Come organizzare la giornata lavorativa - Antonella Cafaro
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organize working day

Come organizzare la giornata lavorativa

L’organizzazione della giornata lavorativa è importante tanto quanto l’attività lavorativa in sè.

 

Lo ammetto, io che ho costruito la mia attività online (e passo al computer la maggior parte della mia giornata) ho bisogno anche di un planner cartaceo.

Sì, assolutamente, devo scrivere con la biro, nero su bianco i miei impegni. Facendo così ho l’impressione di fissarli meglio nella mia memoria, probabilmente è solo l’impressione.. perché ho bisogno comunque di avere l’agenda con me , in ogni caso, mi piace scriverli, li sento più miei, più sotto controllo.

Che sia online oppure su un’agenda cartacea, scrivere tutto quello che dobbiamo fare aiuta tantissimo a snellire il lavoro che deve fare la nostra mente per ricordarsi tutto.

Già la mente lavora tanto di suo (hai presente quel fastidioso chiacchiericcio continuo?), alleggeriamole il compito mettendo per iscritto le nostre incombenze, così non dovrà più pensarci lei..

Ecco gli strumenti che uso io per organizzare la mia giornata lavorativa:

 

  1. Agenda cartacea, giornaliera e settimanale. La mia è di Legami e dà sia la visione d’insieme settimanale che i singoli giorni. E’ bella grande (devo avere il posto di scrivere agevolmente tutto) e si coordina perfettamente con la mia mega borsona da lavoro (quasi una valigia..).
  2. Planner settimanale dove a fine settimana annoto tutto quello che è previsto la settimana successiva, dettagliando giorni ed ore. Gli evidenziatori colorati mi aiutano a fissare le priorità della giornata. Fino a poco tempo fa, questo planner era anche il mio sottomano da scrivania, quindi l’avevo sempre di fronte. Mi sono però resa conto che questo mi distraeva moltissimo. Credevo che aver sempre ben presente tutto quello che avrei dovuto fare durante quel giorno o quella settimana mi avrebbe facilitato l’organizzazione ma ho capito che mi procurava l’effetto opposto: mi causava “stress” distogliendo la mia attenzione da quello che stavo facendo conducendomi a pensare già a quello che avrei dovuto fare dopo. Il multitasking è una gran bella cosa se utilizzato con criterio, ma per quel che mi riguarda i risultati migliori si ottengono mantenendo il focus su una cosa alla volta. Quindi il planner è sempre nel mio ufficio ma un po’ più in là.. Se ho bisogno di controllarlo è comunque vicino ma non l’ho visivamente sempre di fronte. Personalmente mi trovo molto meglio.
  3. Google calendar oppure Outlook calendar. Alcuni impegni, sia familiari che di lavoro, soprattutto quelli che sono previsti molto avanti nel tempo oltre che sull’agenda cartacea li aggiungo anche su calendari online e imposto notifiche che mi avvisano a scadenze stabilite. Il bollo auto che scade tra 12 mesi o la scadenza dell’assicurazione.. non c’è pericolo che me ne ricordi altrimenti..
  4. Planner specifico per ogni cliente. Eh sì, ogni cliente ha il suo folder e qui conservo il suo planner specifico, solitamente mensile. Ci scrivo i giorni di pubblicazione degli articoli sul blog, le uscite della newsletter e altre date da ricordare. Asana, tanto per citarne uno, permette di fare la stessa cosa online. Quando il tempo me lo permette lo imposto in entrambe le versioni: online e cartaceo. Questo perché a volte ho bisogno di focus a pc spento e ho lo stesso tutto quello che mi serve. A inizio giornata riguardo il planner e faccio eventuali aggiustamenti (dovuti a richieste più urgenti, impegni familiari imprevisti, ecc). A fine giornata verifico quel che è stato fatto. Questa la trovo un’abitudine molto utile. Spesso mi occupo di così tante cose che perdo un pochino il senso del tempo e mi sembra comunque di non aver concluso niente. Facendo il punto a fine giornata, mi rendo conto di tutto quello che ho fatto ed è una grande soddisfazione cancellare le varie voci! La stessa cosa, a inizio e fine settimana. Sia l’agenda che il planner a volte diventano dei veri e propri reticolati di appunti.. gli imprevisti e gli appuntamenti da spostare e riorganizzare ci sono sempre, però in questo modo la situazione rimane comunque sotto controllo.

Nei limiti del possibile (purtroppo non sempre.. sigh) cerco sempre di considerare del tempo “cuscinetto” tra un impegno e l’altro. Perché inevitabilmente ci sono imprevisti da sistemare nel corso della giornata o della settimana.

Ora che ho iniziato il bellissimo percorso con il BBClub di Gioia Gottini sto approfondendo tra le altre cose l’importanza della pianificazione su vari livelli. E posso assicurare che vale davvero la pena investire tempo inizialmente per procedere più speditamente e con maggior sicurezza in seguito, altrimenti si è sempre in balìa degli eventi..  E poi, vuoi mettere la soddisfazione del cancellare le voci “già fatte”?

Tu come riesci a gestire i vari impegni? Come ti organizzi? Preferisci gli strumenti online o cartacei?

Antonella Cafaro
antonellacafaro.studio@gmail.com

Mi occupo di assistenza virtuale e aiuto professioniste e imprenditrici a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto. Virtual Assistant. I help online entrepreneurs save time, implement their plans, lighten their workload and be more productive.

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