una presenza online da gestire, utilizzano i miei servizi per creare documenti, presentazioni, tabelle, fare traduzioni, inviare comunicazioni ai loro clienti, emettere ed inviare fatture, fare ricerche online etc..

Quali servizi offre un'assistente virtuale?

Ognuna ha il suo ambito di specializzazione. Io in particolare, oltre a mansioni amministrative e creazione di documenti, posso aiutare ad impostare e/o gestire la presenza online. Creare e gestire i profili social, la newsletter, il blog. Posso fare ricerche per il tuo lavoro oppure per aiutarti a trovare i professionisti giusti per creare o rinnovare il tuo sito ad esempio.

Costa tanto?

Ho preparato vari pacchetti per rispondere alle varie esigenze. Ogni pacchetto può essere personalizzato sulla base delle singole necessità.

Come viene calcolato il tuo lavoro o retribuzione: in base alle ore di lavoro giornaliere, ai compiti che assolvi?

Creo pacchetti personalizzati sulla base delle attività che andrò a svolgere per te. Per esempio: preparare ed inviare due newsletter e pubblicare quattro articoli al mese sul blog. Ti preparerò un prezzo finito e tu saprai esattamente quanto spenderai mese per mese, per inviare le due newsletter e pubblicare i quattro articoli. Nessuna sorpresa.

Rispondi anche alle telefonate?

Il servizio di “segreteria telefonica” non rientra tra ciò che offro ma posso metterti in contatto con assistenti virtuali che se ne occupano.

Hai degli orari fissi di reperibilità?

Per la natura del mio lavoro, seguo diversi clienti. Non ho orari d’ufficio precisi ma generalmente sono reperibile dalle 9:00 alle 17:00 dal lunedì al venerdì. Per via dei vari progetti in corso non posso essere costantemente disponibile durante queste ore. Lavoro per scadenze: impostiamo i termini di consegna adatti alle tue necessità e il lavoro verrà svolto di conseguenza.

Come avvengono le nostre comunicazioni?

Solitamente comunico via mail oppure utilizzando project management tools (ad esempio Asana). I meeting di lavoro verranno gestiti via Skype oppure Zoom. Ovviamente comunicazioni brevi e urgenti avvengono anche via telefono, WhatsApp o Messenger (vige il buon senso e rispetto del tempo di entrambe).

Devi essere per forza nella mia città?

No. Lavoro online, a distanza. Ho clienti in varie parti d’Italia e anche all’estero.

Se devi fare commissioni nel "mondo reale" ci sono dei costi di trasferta o altro?

Normalmente il mio lavoro si svolge online ma quando occasionalmente capita, sì, i costi di trasferta così come ogni spesa anticipata, vengono fatturati a parte.

Come si struttura il rapporto di lavoro, devo assumerti con un contratto?

Assolutamente no. Si tratta di un rapporto di collaborazione regolato da un contratto, ma non è un rapporto di lavoro subordinato.  Sono io che emetto ai miei clienti una fattura deducibile fiscalmente.  Non dovrai preoccuparti del pagamento di contributi, TFR, ferie e periodi di malattia, assicurazioni, postazioni e licenze software aggiuntive. A tutto questo penso io, in quanto libera professionista. Lavoro dal mio ufficio con le mie dotazioni e le mie licenze.

Quanto durano i contratti con te?

Possono avere la durata di un singolo progetto, oppure essere impostati su base mensile, trimestrale o semestrale ad esempio. È una soluzione ottimale perché potrai avvalerti della mia collaborazione in base alle tue esigenze e ai tuoi picchi di lavoro. Acquisti il pacchetto, lavoriamo insieme e alla scadenza potrai decidere liberamente se acquistare un altro pacchetto oppure se preferisci terminare la collaborazione.

Come mi garantisci la tutela delle informazioni relative al mio lavoro (dati clienti, mio lavoro dietro le quinte, ecc)?

Come libera professionista adotto tutte le misure di sicurezza organizzative, fisiche e logiche per il trattamento dei dati personali e delle informazioni relative al tuo lavoro.  La riservatezza è parte intrinseca dell’attività di ogni professionista che gestisce informazioni di molti clienti. All’inizio della collaborazione ti fornirò l’informativa privacy e ti chiederò autorizzazione al trattamento dei dati. Come professionista ti posso garantire che è nel mio interesse mantenere i massimi standard di etica ed onestà in ogni relazione con clienti, colleghi e pubblico.  Ogni informazione viene trattata con la massima riservatezza. Ciò di cui discutiamo è sempre, completamente confidenziale.

Quali sono i vantaggi?

Professionalità –  questa è la mia attività, l’ho immaginata, progettata, creata e continuo a prendermene cura per migliorarla e vederla crescere. È mio interesse primario dare il massimo ai miei clienti per vederli crescere e crescere a mia volta.

Flessibilità –  lavorare con me significa poter contare su una collaborazione professionale che si adegua alle tue esigenze e ai ritmi di lavoro della tua attività, senza vincolo di lavoro subordinato e di rapporto continuativo.

Affidabilità e precisione – ho lavorato per più di 20 anni in vari settori a contatto con clienti, fornitori, colleghi e so bene quanto sia importante lavorare con persone totalmente affidabili. So bene quanto un errore o una scadenza non rispettata possano causare disagi.  Attenzione al dettaglio e precisione: ci tengo tanto, proprio tanto! Non mi sognerei mai di dire di essere perfetta, non lo sono. Ma mi conosco e so bene quanto impegno e dedizione applico quotidianamente sul lavoro e nella vita.

Rispetto – rispetto le persone, le loro idee, il loro lavoro e il loro tempo. Per questo dedico all’attività dei miei clienti lo stesso impegno e la stessa attenzione che dedico alla mia.

Collaborazione –   si fa brainstorming insieme, si cercano nuovi modi per migliorare le strategie e le procedure.  È un arricchimento continuo e reciproco.

Cordialità – è qualcosa che non si quantifica ma incide positivamente in ogni aspetto della vita, lavoro compreso.  La cordialità fa parte di me e del mio lavoro :- )

Conosciamoci meglio, scrivimi di te e della tua attività. Vediamo come potrei esserti d’aiuto.